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Excel 2016でデータ検証ルールを作成する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
データ管理の世界では、情報が正確かつ一貫して入力されることが重要です。Excel 2016はデータ検証と呼ばれる優れた機能を提供しており、スプレッドシートに入力するデータの種類と品質を制御するのに役立ちます。データ検証はデータの整合性を維持するだけでなく、データ入力時のユーザーエクスペリエンスを向上させます。
このガイドでは、Excel 2016でデータ検証ルールを作成し、セルに入力できるデータに制約を設ける方法を説明します。これらの制約は、セルを数値入力のみに制限するなど、簡単な制限から特定のビジネスルールを強制する複雑なカスタム数式まで幅広く設定できます。
Excelのデータ検証とは何ですか？
Excelのデータ検証は、ユーザーがセルに入力できるデータまたは値の種類を制御する機能です。このツールを使用すると、誤ったデータが入力されるのを防ぐルールを設定でき、エラーの可能性を減らすことができます。たとえば、特定のリストへの入力を制限したり、一定の範囲内の数値のみが入力できるようにしたり、特定の日付より前の日付のみを入力できるようにすることができます。
Excelのデータ検証では、さまざまな条件を適用できます。たとえば：
- 数字の制限 - 指定された範囲内の数値を入力する必要があります。
- テキストの長さ - 入力されたデータが特定の文字数であることを確認します。
- 日付と時刻 - 入力が日付/時刻であり、オプションで特定の範囲内であることを確認します。
- リスト - 定義済みのアイテムのみをリストから入力できるようにします。
- カスタム数式 - 数式を使用して検証基準を定義します。
データ検証ルールの作成
Excel 2016でデータ検証ルールを作成する手順を説明します：
手順1: セルを選択する
まず、データ検証を適用したいセルまたはセル範囲を選択します。マウスを使ってクリックしてドラッグするか、「Ctrl」キーを押しながら複数の非隣接セルを選択します。適切なセル範囲を選択することは重要です。なぜなら、ルールが適用される場所を決定するからです。
手順2: データ検証のダイアログボックスを開く
必要なセルが選択されたら、リボンの「データ」タブに移動します。「データツール」グループに「データ検証」オプションがあります。「データ検証」オプションをクリックすると、ダイアログボックスが表示されます。
手順3: 検証基準を設定する
データ検証ダイアログボックスは、「設定」、「入力メッセージ」、および「エラー警告」の3つのタブに分かれています。最初に「設定」タブを使用して検証基準を定義します。異なる基準を使用してルールを設定する方法を考えてみましょう：
- 整数
整数のみを許可したい場合は、「許可」ドロップダウンメニューから「整数」を選択します。許可される最小値と最大値をさらに定義できます。たとえば、年齢を18から65に制限するには、最小値を18、最大値を65に設定します。
- 小数点数
小数点数の場合は「小数点数」を選択し、制限を設定します。たとえば、価格などの金額を扱う場合は、入力を0.01から1000.00の間に制限することは理にかなって現実的な入力のみを許可します。
- リスト
たとえば部署名など、特定のアイテムへの入力を制限するには「リスト」オプションを使用します。カンマで区切った一覧の受け入れられる入力をタイプするか、またはワークブックのリスト範囲を参照するでしょう。別のシートにリストデータが含まれている場合、「名前の管理」機能を使用して範囲の名前を定義し、ダイアログボックスでそれを参照します。
- 日付
日付の入力の場合は、「日付」を選択して開始日と終了日を設定し、すべての入力がプロジェクトの期限などの有効な時間枠内に入るようにします。これにより、指定された範囲内の日付のみに入力が制限され誤った過去または将来の日付を避けることができます。
- 時間
同様に「時間」を選択し範囲を指定して時間入力を検証することができます。これは業務時間内に予定が組まれていることを確認するのに役立ちます。
- テキストの長さ
この基準はセルに入力できる文字数を制限します。たとえばパーツ番号や製品IDが一定の長さを持つデータ入力フォームでは重要です。
- カスタム
上級者向けには、「カスタム」オプションを使用して特定の数式を入力して検証を行います。たとえば、入力を偶数に制限するには、
=MOD(A1,2)=0のような数式を使用します。こうした数式は独自の検証状況に柔軟性を提供します。
手順4: 入力メッセージを設定する
'入力メッセージ'タブでは、ユーザーがセルを選択した際にメッセージを表示する機能を提供します。この機能を使用すると、どのデータが有効であるかをユーザーに伝えるため、エラーを減らすことができます。たとえば、「1000から9999の製品コードを入力してください」というメッセージを表示できます。セルを選択すると入力メッセージがポップアップし、ユーザーに役立つ指示を提供します。
手順5: エラーアラートを設定する
'エラーアラート'タブでは、無効なエントリが行われた際に何が起こるかを指定できます。一般的なタイプは次のとおりです：
- 停止
これは最も厳しいアラートタイプです。誰かがルールに従わないデータを入力しようとすると、'停止'アラートが表示され、完全にエントリを停止し、ユーザーに誤りを修正させます。
- 警告
'警告'アラートは、エントリに問題がある可能性があることをユーザーに通知しますが、必要に応じて進行することができます。これにより、強制とユーザーの自由裁量の間に中間的な位置が生まれます。
- 通知
'通知'アラートは、最も控えめなもので、メッセージとともにユーザーに通知しますが、ルールを施行せず、エントリを受け入れます。
「入力が制限を超えている」「エントリが無効である理由を説明」など、関連する説明で表示されるエラーメッセージをカスタマイズします。
高度なデータ検証 - 数式と動的リスト
Excelのデータ検証は、数式の使用とインクルージョンによりさらに強力になります。一般的なシナリオは、特にリストオプションが定期的に更新または変更される場合、動的リストを使用した検証を行うことです。前の選択に基づいて依存リストを埋めるセル参照とリストをリンクすることができます。
動的リストの例
たとえば、別のセルの値に基づいてリストが変更されるようにしたい場合、そのように動的に都市リストを変更する場合です。これはExcelのINDIRECT関数を命名範囲と組み合わせて使用することで実現できます。
次のようにします：
- セルA1：選択された国（USA、Canada）
- アメリカの都市用のカテゴリ名：USACities
- カナダの都市用のカテゴリ名：CanadaCities
1. 各国の都市リストの名前を定義します。
2. B1（都市が選択される場所）で検証を設定：タイプ：リスト、ソース：=INDIRECT(A1 & "Cities")
ここで、A1で「USA」が選択されると、B1の都市ドロップダウンは「USACities」から取得し、その他の場合は「CanadaCities」から取得します。命名範囲とINDIRECT関数の使用は、柔軟で動的なリスト管理をサポートします。
データ検証をテストする
データ検証ルールを設定したら、それらが予想通りに機能することを確認するためにテストすることが重要です。それぞれの検証セルにさまざまなデータを入力して、ルールが有効なデータと無効なデータにどのように対応するかを確認してください。さまざまな入力に対する検証ルールを確認することで、これらのフィールドへのデータ入力が必要な基準に従うことが確信できます。
データ検証の編集と削除
時には、データ検証ルールを更新したり、完全に削除したりする必要があるかもしれません。これを行うには：
- 検証ルールを変更したいセルを選択します。
- 'データ'タブを介してデータ検証のダイアログボックスを開きます。
- '設定'、'入力メッセージ'、または'エラー警告'タブで必要な編集を行います。
- 検証ルールを削除するには、データ検証のダイアログボックスで「すべてクリア」をクリックします。これは、選択したセルからすべての検証設定を効果的に削除します。
結論
Excel 2016で効果的なデータ検証ルールを作成することは、データの正確性と一貫性を高めることでデータ管理に大きな影響を与えることができます。単純な数値制約を強制するか、検証のための複雑な数式を使用するかに関わらず、これらの機能はデータ入力プロセスを合理化し、エラーを防ぎます。練習することで、検証基準のカスタマイズと拡張がExcelスプレッドシート作業における貴重なツールとなるでしょう。
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