Como criar regras de validação de dados no Excel 2016

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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No mundo da gestão de dados, é importante garantir que as informações sejam inseridas corretamente e de forma consistente. O Excel 2016 oferece um ótimo recurso chamado Validação de Dados que ajuda a manter o controle sobre o tipo e a qualidade dos dados que você insere em sua planilha. A validação de dados não é apenas benéfica para manter a integridade dos dados, mas também melhora a experiência do usuário ao inserir dados.

Este guia ensinará como criar regras de validação de dados no Excel 2016, permitindo que você coloque restrições aos dados que podem ser inseridos em uma célula. Essas restrições podem variar desde limitações simples, como restringir uma célula a apenas entradas numéricas, até fórmulas personalizadas mais complexas que aplicam regras de negócios específicas.

O que é validação de dados no Excel?

A validação de dados no Excel é um recurso que permite controlar o tipo de dados ou valores que os usuários podem inserir em uma célula. Esta ferramenta lhe dá o poder de definir regras que ajudam a evitar a inserção de dados incorretos, reduzindo a chance de erros. Por exemplo, você pode limitar entradas a uma lista específica, garantir que apenas números dentro de um determinado intervalo sejam inseridos ou permitir apenas datas anteriores a um certo dia.

A validação de dados do Excel pode aplicar uma variedade de condições, como:

• Restrição de Números - Especificar que os dados inseridos devem ser números dentro de um determinado intervalo.
• Comprimento do Texto - Garantir que os dados inseridos tenham um número específico de caracteres.
• Data e Hora - Verificar se as entradas são data/hora e, opcionalmente, dentro de um determinado intervalo.
• Listas - Permitir que apenas itens predefinidos sejam inseridos a partir de uma lista.
• Fórmulas personalizadas - Usar fórmulas para definir critérios de validação.

Criando regras de validação de dados

Agora, vamos prosseguir para as etapas de criação de uma regra de validação de dados no Excel 2016:

Etapa 1: Selecione a(s) célula(s)

Primeiro, selecione a célula ou intervalo de células onde você deseja aplicar a validação de dados. Você pode selecionar células clicando e arrastando o mouse ou segurando a tecla “Ctrl” para selecionar várias células não adjacentes. Selecionar o intervalo de células certo é importante porque determina onde as regras serão aplicadas.

Etapa 2: Abra a caixa de diálogo Validação de Dados

Depois que as células necessárias estiverem selecionadas, vá para a guia 'Dados' na faixa de opções. Você encontrará a opção 'Validação de Dados' no grupo 'Ferramentas de Dados'. Clique na opção 'Validação de Dados' e uma caixa de diálogo aparecerá.

Etapa 3: Defina seus critérios de verificação

A caixa de diálogo Validação de Dados é dividida em três guias: Configurações, Mensagem de entrada e Alerta de Erro. Inicialmente, você trabalhará com a guia 'Configurações' para definir seus critérios de validação. Vamos ver como você pode configurar regras usando diferentes critérios:

• Número Inteiro

  Se você quiser permitir apenas números inteiros, selecione 'Números Inteiros' no menu suspenso 'Permitir'. Você pode definir ainda os números mínimos e máximos permitidos. Por exemplo, para restringir idades de 18 a 65, você definiria o mínimo para 18 e o máximo para 65.

• Decimal

  Para números decimais, selecione 'Decimal' e defina os limites. Por exemplo, ao lidar com valores monetários, como preços, você pode querer limitar as entradas a entre 0,01 e 1000,00. Esses limites garantem que apenas entradas realistas e sensatas sejam permitidas.

• Lista

  Para restringir entradas a itens específicos, como nomes de departamentos, use a opção 'Lista'. Você pode digitar uma lista de entradas aceitáveis, separadas por vírgulas, ou referenciar um intervalo de lista na pasta de trabalho. Se você tiver uma planilha separada contendo os dados da lista, poderá definir um nome para o intervalo (usando o 'Gerenciador de Nomes') e referenciá-lo na caixa de diálogo.

• Data

  Para entradas de data, selecione 'Data'. Você pode definir datas de início e término para garantir que todas as entradas estejam dentro de um prazo válido, como um prazo de projeto. Isso limita as entradas a apenas datas dentro do intervalo especificado, evitando entradas errôneas como datas passadas ou futuras distantes.

• Hora

  Da mesma forma, você pode validar entradas de tempo selecionando 'Hora' e especificando um intervalo, o que é útil para garantir que compromissos sejam agendados dentro do horário comercial.

• Comprimento do Texto

  Este critério limita o número de caracteres que podem ser inseridos em uma célula. Por exemplo, isso é importante em formulários de entrada de dados onde números de peça ou IDs de produto têm um comprimento constante.

• Personalizado

  Para usuários avançados, a opção 'Personalizado' permite a entrada de fórmulas específicas para validação. Por exemplo, para limitar as entradas a números pares, você pode usar uma fórmula como =MOD(A1,2)=0. Tais fórmulas fornecem muita flexibilidade para cenários de validação únicos.

Etapa 4: Defina a mensagem de entrada

A guia 'Mensagem de entrada' permite exibir uma mensagem quando o usuário seleciona uma célula. Use este recurso para informar aos usuários quais dados são válidos para entrada, o que reduzirá erros. Por exemplo, uma mensagem poderia ser: "Por favor, insira um código de produto entre 1000 e 9999." Selecionar uma célula exibirá a mensagem de entrada, fornecendo instruções úteis ao usuário.

Etapa 5: Configure alertas de erro

A guia 'Alerta de Erro' permite especificar o que acontece quando uma entrada inválida é feita. Os tipos mais comuns são:

• Parar

  Este é o tipo de alerta mais restritivo. Se alguém tentar inserir dados que não seguem suas regras, um alerta de 'Parar' interrompe totalmente a entrada, forçando o usuário a corrigir seu erro.

• Avisar

  O alerta de 'Aviso' informa o usuário sobre um problema potencial com a entrada, mas permite que ele continue, se assim desejar. Isso cria um meio-termo entre cumprimento e discrição do usuário.

• Informação

  O alerta de 'Informação' é o menos intrusivo. Ele simplesmente notifica o usuário com uma mensagem sem impor qualquer regra, fornecendo feedback útil e permitindo que a entrada seja reconhecida.

Personalize a mensagem de erro que aparece com uma explicação relevante, como "Entrada excede o limite máximo de 65", explicando por que a entrada é inválida.

Validação de dados avançada – fórmulas e listas dinâmicas

A validação de dados do Excel torna-se ainda mais poderosa com o uso e inclusão de fórmulas. Um cenário comum é realizar validação usando listas dinâmicas, especialmente quando as opções de lista são atualizadas ou alteradas regularmente. Você pode vincular uma lista com referências de células que preenchem listas dependentes com base em seleções anteriores.

Exemplo de listas dinâmicas

Suponha que você queira validações que mudem com base no valor de outra célula, como mudar dinamicamente uma lista de cidades com base no país selecionado em outra célula. Isso pode ser realizado usando a função INDIRETO do Excel em conjunto com intervalos nomeados.

Vamos dizer:
- Célula A1: País selecionado (EUA, Canadá)
- Categoria nomeada para cidades dos EUA: CidadesEUA
- Categoria nomeada para cidades canadenses: CidadesCanadá

1. Defina o nome para a lista de cidades sob cada país.
2. Em B1 (onde a cidade é selecionada) configure a validação: Tipo: Lista, Fonte: =INDIRETO(A1 & "Cidades")

Aqui, se 'EUA' for selecionado em A1, o menu suspenso de cidades em B1 será originado de 'CidadesEUA', caso contrário, ele será originado de 'CidadesCanadá'. O uso de intervalos nomeados e a função INDIRETO suportam a gestão flexível de listas dinâmicas.

Teste sua validação de dados

Depois de configurar suas regras de validação de dados, é importante testá-las para garantir que funcionem conforme esperado. Tente inserir diferentes dados nas células de validação para ver como as regras respondem a dados válidos e inválidos. Ver como as regras de validação funcionam com diferentes entradas lhe dá confiança de que a entrada de dados nesses campos seguirá seus padrões exigidos.

Editando e excluindo validação de dados

Às vezes, você pode precisar atualizar as regras de validação de dados ou removê-las totalmente. Para fazer isso:

• Selecione a célula que contém a regra de validação que você deseja modificar.
• Abra a caixa de diálogo Validação de Dados através da guia 'Dados'.
• Faça as edições necessárias nas guias 'Configurações', 'Mensagem de entrada' ou 'Alerta de Erro'.
• Para remover uma regra de validação, clique em "Limpar Tudo" na caixa de diálogo Validação de Dados. Isso removerá efetivamente todas as configurações de validação das células selecionadas.

Conclusão

Criar regras de validação de dados eficazes no Excel 2016 pode impactar significativamente sua gestão de dados, aumentando a precisão e a consistência. Seja aplicando restrições numéricas simples ou empregando fórmulas complexas para validação, esses recursos simplificam o processo de entrada de dados e evitam erros. Com a prática, personalizar e expandir seus critérios de validação se tornará uma ferramenta inestimável ao trabalhar com planilhas do Excel.

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