Excel 2016 में डेटा सत्यापन नियम कैसे बनाएं

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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डेटा प्रबंधन की दुनिया में, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि जानकारी सही और संगत रूप से दर्ज की जाए। Excel 2016 एक शानदार सुविधा प्रदान करता है जिसे डेटा सत्यापन कहा जाता है, जो आपके स्प्रैडशीट में डाले गए डेटा के प्रकार और गुणवत्ता पर नियंत्रण बनाए रखने में आपकी मदद करता है। डेटा सत्यापन न केवल डेटा एकीकरण बनाए रखने के लिए फायदेमंद है, बल्कि यह डेटा दर्ज करने के दौरान उपयोगकर्ता के अनुभव को भी बढ़ाता है।

यह गाइड आपको Excel 2016 में डेटा सत्यापन नियम बनाने का तरीका सिखाएगा, जिससे आप उस डेटा पर प्रतिबंध लगा सकते हैं जो सेल में दर्ज किया जा सकता है। ये प्रतिबंध सरल सीमाओं से लेकर जटिल कस्टम फार्मूलों तक हो सकते हैं जो विशेष व्यापार नियम लागू करते हैं।

Excel में डेटा सत्यापन क्या है?

Excel में डेटा सत्यापन एक सुविधा है जो आपको नियंत्रित करती है कि उपयोगकर्ता एक सेल में किस प्रकार का डेटा या मान दर्ज कर सकते हैं। यह उपकरण आपको ऐसे नियम स्थापित करने का अधिकार देता है जो गलत डेटा को दर्ज होने से रोकने में मदद करते हैं, जिससे त्रुटियों की संभावना कम होती है। उदाहरण के लिए, आप प्रविष्टियों को एक विशिष्ट सूची तक सीमित कर सकते हैं, सुनिश्चित कर सकते हैं कि कोई विशेष सीमा के भीतर केवल नंबर ही दर्ज किए जाएं, या केवल एक निश्चित दिन से पहले की तारीखें ही दर्ज करने दें।

Excel का डेटा सत्यापन विभिन्न प्रकार की शर्तों को लागू कर सकता है, जैसे:

• नंबर प्रतिबंध - निर्दिष्ट करें कि दर्ज किया गया डेटा एक निश्चित सीमा के भीतर के नंबर होने चाहिए।
• पाठ की लंबाई - सुनिश्चित करें कि दर्ज किया गया डेटा एक विशिष्ट वर्णों की संख्या है।
• तिथि और समय - सुनिश्चित करें कि प्रविष्टियाँ तिथि/समय हैं और आवश्यकतानुसार एक निश्चित सीमा के भीतर हैं।
• सूचियाँ - सूची से केवल पूर्वनिर्धारित आइटम दर्ज करने की अनुमति दें।
• कस्टम फॉर्मूले - सत्यापन मानदंडों को परिभाषित करने के लिए फॉर्मूले का उपयोग करें।

डेटा सत्यापन नियम बनाना

अब, आइए Excel 2016 में डेटा सत्यापन नियम बनाने के चरणों की ओर बढ़ते हैं:

चरण 1: सेल (सेल्स) चुनें

पहले वह सेल या सेल की श्रेणी का चयन करें जहां आप डेटा सत्यापन लागू करना चाहते हैं। आप माउस को क्लिक और खींचकर या "Ctrl" कुंजी को दबाए रखते हुए गैर-सन्निकटवत क्षेत्रों का चयन कर सकते हैं। सही सेल रेंज का चयन करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह निर्धारित करता है कि नियम कहां लागू किए जाएंगे।

चरण 2: डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलें

एक बार आपके आवश्यक सेल का चयन हो जाने के बाद, रिबन पर 'डेटा' टैब पर जाएं। आप 'डेटा उपकरण' समूह में 'डेटा सत्यापन' विकल्प पाएंगे। 'डेटा सत्यापन' विकल्प पर क्लिक करें, और एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा।

चरण 3: अपने सत्यापन मानदंड सेट करें

डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स तीन टैब्स में विभाजित है: सेटिंग्स, इनपुट संदेश, और त्रुटि चेतावनी। आप शुरुआत में अपने सत्यापन मानदंड को परिभाषित करने के लिए 'सेटिंग्स' टैब के साथ काम करेंगे। आइए देखें कि आप विभिन्न मानदंडों का उपयोग करके नियम कैसे सेट कर सकते हैं:

• पूर्णांक

  यदि आप केवल पूर्णांक की अनुमति देना चाहते हैं, तो 'संपूर्ण संख्या' को 'अनुमति' ड्रॉप-डाउन मेनू से चुनें। आप आगे न्यूनतम और अधिकतम संख्या को परिभाषित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि उम्र को 18 से 65 तक सीमित करना है, तो न्यूनतम को 18 और अधिकतम को 65 पर सेट करें।

• दशमलव

  दशमलव संख्याओं के लिए, 'दशमलव' चुनें और सीमाएं निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप मौद्रिक मूल्यों जैसे कि कीमतों से निपट रहे हैं, तो आप प्रविष्टियों को 0.01 और 1000.00 के बीच सीमित कर सकते हैं। ये सीमाएं सुनिश्चित करती हैं कि केवल यथार्थवादी और समझदार प्रविष्टियाँ ही दर्ज की जाएं।

• सूची

  विशिष्ट वस्तुओं तक प्रविष्टियों को प्रतिबंधित करने के लिए, जैसे विभाग के नाम, 'सूची' विकल्प का उपयोग करें। आप एक बार में प्रविष्टियों की एक सूची टाइप कर सकते हैं, जो कॉमा से अलग हो, या वर्कबुक में सूची रेंज का संदर्भ बनाएं। यदि आपके पास सूची डेटा युक्त एक अलग शीट है, तो आप रेंज के लिए एक नाम परिभाषित कर सकते हैं (नाम प्रबंधक का उपयोग करके) और उसे संवाद बॉक्स में संदर्भित कर सकते हैं।

• तिथि

  तिथि प्रविष्टियों के लिए, 'तिथि' चुनें। आप शुरू और अंत तिथियों को सेट कर सकते हैं ताकि सभी प्रविष्टियां अनुचित समय सीमा के भीतर आएं, जैसे कि प्रोजेक्ट की समय सीमा। यह केवल आपकी निर्धारित सीमा के भीतर की तारीखों को दर्ज करने की अनुमति देता है, गलत प्रविष्टियों जैसे कि दूर के अतीत या भविष्य की तारीखों से बचता है।

• समय

  उसी तरह, आप 'समय' चुनकर और एक सीमा निर्दिष्ट करके समय प्रविष्टियों को सत्यापित कर सकते हैं, जो यह सुनिश्चित करने के लिए उपयोगी है कि नियुक्तियाँ कार्यालय के समय के भीतर निर्धारित की गई हैं।

• पाठ की लंबाई

  यह मानदंड उस पाठ की चरित्रों की संख्या को सीमित करता है जो किसी सेल में दर्ज की जा सकती है। उदाहरण के लिए, यह डेटा प्रविष्टि प्रपत्रों में महत्वपूर्ण है जहां भाग संख्या या उत्पाद आईडी की एक स्थिर लंबाई होती है।

• कस्टम

  उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए, 'कस्टम' विकल्प अनुमति देता है कि विशेष फार्मूलों को सत्यापन के लिए दर्ज किया जा सके। उदाहरण के लिए, प्रविष्टियों को केवल सम संख्याओं तक सीमित करने के लिए, आप एक फार्मूला जैसे =MOD(A1,2)=0 का उपयोग कर सकते हैं। इस प्रकार के फार्मूले अनूठे सत्यापन परिदृश्यों के लिए बहुत अधिक लचीलेपन प्रदान करते हैं।

चरण 4: इनपुट संदेश सेट करें

'इनपुट संदेश' टैब आपको उपयोगकर्ता के एक सेल को चुनने पर एक संदेश प्रदर्शित करने की अनुमति देता है। इस सुविधा का उपयोग यह बताने के लिए करें कि प्रविष्टि के लिए कौन सा डेटा वैध है, जो त्रुटियों को कम करेगा। उदाहरण के लिए, एक संदेश हो सकता है, "कृपया 1000 और 9999 के बीच एक उत्पाद कोड दर्ज करें।" एक सेल का चयन करने पर इनपुट संदेश पॉप अप होगा, उपयोगकर्ता को सहायक निर्देश प्रदान करेगा।

चरण 5: त्रुटि चेतावनियाँ सेट करें

'त्रुटि चेतावनी' टैब आपको निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है कि एक अवैध प्रविष्टि किए जाने पर क्या होता है। सबसे सामान्य प्रकार हैं:

• रोकना

  यह सबसे प्रतिबंधक चेतावनी प्रकार है। यदि कोई व्यक्ति ऐसा डेटा दर्ज करने की कोशिश करता है जो आपके नियमों का पालन नहीं करता है, तो 'रोक' चेतावनी प्रविष्टि को पूरी तरह से रोक देता है, जिससे उपयोगकर्ता को अपनी गलती को सुधारना पड़ता है।

• चेतावनी

  'चेतावनी' चेतावनी प्रविष्टि के साथ एक संभावित समस्या की जानकारी देता है, लेकिन यदि उपयोगकर्ता को ऐसा करना चाहे तो उसे आगे बढ़ने की अनुमति देता है। यह प्रवर्तन और उपयोगकर्ता विवेक के बीच एक मध्यस्थता करता है।

• सूचना

  'सूचना' चेतावनी सबसे कम हस्तक्षेप करती है। यह बस उपयोगकर्ता को एक संदेश के साथ जानकारी देती है बिना किसी नियम को लागू किए, उपयोगी फीडबैक प्रदान करता है और प्रविष्टि को स्वीकार करने की अनुमति देता है।

प्रासंगिक व्याख्या के साथ दिखाई देने वाले त्रुटि संदेश को अनुकूलित करें, जैसे "प्रविष्टि 65 के अधिकतम सीमा से अधिक है," यह बताते हुए कि प्रविष्टि क्यों अवैध है।

उन्नत डेटा सत्यापन – फार्मूले और गतिशील सूचियाँ

Excel का डेटा सत्यापन फार्मूलों के उपयोग और समावेशन के साथ और भी शक्तिशाली हो जाता है। एक आम परिदृश्य यह होता है कि गतिशील सूचियों का उपयोग कर सत्यापन किया जाता है, विशेष रूप से उस समय जब सूची विकल्प नियमित रूप से अपडेट या परिवर्तित होते हैं। आप एक सूची को सेल संदर्भों के साथ जोड़ सकते हैं जो पिछले चयन के आधार पर आश्रित सूचियों को भरती है।

गतिशील सूचियों के लिए उदाहरण

मान लीजिए कि आप ऐसा सत्यापन चाहते हैं जो किसी अन्य सेल के मान के आधार पर बदलता है, जैसे किसी अन्य सेल में चयनित देश के आधार पर शहर सूची को गतिशील रूप से बदलना। इसे Excel के INDIRECT फ़ंक्शन के साथ नामित श्रेणियों का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है।

मान लें:
- सेल A1: चयनित देश (यूएसए, कनाडा)
- अमेरिका शहरों के लिए नामित श्रेणी: USACities
- कनाडाई शहरों के लिए नामित श्रेणी: CanadaCities

1. प्रत्येक देश के तहत शहर सूची का नाम परिभाषित करें।
2. B1 में (जहां शहर चुना जाता है) सत्यापन सेट करें: प्रकार: सूची, स्रोत: =INDIRECT(A1 & "Cities")

यहाँ, यदि 'यूएसए' A1 में चुना जाता है, तो B1 में शहर ड्रॉप-डाउन 'USACities' से स्रोत करेगा, अन्यथा यह 'CanadaCities' से स्रोत करेगा। नामित श्रेणियों और INDIRECT फ़ंक्शन के उपयोग से गतिशील सूची प्रबंधन का समर्थन होता है।

अपने डेटा सत्यापन का परीक्षण करें

एक बार जब आपने अपने डेटा सत्यापन नियम सेट कर लिए हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए उनका परीक्षण करना महत्वपूर्ण है कि वे अपेक्षित रूप से कार्य करते हैं। सत्यापन सेल में भिन्न डेटा दर्ज करने का प्रयास करें यह देखने के लिए कि कैसे नियम वैध और अवैध डेटा पर प्रतिक्रिया देते हैं। विभिन्न इनपुट के साथ सत्यापन नियमों के कामकाज को देखकर आपको इन क्षेत्रों में डेटा प्रविष्टि आपके आवश्यक मानकों के अनुरूप होने का विश्वास मिलेगा।

डेटा सत्यापन का संपादन और निष्कासन

कभी-कभी, आपको डेटा सत्यापन नियमों को अपडेट करने या पूरी तरह से हटाने की आवश्यकता हो सकती है। ऐसा करने के लिए:

• उस सेल का चयन करें जिसमें वह सत्यापन नियम है जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
• 'डेटा' टैब के माध्यम से डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलें।
• 'सेटिंग्स', 'इनपुट संदेश', या 'त्रुटि चेतावनी' टैब्स में आवश्यक संपादन करें।
• एक सत्यापन नियम को हटाने के लिए, डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में "सभी साफ़ करें" पर क्लिक करें। इससे चयनित सेल से सभी सत्यापन सेटिंग्स प्रभावी रूप से हटा दी जाएंगी।

निष्कर्ष

Excel 2016 में प्रभावी डेटा सत्यापन नियम बनाना आपके डेटा प्रबंधन पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकता है जिससे आप कार्यदक्षता और संगति में सुधार कर सकते हैं। चाहे सरल संख्यात्मक सीमाएँ लागू कर रहे हों या सत्यापन के लिए जटिल फॉर्मूलों का उपयोग कर रहे हों, ये विशेषताएं डेटा इनपुट प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करती हैं और त्रुटियों को रोकती हैं। अभ्यास के साथ, अपने सत्यापन मानदंडों को अनुकूलित और विस्तारित करना एक अमूल्य उपकरण बन जाएगा जब आप Excel स्प्रेडशीट के साथ काम करेंगे।

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