Cómo crear macros en Excel 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Excel es una herramienta poderosa utilizada para diversos cálculos, análisis de datos y tareas de visualización. Una de sus características menos obvias, pero increíblemente poderosas, es la capacidad de automatizar tareas repetitivas utilizando macros. Las macros en Excel te permiten registrar las acciones que realizas y luego reproducirlas, ahorrándote tiempo y esfuerzo, aumentando la productividad, especialmente cuando se trata de tareas repetitivas. En Excel 2016, crear macros es un proceso sencillo, y esta guía explicará cada paso en detalle, haciendo que sea fácil para los principiantes comenzar.

Antes de comenzar, es útil entender qué son las macros. Una macro en Excel es una secuencia de instrucciones que automatiza tareas como el formato de una hoja de cálculo o la aplicación de una fórmula. Están escritas en un lenguaje de programación llamado VBA (Visual Basic para Aplicaciones). No necesitas ser un programador para crear macros básicas porque Excel puede grabar tus acciones, pero aprender algo de VBA básico puede ser útil para tareas más complejas.

Habilitar la pestaña de desarrollador

Para crear macros, el primer paso es habilitar la pestaña de Desarrollador en Excel 2016. La pestaña de Desarrollador contiene todas las opciones que necesitas para controlar las macros. De forma predeterminada, esta pestaña no es visible en Excel. Para habilitarla:

1. Abre Excel 2016.
2. Haz clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda.
3. Selecciona opciones del menú.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haz clic en Personalizar cinta de opciones desde la barra lateral izquierda.
5. En el panel derecho, verás una lista de pestañas disponibles. Marca la casilla junto a Desarrollador.
6. Haz clic en OK para aplicar estos ajustes. La pestaña de Desarrollador debería aparecer ahora en la cinta de opciones.

Grabación de macros

Grabar una macro es la forma más sencilla de crear una macro en Excel 2016. Este método permite que Excel genere automáticamente código VBA basado en tus acciones. Así es como puedes grabar una macro:

1. Haz clic en la pestaña Desarrollador en la cinta de opciones.
2. En el grupo Código, haz clic en Grabar macro. Aparecerá un cuadro de diálogo Grabar macro.
3. En el cuadro Nombre de macro, escribe un nombre para tu macro. El nombre debe comenzar con una letra y no debe contener espacios.
4. Alternativamente, puedes ingresar una tecla de acceso rápido para ejecutar rápidamente la macro. Por ejemplo, presiona Ctrl+una letra (p. ej., Ctrl+M).
5. Usa la lista Guardar macro en para especificar dónde guardar la macro. Puedes elegir Este libro de trabajo para que esté disponible solo en el libro de trabajo actual, un nuevo libro de trabajo, o un libro de macros personal para acceso global.
6. Si deseas, incluye una breve descripción de la función de tu macro en el cuadro Descripción.
7. Haz clic en OK para comenzar a grabar.

Realiza las acciones que deseas automatizar. Excel grabará cada acción que realices con el mouse y el teclado. Una vez que hayas completado las acciones, detén la grabación volviendo a la pestaña de Desarrollador y haciendo clic en Detener grabación.

Ejecutar una macro

Una vez que grabes una macro, puedes ejecutarla en cualquier momento para realizar las acciones que grabaste. Así es como puedes ejecutar una macro en Excel 2016:

1. Haz clic en la pestaña Desarrollador en la cinta de opciones.
2. En el grupo Código, haz clic en Macros. Esto abre el cuadro de diálogo Macro.
3. Selecciona la macro que deseas ejecutar de la lista. Excel lista todas las macros disponibles en el libro de trabajo actual.
4. Haz clic en Ejecutar para ejecutar la macro.

Si asignaste una tecla de acceso rápido a la macro, también puedes ejecutarla presionando esa combinación de teclas. Por ejemplo, si configuraste Ctrl+M como la tecla de acceso rápido, presiona Ctrl+Shift+M para ejecutar la macro.

Editar una macro

A veces es posible que necesites editar una macro para ajustar las acciones que realiza. Puedes editar una macro en el editor de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Así es como puedes hacerlo:

1. Haz clic en la pestaña Desarrollador en la cinta de opciones.
2. En el grupo Código, haz clic en Macros.
3. Selecciona la macro que deseas editar de la lista.
4. Haz clic en Editar. Esto abrirá el editor de VBA.

Ahora puedes editar el código de la macro en el editor de VBA. Si no estás familiarizado con VBA, es recomendable proceder con precaución y guardar una copia de seguridad de tu libro de trabajo antes de realizar cambios.

Eliminar una macro

Si ya no necesitas una macro, puedes eliminarla siguiendo estos pasos:

1. Ve a la pestaña Desarrollador en la cinta de opciones.
2. En el grupo Código, haz clic en Macros.
3. Selecciona la macro que deseas eliminar de la lista.
4. Haz clic en Eliminar y luego confirma tu elección cuando se te solicite.

Una vez eliminada, la macro ya no estará disponible, así que asegúrate de que realmente deseas eliminarla o de tener una copia de seguridad de la misma.

Guardar libros de trabajo con macros

Los libros de trabajo de Excel que contienen macros requieren atención especial al guardarlos, ya que no todos los formatos de archivo de Excel admiten macros. Así es como puedes guardar un libro de trabajo que contiene macros:

1. Haz clic en la pestaña Archivo
2. Selecciona Guardar como.
3. Elige dónde deseas guardar el archivo.
4. En la lista Guardar como tipo, elige Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Este formato admite macros.
5. Ingresa un nombre para tu libro de trabajo y haz clic en Guardar.

Seguridad de macros

Las macros pueden contener código dañino; por lo tanto, Excel tiene características de seguridad para protegerte. De forma predeterminada, Excel está configurado para deshabilitar macros con una notificación que te solicita habilitarlas manualmente si es necesario. Para ajustar la configuración de seguridad de macros:

1. Haz clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, selecciona Centro de confianza desde el panel izquierdo, luego haz clic en Configuración del Centro de confianza.
3. Haz clic en Configuración de macros.
4. Elige el nivel de seguridad que deseas. Generalmente se recomienda usar la configuración predeterminada para el uso diario.
5. Haz clic en OK para aplicar estos ajustes.

Usar VBA para crear y editar macros

Grabar macros es excelente para tareas simples, pero es posible que desees realizar operaciones más complejas que no son posibles solo a través de la grabación. Aquí es donde aprender algo de VBA básico es útil. El editor de VBA te proporciona un entorno completo para editar y crear nuevas macros.

Ejemplo básico: Vamos a crear una macro simple en VBA que muestra un cuadro de mensaje cuando se ejecuta:

sub showMessage()
    MsgBox "¡Hola, bienvenido a tu primera macro en VBA!"
end Sub

En este ejemplo, Sub comienza la definición de la macro, y End Sub la termina. La función MsgBox muestra un cuadro de mensaje con el texto especificado entre comillas.

Para crear esta macro:

1. Abre el editor de VBA presionando Alt + F11.
2. En el editor, para agregar un nuevo módulo, primero haz clic en Insertar, luego haz clic en Módulo.
3. Escribe el código anterior en la ventana de código.
4. Presiona F5 para ejecutar la macro y ver el cuadro de mensaje.

Mejores prácticas para usar macros

Las macros son increíblemente útiles, pero para usarlas de manera efectiva y segura, sigue estas mejores prácticas:

• Haz copias de seguridad de tus libros de trabajo: Siempre realiza copias de seguridad de los archivos antes de ejecutar o editar macros.
• Prueba las macros en un entorno seguro: Ejecuta las macros en una copia de tu libro de trabajo para asegurarte de que todo funcione como se espera.
• Documenta tus macros: Comentarios en tus macros facilitan que tú u otros entiendan lo que hacen cuando vuelvan a ellas más tarde.
• Mantén las macros lo más simples posible: Busca la simplicidad para asegurar que tus macros sean fáciles de mantener y depurar.
• Ten cuidado con las macros de fuentes desconocidas: Habilita macros solo de fuentes confiables para evitar código malicioso.

Entender y aprovechar el poder de las macros en Excel 2016 puede abrir un mundo de posibilidades para automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo. Con conocimiento tanto del proceso de grabación como de la programación básica de VBA, estás bien preparado para aprovechar estas capacidades al máximo. Siempre recuerda tener en cuenta las consideraciones de seguridad y realiza copias de seguridad de tu trabajo regularmente.

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