如何在Excel 2016中创建数据验证规则

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在数据管理的世界中，确保信息输入正确且一致是非常重要的。Excel 2016提供了一个名为数据验证的强大功能，帮助您控制输入到电子表格中的数据类型和质量。数据验证不仅有助于维护数据的完整性，还提高了用户在输入数据时的体验。

本指南将教您如何在Excel 2016中创建数据验证规则，从而限制可以输入到单元格中的数据。这些限制可以是简单的限制，例如限制一个单元格仅输入数字，或者是更复杂的自定义公式来实施特定的业务规则。

什么是Excel中的数据验证？

Excel中的数据验证是一项功能，可让您控制用户可以输入到单元格中的数据类型或值。这个工具赋予您设定规则的能力，帮助防止错误数据的输入，从而降低错误的可能性。例如，您可以限制输入为特定列表，确保仅输入特定范围内的数字，或者仅允许输入某个特定日期之前的日期。

Excel的数据验证可以应用于多种条件，例如：

• 数字限制 - 指定必须在某个范围内输入数字。
• 文本长度 - 确保输入的数据具有特定的字符数。
• 日期和时间 - 验证输入是日期/时间且可选地在特定范围内。
• 列表 - 允许仅从列表中预定义的项中输入。
• 自定义公式 - 使用公式来定义验证条件。

创建数据验证规则

现在，让我们了解在Excel 2016中创建数据验证规则的步骤：

步骤1：选择单元格

首先选择您想要应用数据验证的单元格或单元格范围。您可以通过点击并拖动鼠标或按住“Ctrl”键选择多个不相邻的单元格来选择单元格。选择正确的单元格范围很重要，因为它决定了规则的应用位置。

步骤2：打开数据验证对话框

选定所需的单元格后，转到功能区上的“数据”选项卡。您将在“数据工具”组中找到“数据验证”选项。点击“数据验证”选项，会出现一个对话框。

步骤3：设置验证条件

数据验证对话框分为三个选项卡：设置、输入消息和错误警报。您将首先使用“设置”选项卡来定义验证条件。让我们看看如何使用不同的条件设置规则：

• 整数

  如果只允许输入整数，从“允许”下拉菜单中选择“整数”。您可以进一步定义允许的最小和最大值。例如，要限制年龄在18到65岁之间，您可以将最小值设为18，最大值为65。

• 小数

  对于小数，选择“小数”并设置限制。例如，在处理货币值如价格时，您可能希望将输入限制在0.01到1000.00之间。这些限制确保仅允许现实且合理的输入。

• 列表

  要限制输入为特定项，例如部门名称，使用“列表”选项。您可以输入可接受的条目列表，用逗号分隔，或引用工作簿中的列表范围。如果您有单独的工作表包含列表数据，可以为范围定义一个名称（使用“名称管理器”）并在对话框中引用它。

• 日期

  对于日期输入，选择“日期”。您可以设置开始和结束日期，确保所有条目都在有效的时间范围内，例如项目截止日期。这限制了输入仅在您指定范围内的日期，避免错误的输入如遥远的过去或未来日期。

• 时间

  同样地，您可以通过选择“时间”并指定范围来验证时间输入，这对于确保预约安排在工作时间内非常有用。

• 文本长度

  此条件限制可以输入到单元格中的字符数。例如，在数据输入表单中，零件号或产品ID具有恒定长度时，这非常重要。

• 自定义

  对于高级用户，“自定义”选项允许输入特定的验证公式。例如，要将输入限制为偶数，您可以使用公式如=MOD(A1,2)=0。这种公式提供了对独特验证场景的高度灵活性。

步骤4：设置输入消息

“输入消息”选项卡允许您在用户选择单元格时显示一条信息。利用此功能让用户知道可以输入哪些数据，从而减少错误。例如，一条信息可能是，“请输入介于1000和9999之间的产品代码。”选择单元格时会弹出输入消息，为用户提供有帮助的指引。

步骤5：设置错误警报

“错误警报”选项卡允许您指定当输入无效时会发生什么。最常见的类型有：

• 停止

  这是最严格的警报类型。如果有人尝试输入不符合规则的数据，“停止”警报会完全阻止输入，迫使用户纠正错误。

• 警告

  “警告”警报通知用户输入可能存在的问题，但如果他们愿意，可以继续输入。这介于强制性执法和用户自行裁量之间。

• 通知

  “通知”警报是最不具侵扰性的。它只是用一条消息通知用户，而不强制执行任何规则，提供有用的反馈并允许输入被接受。

使用相关说明定制错误消息，如“输入超过65的最大限制”，解释为什么输入无效。

高级数据验证——公式和动态列表

Excel的数据验证通过使用和加入公式变得更加强大。一个常见的场景是使用动态列表进行验证，尤其是当列表选项经常更新或改变时。您可以通过单元格引用链接一个列表，使其根据先前选择填充相关列表。

动态列表示例

假设您想要基于其他单元格的值来更改验证，例如根据在另一个单元格中选择的国家动态更改城市列表。这可以通过使用Excel的INDIRECT函数和命名范围来实现。

假设:
- A1单元格: 选择的国家（美国，加拿大）
- 为美国城市命名的类别：USACities
- 为加拿大城市命名的类别：CanadaCities

1. 定义每个国家下城市列表的名称。
2. 在B1（选择城市的位置）设置验证：类型：列表，来源：=INDIRECT(A1 & "Cities")

在此，如果在A1中选择“美国”，则B1中的城市下拉列表将来源于“USACities”，否则则来源于“CanadaCities”。使用命名范围和INDIRECT函数支持灵活、动态的列表管理。

测试您的数据验证

一旦您设置了数据验证规则，测试它们以确保它们按预期工作是很重要的。尝试在验证单元格中输入不同的数据，观察规则如何响应有效和无效数据。观察验证规则如何对不同的输入表现，能够令您确信这些字段的数据输入将会符合您所需的标准。

编辑和删除数据验证

有时您可能需要更新数据验证规则或将其全部移除。要做到这一点：

• 选择包含您想修改的验证规则的单元格。
• 通过“数据”选项卡打开数据验证对话框。
• 在“设置”、“输入消息”或“错误警报”选项卡中进行必要的编辑。
• 要移除验证规则，点击“清除全部”按钮。这将有效地从选定单元格中清除所有验证设置。

结论

在Excel 2016中创建有效的数据验证规则可以显著影响您的数据管理，增加准确性和一致性。不论是强制执行简单的数字限制，还是使用复杂的公式进行验证，这些功能都能简化数据输入过程并防止错误。通过练习，定制并扩展您的验证条件将成为您在使用Excel电子表格时的一个无价工具。

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