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वर्ड 2021 में एक फॉर्म कैसे बनाएं
संपादित 4 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 4 सप्ताह पहले
वर्ड 2021 में फॉर्म बनाना एक उपयोगी कौशल है, विशेष रूप से जब आपको नियमित रूप से सर्वेक्षण या आवेदन जैसी मानक फॉर्मों के माध्यम से जानकारी एकत्र करनी होती है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक बहुमुखी वर्ड प्रोसेसिंग टूल है, और इसकी क्षमताओं के साथ, कोई भी आसानी से पेशेवर दिखने वाली फॉर्म बना सकता है। निम्नलिखित मार्गदर्शिका आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड फॉर्म में नए होने पर भी प्रक्रिया को समझने में मदद करने के लिए सरल भाषा का उपयोग करके वर्ड 2021 में एक फॉर्म बनाने के आवश्यक चरणों के माध्यम से ले जाएगी।
वर्ड 2021 में फॉर्म को समझना
वर्ड में फॉर्म संरचित दस्तावेज़ होते हैं जो उपयोगकर्ताओं को क्षेत्रों में जानकारी दर्ज करने में सक्षम बनाते हैं। इन क्षेत्रों को "नियंत्रण" कहा जाता है, और वे फॉर्म के आवश्यक घटक होते हैं। आप इन नियंत्रणों को विभिन्न स्वरूपों में डेटा इकट्ठा करने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं, जैसे कि पाठ, संख्याएँ, तिथियाँ, और बहुत कुछ।
फॉर्म बनाने के लिए शुरुआती सेटअप
फॉर्म बनाने से पहले, अपने वर्ड टूल्स को फॉर्म बनाने के लिए कॉन्फ़िगर करना महत्वपूर्ण है। वर्ड एक विशेषता प्रदान करता है जिसे "डेवलपर टैब" कहा जाता है जिसमें फॉर्म तत्व और नियंत्रण शामिल हैं। हालांकि, डेवलपर टैब डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई नहीं देता है, इसलिए इसे सक्षम करने का तरीका यहां बताया गया है:
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 खोलें।
- ऊपरी बाएँ कोने में फ़ाइल पर क्लिक करें।
- साइडबार से विकल्प चुनें।
- वर्ड विकल्प डायलॉग में, रिबन को अनुकूलित करें चुनें।
- दाहिनी ओर मुख्य टैब नामक सूची खोजें।
- इसे सक्षम करने के लिए डेवलपर के बगल में बॉक्स चेक करें।
- अपना परिवर्तन सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें।
अब जब डेवलपर टैब दिखाई दे रहा है, तो आप अपने फॉर्म के लिए आवश्यक नियंत्रण तत्व आसानी से एक्सेस कर सकते हैं।
वर्ड फॉर्म के घटक
एक बार डेवलपर टैब सक्षम हो जाने पर, आप इसमें उपलब्ध विभिन्न प्रकार के नियंत्रणों का उपयोग करके अपना फॉर्म बनाना शुरू कर सकते हैं:
- पाठ बॉक्स: उपयोगकर्ता को पाठ स्वरूप में इनपुट करने की अनुमति देता है। नाम, पते और किसी भी छोटे विवरण वाले फ़ील्ड के लिए उपयोगी।
- चेक बॉक्स: हां या नहीं, उपस्थित या अनुपस्थित जैसे द्विआधारी विकल्पों के साथ उपयोगकर्ताओं को प्रदान करता है।
- ड्रॉप-डाउन सूची: उपयोगकर्ताओं को कई पूर्व-परिभाषित विकल्पों में से चुनने की अनुमति देता है।
- तिथि चयनकर्ता: उपयोगकर्ताओं को आसानी से तिथियों का चयन करने के लिए एक कैलेंडर इंटरफ़ेस प्रदान करता है।
- रिच टेक्स्ट नियंत्रण: यह एक टेक्स्ट बॉक्स के समान है, लेकिन बोल्ड या इटैलिक्स जैसे स्वरूपण का समर्थन करता है।
सरल फॉर्म बनाना
एक बुनियादी फॉर्म बनाने के लिए, इन विस्तृत चरणों का पालन करें। इस उदाहरण में, हम एक संपर्क जानकारी फॉर्म बनाएंगे जिसमें टेक्स्ट बॉक्स, चेक बॉक्स, और ड्रॉप-डाउन सूचियाँ शामिल होंगी।
चरण 1: एक नया दस्तावेज़ शुरू करें
पहले वर्ड 2021 खोलें और फाइल > नया > खाली दस्तावेज़ पर क्लिक करके एक नया खाली दस्तावेज़ शुरू करें।
चरण 2: टेक्स्ट बॉक्स सम्मिलित करें
"नाम" जैसे फ़ील्ड के लिए टेक्स्ट बॉक्स डालने के लिए:
- रिबन पर डेवलपर टैब पर क्लिक करें।
- नियंत्रण समूह में, रिच टेक्स्ट सामग्री नियंत्रण या सादा टेक्स्ट सामग्री नियंत्रण पर क्लिक करें। इनमें से कोई भी पाठ इनपुट की अनुमति देगा।
- आपके दस्तावेज़ पर एक टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा जहां आप इसे "नाम: " टाइप करके लेबल कर सकते हैं।
चरण 3: एक चेक बॉक्स जोड़ें
"क्या आप एक नए ग्राहक हैं?" जैसे प्रश्न के लिए चेक बॉक्स जोड़ने के लिए:
- अपना कर्सर वहां रखें जहां आप चेक बॉक्स जोड़ना चाहते हैं।
- कण्ट्रोल अनुभाग से चेक बॉक्स कंटेंट कंट्रोल पर क्लिक करें।
- चेक बॉक्स के सामने प्रश्न टाइप करें, "क्या आप एक नए ग्राहक हैं?"
चरण 4: ड्रॉप-डाउन सूची इंसर्ट करें
"अपना देश चुनें" जैसे फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन सूची शामिल करने के लिए:
- जहां आप अपनी ड्रॉप-डाउन सूची प्रदर्शित करना चाहते हैं वहां क्लिक करें।
- कंट्रोल समूह ड्रॉप-डाउन सूची से कंटेंट कंट्रोल चुनें।
- प्रकट होने वाली ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें, और फिर कण्ट्रोल समूह में गुण पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन सूची गुणों में, “यूएसए,” “यूके,” “कनाडा,” आदि जैसे विकल्प इनपुट करने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें।
चरण 5: तिथि चयनकर्ता जोड़ें
"यात्रा की तारीख" जैसे फ़ील्ड के लिए:
- जहां आप तिथि चयनकर्ता चाहते हैं वहां कर्सर रखें।
- कंट्रोल अनुभाग से तिथि चयनकर्ता सामग्री नियंत्रण चुनें।
- इसके पहले एक लेबल जोड़ें, जैसे "यात्रा की तारीख: "।
फॉर्म नियंत्रणों को अनुकूलित करना
वर्ड 2021 आपको अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप इन नियंत्रणों में से प्रत्येक को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। आप प्लेसहोल्डर टेक्स्ट, डिफ़ॉल्ट चयन, या दर्ज की गई जानकारी के स्वरूप जैसी चीजों को संशोधित कर सकते हैं।
- गुण सेट करना: नियंत्रण पर राइट-क्लिक करें और अनुकूलन विकल्प खोलने के लिए गुण चुनें।
- डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट: आप डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट या मान सेट कर सकते हैं जो फॉर्म के खोले जाने पर टेक्स्ट बॉक्स और ड्रॉप-डाउन सूचियों के अंदर दिखाई देंगे।
- विकल्प और चयन: ड्रॉप-डाउन सूचियों के लिए, आप गुण मेनू का उपयोग करके आइटम जोड़, हटा, या फिर क्रमबद्ध कर सकते हैं।
फॉर्म संपादन पर प्रतिबंध लगाना
यह सुनिश्चित करने के लिए कि उपयोगकर्ता केवल उन्हीं स्थानों पर परिवर्तन करें जहां उनकी अनुमति है, आप दस्तावेज़ के कुछ भागों को लॉक या प्रतिबंधित करना चाह सकते हैं। इससे वे गलती से फॉर्म लेआउट या सामग्री में बदलाव नहीं करेंगे।
- डेवलपर टैब पर जाएं और प्रोटेक्ट समूह में संपादन प्रतिबंधित करें पर क्लिक करें।
- संपादन प्रतिबंधित पैन में, दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार का संपादन अनुमति दें चेक करें और ड्रॉपडाउन मेन्यू से फ़ॉर्म भरण चुनें।
- अनुपालन लागू करें के अंतर्गत, हाँ, संरक्षण लागू करना प्रारंभ करें पर क्लिक करें, और यदि वांछित हो तो एक पासवर्ड दर्ज करें।
अपने फॉर्म का परीक्षण करें
अपने फॉर्म को वितरित करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए उसका परीक्षण करना महत्वपूर्ण है कि सभी क्षेत्र ठीक से काम कर रहे हैं और वांछित जानकारी को कैप्चर कर रहे हैं। अपने फॉर्म का परीक्षण करने के लिए:
- अपना दस्तावेज़ सहेजें।
- आपके द्वारा बनाए गए सभी फ़ील्ड भरने का प्रयास करें।
- जाँचें कि क्या टेक्स्ट फ़ील्ड अपेक्षित इनपुट स्वीकार करते हैं और क्या सूची सही विकल्प प्रदर्शित करती हैं।
- सुनिश्चित करें कि चेक बॉक्स सही ढंग से टॉगल करते हैं और कि तिथि चयनकर्ता कैलेंडर चयन इंगित करते हैं।
फॉर्म को एक टेम्पलेट के रूप में सहेजना
यदि आप फॉर्म का पुनः उपयोग करने की योजना बना रहे हैं, तो इसे एक टेम्पलेट के रूप में सहेजना भविष्य में नए फॉर्म बनाने को आसान बनाता है। इन सरल चरणों का पालन करें:
- फॉर्म पूरा करने के बाद, फाइल > के रूप में सहेजें पर क्लिक करें।
- उस स्थान का चयन करें जहां आप फ़ाइल सहेजना चाहते हैं।
- प्रकार के रूप में सहेजें ड्रॉपडाउन में, वर्ड टेम्पलेट (*.dotx) चुनें।
- अपने टेम्पलेट का नाम दें और सहेजें पर क्लिक करें।
अपने फॉर्म का वितरण
एक बार जब आपका फॉर्म तैयार हो जाए, तो इसे वितरित करने के कई तरीके होते हैं। आप इसे कर सकते हैं:
- ईमेल द्वारा अटैचमेंट के रूप में भेजें।
- इसे साझा नेटवर्क ड्राइव पर अपलोड करें।
- वेब सर्वर या क्लाउड स्टोरेज से डाउनलोड लिंक प्रदान करें।
वर्ड फॉर्म में अतिरिक्त विशेषताएँ
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 आपके फॉर्म की कार्यक्षमता और उपस्थिति को बढ़ाने के लिए कई अतिरिक्त सुविधाएँ शामिल करता है:
- सशर्त स्वरूपण: आप इनपुट के आधार पर फ़ील्ड को अधिक ध्यान देने योग्य बनाने के लिए शैलियाँ लागू कर सकते हैं।
- स्वरूप सुरक्षा: डिज़ाइन अखंडता बनाए रखने के लिए कुछ स्वरूप शैली और धर्मनिर्देशकों को परिवर्तित होने से रोकें।
- एंबेडेड गणनाएँ: आप फ़ार्मूला फ़ील्ड का उपयोग करके फॉर्म में गणनाएँ या अभिव्यक्तियाँ शामिल कर सकते हैं।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 में फॉर्म बनाना एक सरल प्रक्रिया है, एक बार जब आप डेवलपर टैब और उपलब्ध विभिन्न नियंत्रणों से परिचित हो जाते हैं। इन चरणों का पालन करके, आप जल्दी से एक फॉर्म बना सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त हो, चाहे वह व्यावसायिक आवेदन हो, सर्वेक्षण हो, या किसी भी अन्य नियमित जानकारी संग्रह उद्देश्य के लिए। अभ्यास के साथ, आप वर्ड की फॉर्म सुविधाओं की पूरी क्षमता का लाभ उठा सकेंगे, जिससे डेटा प्रविष्टि और प्रसंस्करण अधिक कुशल हो सकेगा।
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