Cómo crear un formulario en Word 2021

Editado 4 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Crear formularios en Word 2021 es una habilidad útil, especialmente cuando necesitas recopilar información regularmente a través de formularios estándar, como encuestas o solicitudes. Microsoft Word es una herramienta de procesamiento de texto versátil, y con sus capacidades, cualquiera puede crear fácilmente formularios de aspecto profesional. La siguiente guía te guiará a través de los pasos esenciales para crear un formulario en Word 2021 usando un lenguaje simple para ayudarte a entender el proceso, incluso si eres nuevo en los Formularios de Microsoft Word.

Comprender los formularios en Word 2021

Los formularios en Word son documentos estructurados que permiten a los usuarios ingresar información en campos. Estos campos se llaman "controles" y son componentes esenciales de un formulario. Puedes personalizar estos controles para recopilar datos en diferentes formatos, como texto, números, fechas y más.

Configuración inicial para crear un formulario

Antes de comenzar a crear formularios, es importante configurar tus herramientas de Word para crear formularios. Word proporciona una función llamada "Pestaña de Desarrollador" que incluye elementos y controles de formulario. Sin embargo, la pestaña de Desarrollador no está visible de forma predeterminada, así que aquí te mostramos cómo habilitarla:

1. Abre Microsoft Word 2021.
2. Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
3. Selecciona Opciones en la barra lateral.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, elige Personalizar la cinta de opciones.
5. Encuentra la lista llamada Pestañas principales en el lado derecho.
6. Marca la casilla junto a Desarrollador para habilitarla.
7. Haz clic en OK para guardar tus cambios.

Con la pestaña de Desarrollador ahora visible, puedes acceder fácilmente a los elementos de control que necesitas para tu formulario.

Componentes de los formularios de Word

Una vez que la pestaña de Desarrollador está habilitada, puedes comenzar a construir tu formulario usando los diferentes tipos de controles disponibles en ella:

• Cuadro de texto: Permite al usuario ingresar en formato de texto. Útil para nombres, direcciones y cualquier campo de descripción corta.
• Casilla de verificación: Proporciona a los usuarios opciones binarias, como sí o no, presente o ausente.
• Lista desplegable: Permite a los usuarios seleccionar entre varias opciones predefinidas.
• Selector de fecha: Proporciona una interfaz de calendario para que los usuarios seleccionen fácilmente las fechas.
• Control de texto enriquecido: Es similar a un cuadro de texto, pero admite formato como negrita o cursiva.

Creando un formulario simple

Para crear un formulario básico, sigue estos pasos detallados. En este ejemplo, crearemos un formulario de información de contacto que incluya cuadros de texto, casillas de verificación y listas desplegables.

Paso 1: Iniciar un nuevo documento

Primero, abre Word 2021 y comienza un nuevo documento en blanco haciendo clic en Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

Paso 2: Insertar el cuadro de texto

Para insertar un cuadro de texto para un campo como "Nombre":

1. Haz clic en la pestaña de Desarrollador en la cinta de opciones.
2. En el grupo de Controles, haz clic en Control de contenido de texto enriquecido o Control de contenido de texto simple. Cualquiera de estos permitirá la entrada de texto.
3. Un cuadro de texto aparecerá en tu documento donde puedes etiquetarlo escribiendo "Nombre: ".

Paso 3: Agregar una casilla de verificación

Para agregar una casilla de verificación para una pregunta como "¿Eres un nuevo cliente?":

1. Coloca el cursor donde desees agregar la casilla de verificación.
2. Haz clic en Control de contenido de casilla de verificación en la sección de Controles.
3. Escribe la pregunta junto a la casilla de verificación, "¿Eres un nuevo cliente?"

Paso 4: Insertar la lista desplegable

Para incluir una lista desplegable para un campo como "Seleccione su país":

1. Haz clic donde deseas que aparezca tu lista desplegable.
2. Selecciona Control de contenido de lista desplegable del grupo de Control de contenido.
3. Haz clic en la lista desplegable que aparece, y luego haz clic en Propiedades en el grupo de Controles.
4. En las propiedades de la lista desplegable, haz clic en Agregar para introducir opciones como "EE.UU.", "Reino Unido", "Canadá", etc.

Paso 5: Agregar el selector de fecha

Para campos como "Fecha de visita":

1. Coloca el cursor donde deseas el selector de fecha.
2. Selecciona el control de contenido de Selector de fecha en la sección de Controles.
3. Precede esto con una etiqueta, como "Fecha de visita: ".

Personalizar controles del formulario

Word 2021 te permite personalizar cada uno de estos controles para adaptarlos a tus necesidades específicas. Puedes modificar cosas como el texto del marcador de posición, la selección predeterminada o el formato de la información ingresada.

1. Establecer propiedades: Haz clic derecho en el control y elige Propiedades para abrir opciones de personalización.
2. Texto predeterminado: Puedes establecer el texto o valores predeterminados que aparecerán dentro de los cuadros de texto y listas desplegables al abrir el formulario.
3. Opciones y selecciones: Para listas desplegables, puedes agregar, eliminar o reordenar elementos usando el menú de Propiedades.

Establecer restricciones en la edición de formularios

Para asegurar que los usuarios hagan cambios solo donde se les permite, puedes bloquear o restringir ciertas partes del documento. Esto evita que cambien accidentalmente el diseño o contenido del formulario.

1. Ve a la pestaña de Desarrollador y haz clic en Restringir edición en el grupo Proteger.
2. En el panel Restringir edición, marca Permitir solo este tipo de edición en el documento y elige Rellenado de formularios en el menú desplegable.
3. Bajo Iniciar imposición, haz clic en Sí, comenzar a proteger, e ingresa una contraseña si lo deseas.

Prueba tu formulario

Antes de distribuir tu formulario, es importante probarlo para asegurarte de que todos los campos funcionan correctamente y capturan la información deseada. Para probar tu formulario:

• Guarda tu documento.
• Intenta completar todos los campos que creaste.
• Verifica si los campos de texto aceptan la entrada esperada y si las listas muestran las opciones correctas.
• Comprueba que las casillas de verificación se activan correctamente y que los selectores de fecha indican una selección de calendario.

Guardar un formulario como plantilla

Si planeas reutilizar el formulario, guardarlo como una plantilla facilita crear nuevos formularios en el futuro. Sigue estos sencillos pasos:

1. Después de completar el formulario, haz clic en Archivo > Guardar como.
2. Selecciona la ubicación donde deseas guardar el archivo.
3. En el menú desplegable Guardar como tipo, selecciona Plantilla de Word (*.dotx).
4. Nombra tu plantilla y haz clic en Guardar.

Distribuir tu formulario

Una vez que tu formulario esté listo, existen varias formas de distribuirlo. Puedes:

• Enviarlo por correo electrónico como un archivo adjunto.
• Subirlo a una unidad de red compartida.
• Proporcionar un enlace de descarga desde un servidor web o almacenamiento en la nube.

Funciones adicionales en el formulario de Word

Microsoft Word 2021 incluye varias funciones adicionales para mejorar la funcionalidad y apariencia de tus formularios:

• Formato condicional: Puedes aplicar estilos basados en condiciones para hacer que los campos sean más visibles según la entrada.
• Protección de formato: Protege ciertos estilos de formato y denominaciones para que no se cambien, manteniendo la integridad del diseño.
• Cálculos integrados: Puedes incluir cálculos o expresiones en formularios usando campos de fórmula.

Conclusión

Crear formularios en Microsoft Word 2021 es un proceso sencillo una vez que te familiarizas con la pestaña de Desarrollador y los diversos controles disponibles. Al seguir estos pasos, puedes crear rápidamente un formulario que se adapte a tus necesidades, ya sea para aplicaciones comerciales, encuestas o cualquier otro propósito de recopilación de información regular. Con práctica, podrás aprovechar todo el potencial de las funciones de formularios de Word, permitiendo una entrada y procesamiento de datos más eficientes.

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