Excel 2016 में मैक्रोज़ कैसे बनाएं

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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एक्सेल एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग विभिन्न गणना, डेटा विश्लेषण और दृश्यता कार्यों के लिए किया जाता है। इसके कम स्पष्ट लेकिन बेहद शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है मैक्रोज़ का उपयोग करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करना। एक्सेल में मैक्रोज़ आपको आपके द्वारा किए गए कार्यों को रिकॉर्ड करने और फिर उन्हें वापस चलाने की अनुमति देते हैं, समय और प्रयास की बचत करते हैं, उत्पादकता बढ़ाते हैं, खासकर जब दोहराए जाने वाले कार्यों से निपटते हैं। एक्सेल 2016 में मैक्रोज़ बनाना एक सरल प्रक्रिया है, और यह गाइड हर चरण को विस्तार से समझाएगा, जिससे शुरुआती लोगों के लिए शुरुआत करना आसान हो जाएगा।

शुरू करने से पहले, यह समझना उपयोगी होता है कि मैक्रोज़ क्या हैं। एक्सेल में एक मैक्रो ऐसी निर्देशों की एक श्रृंखला है जो किसी स्प्रेडशीट को संगठित करने या सूत्र लागू करने के कार्यों को स्वचालित करता है। इन्हें एक प्रोग्रामिंग भाषा जिसे VBA (विज़ुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन्स) कहते हैं, में लिखा जाता है। आपको मूल मैक्रोज़ बनाने के लिए प्रोग्रामर होने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि एक्सेल आपके कार्यों को रिकॉर्ड कर सकता है, लेकिन कुछ मूल VBA सीखना अधिक जटिल कार्यों के लिए सहायक हो सकता है।

डेवलपर टैब को सक्षम करना

मैक्रोज़ बनाने के लिए, पहला चरण एक्सेल 2016 में डेवलपर टैब को सक्षम करना है। डेवलपर टैब में मैक्रोज़ को नियंत्रित करने के लिए सभी विकल्प होते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह टैब एक्सेल में दिखाई नहीं देता। इसे सक्षम करने के लिए:

1. एक्सेल 2016 खोलें।
2. ऊपरी-बाएँ कोने में फाइल टैब पर क्लिक करें।
3. मेनू से विकल्प का चयन करें।
4. एक्सेल विकल्प संवाद बॉक्स में, बाएँ साइडबार से रिबन को अनुकूलित करें पर क्लिक करें।
5. दाएँ पैन में, उपलब्ध टैब की सूची दिखाई देगी। डेवलपर के बॉक्स को चेक करें।
6. इन सेटिंग्स को लागू करने के लिए ओके पर क्लिक करें। डेवलपर टैब अब रिबन पर दिखाई देगा।

मैक्रो रिकॉर्डिंग

एक्सेल 2016 में मैक्रो बनाने का सबसे सरल तरीका मैक्रो रिकॉर्ड करना है। यह विधि आपके कार्यों के आधार पर स्वतः VBA कोड उत्पन्न करने की अनुमति देती है। यहां बताया गया है कि आप मैक्रो कैसे रिकॉर्ड कर सकते हैं:

1. रिबन पर डेवलपर टैब पर क्लिक करें।
2. कोड समूह में, रिकॉर्ड मैक्रो पर क्लिक करें। एक रिकॉर्ड मैक्रो संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
3. मैक्रो नाम बॉक्स में, अपने मैक्रो के लिए एक नाम टाइप करें। नाम एक अक्षर से शुरू होना चाहिए और इसमें स्पेस नहीं होना चाहिए।
4. वैकल्पिक रूप से, आप जल्दी से मैक्रो चलाने के लिए एक शॉर्टकट कुंजी दर्ज कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, Ctrl+एक अक्षर (जैसे, Ctrl+M) दबाएं।
5. मैक्रो को स्टोर करने के लिए सूची का उपयोग करके निर्दिष्ट करें कि मैक्रो कहाँ स्टोर होगा। आप इसे केवल वर्तमान वर्कबुक में उपलब्ध करवाने के लिए यह वर्कबुक, एक नई वर्कबुक, या एक व्यक्तिगत मैक्रो वर्कबुक का चयन कर सकते हैं।
6. यदि आप चाहें, तो अपने मैक्रो के कार्य का संक्षिप्त वर्णन वर्णन बॉक्स में शामिल करें।
7. रिकॉर्डिंग शुरू करने के लिए ठीक पर क्लिक करें।

आप जिन कार्यों को स्वचालित करना चाहते हैं, उन्हें करें। एक्सेल आपके द्वारा माउस और कीबोर्ड के साथ की जाने वाली हर गतिविधि को रिकॉर्ड करेगा। जब आप कार्य पूर्ण कर लें, रिकॉर्डिंग को रोकने के लिए डेवलपर टैब पर जाकर रिकॉर्डिंग रोकें पर क्लिक करें।

मैक्रो चलाना

एक बार जब आप एक मैक्रो रिकॉर्ड कर लेते हैं, तो आप इसे कभी भी चलाकर आपके रिकॉर्ड किए गए कार्यों को कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप एक्सेल 2016 में एक मैक्रो कैसे चलाते हैं:

1. रिबन पर डेवलपर टैब पर क्लिक करें।
2. कोड समूह में, मैक्रोज़ पर क्लिक करें। इससे मैक्रो संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
3. सूची से वह मैक्रो चुनें जिसे आप चलाना चाहते हैं। एक्सेल सभी उपलब्ध मैक्रोज़ को वर्तमान वर्कबुक में सूचीबद्ध करता है।
4. मैक्रो निष्पादित करने के लिए चलाएं पर क्लिक करें।

यदि आपने मैक्रो को एक शॉर्टकट कुंजी निर्धारित की है, तो आप उस कुंजी संयोजन को दबाकर इसे भी चला सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने Ctrl+M को शॉर्टकट कुंजी के रूप में स्थापित किया है, तो मैक्रो निष्पादित करने के लिए Ctrl+Shift+M दबाएं।

मैक्रो संपादित करना

कभी-कभी आपको मैक्रो को संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वह जो कार्य करता है उसे समायोजित किया जा सके। आप एप्लिकेशन्स के लिए विज़ुअल बेसिक (VBA) संपादक में एक मैक्रो संपादित कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे कर सकते हैं:

1. रिबन पर डेवलपर टैब पर क्लिक करें।
2. कोड समूह में, मैक्रो पर क्लिक करें।
3. सूची से उस मैक्रो का चयन करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
4. संपादित करें पर क्लिक करें। इससे VBA संपादक खुल जाएगा।

अब आप VBA संपादक में मैक्रो के कोड को संपादित कर सकते हैं। यदि आप VBA से परिचित नहीं हैं, तो इसे सावधानी से आगे बढ़ाएँ और परिवर्तन करने से पहले अपने कार्यपुस्तिका की एक बैकअप प्रति सहेजें।

मैक्रो हटाना

यदि आपको अब किसी मैक्रो की आवश्यकता नहीं है, तो आप इन चरणों का उपयोग करके इसे हटा सकते हैं:

1. रिबन पर डेवलपर टैब पर जाएं।
2. कोड समूह में, मैक्रो पर क्लिक करें।
3. सूची से उस मैक्रो का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
4. हटाएं पर क्लिक करें, और फिर जब पूछा जाए तो अपनी पसंद की पुष्टि करें।

हटाने के बाद, मैक्रो अब उपलब्ध नहीं होगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप वास्तव में इसे हटाना चाहते हैं, या इसकी बैकअप कॉपी प्राप्त कर लें।

मैक्रोज़ के साथ कार्यपुस्तिकाओं को सहेजना

मैक्रोज़ युक्त एक्सेल कार्यपुस्तिकाएँ उन्हें सहेजते समय विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है, क्योंकि सभी एक्सेल फ़ाइल स्वरूप मैक्रोज़ का समर्थन नहीं करते। यहां बताया गया है कि जिस कार्यपुस्तिका में मैक्रोज़ होते हैं उसे कैसे सहेजें:

1. फाइल टैब पर क्लिक करें
2. जैसे सहेजें का चयन करें।
3. फाइल को कहां सहेजना है, का चयन करें।
4. के रूप में सहेजें प्रकार सूची में, एक्सेल मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका (*.xlsm) चुनें। यह स्वरूप मैक्रोज़ का समर्थन करता है।
5. अपनी कार्यपुस्तिका के लिए एक नाम दर्ज करें और सहेजें पर क्लिक करें।

मैक्रो सुरक्षा

मैक्रोज़ हानिकारक कोड हो सकते हैं; इसलिए, एक्सेल में मुफ्त सुरक्षा विशेषताएं हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल मैक्रोज़ को एक अधिसूचना के साथ अक्षम करने के लिए सेट है जो यदि आवश्यक हो तो आपको मैन्युअल रूप से उन्हें सक्षम करने का सुझाव देती है। मैक्रो सुरक्षा सेटिंग्स को समायोजित करने के लिए:

1. फाइल टैब पर क्लिक करें, और फिर विकल्प पर क्लिक करें।
2. एक्सेल विकल्प संवाद में, बाएँ पैनल से ट्रस्ट सेंटर का चयन करें, फिर ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स पर क्लिक करें।
3. मैक्रो सेटिंग्स पर क्लिक करें।
4. आप जिस सुरक्षा स्तर को चाहते हैं उसे चुनें। रोजमर्रा के उपयोग के लिए आमतौर पर डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है।
5. इन सेटिंग्स को लागू करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

मैक्रो बनाने और संपादित करने के लिए VBA का उपयोग करना

मैक्रोज़ रिकॉर्ड करना सरल कार्यों के लिए शानदार है, लेकिन आप अधिक जटिल संचालन करना चाह सकते हैं जो केवल रिकॉर्डिंग के माध्यम से संभव नहीं हैं। यहां कुछ मूल VBA सीखने के लिए यह शक्ति में है। VBA संपादक आपको नई मैक्रोज़ संपादित करने और बनाने के लिए पूरा वातावरण देता है।

मूल उदाहरण: चलिए एक सरल VBA मैक्रो बनाते हैं जो चलने पर एक संदेश बॉक्स प्रदर्शित करता है:

sub showMessage()
    MsgBox "नमस्ते, आपके पहले VBA मैक्रो में आपका स्वागत है!"
end Sub

इस उदाहरण में, Sub मैक्रो परिभाषा शुरू करती है, और End Sub इसे समाप्त करती है। MsgBox कार्य एक संदेश बॉक्स में उद्धृत किए गए पाठ को प्रदर्शित करता है।

इस मैक्रो को बनाने के लिए:

1. Alt + F11 दबाकर VBA संपादक खोलें।
2. संपादक में, एक नया मॉड्यूल जोड़ने के लिए, पहले इन्सर्ट, फिर मॉड्यूल पर क्लिक करें।
3. कोड विंडो में ऊपर दिए गए कोड को टाइप करें।
4. मैक्रो चलाने और संदेश बॉक्स देखने के लिए F5 दबाएं।

मैक्रोज़ का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

मैक्रोज़ बेहद उपयोगी होते हैं, लेकिन उन्हें प्रभावी और सुरक्षित ढंग से उपयोग करने के लिए, इन सर्वोत्तम अभ्यासों का पालन करें:

• अपने कार्यपुस्तिकाओं का बैकअप लें: मैक्रो चलाने या संपादित करने से पहले हमेशा फाइलों का बैकअप लें।
• सुरक्षित वातावरण में मैक्रो का परीक्षण करें: सुनिश्चित करें कि सब कुछ जैसा कि अपेक्षित है काम कर रहा है यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी कार्यपुस्तिका की एक प्रति में मैक्रोज़ चलाएं।
• अपने मैक्रोज़ का दस्तावेज तैयार करें: आपके मैक्रोज़ में टिप्पणियाँ उन्हें आपके या अन्य लोगों के लिए सरल बनाती हैं कि वे पुन: रिटर्न करने पर क्या करते हैं।
• मैक्रोज़ को जितना संभव हो उतना सरल बनाएँ: सरलता के लिए लक्ष्य करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके मैक्रोज़ को बनाए रखना आसान हो और डिबग करना आसान हो।
• अज्ञात स्रोतों से मैक्रो के साथ सावधानी बरतें: दुर्भावनापूर्ण कोड से बचने के लिए केवल विश्वसनीय स्रोतों से ही मैक्रो सक्षम करें।

एक्सेल 2016 में मैक्रोज़ की शक्ति को समझना और उसे समर्पित करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने और समय बचाने की अनंत संभावनाएं खोल सकते हैं। रिकॉर्डिंग प्रक्रिया और मूल VBA प्रोग्रामिंग के ज्ञान के साथ, आप इन क्षमताओं का पूरा लाभ लेने के लिए अच्छी तरह से सुसज्जित हैं। हमेशा सुरक्षा विचारों को ध्यान में रखें और अपनी मेहनत का नियमित रूप से बैकअप लें।

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