Cómo crear reglas de validación de datos en Excel 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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En el mundo de la gestión de datos, es importante asegurarse de que la información se ingrese correctamente y de manera consistente. Excel 2016 ofrece una excelente función llamada Validación de Datos que te ayuda a mantener el control sobre el tipo y la calidad de los datos que ingresas en tu hoja de cálculo. La validación de datos no solo es beneficiosa para mantener la integridad de los datos, sino que también mejora la experiencia del usuario al ingresar datos.

Esta guía te enseñará cómo crear reglas de validación de datos en Excel 2016, permitiéndote establecer restricciones sobre los datos que se pueden ingresar en una celda. Estas restricciones pueden variar desde limitaciones simples, como restringir una celda a solo entradas numéricas, hasta fórmulas personalizadas más complejas que imponen reglas comerciales específicas.

¿Qué es la validación de datos en Excel?

La validación de datos en Excel es una función que te permite controlar el tipo de datos o valores que los usuarios pueden ingresar en una celda. Esta herramienta te da el poder de establecer reglas que ayudan a prevenir la entrada de datos incorrectos, reduciendo la posibilidad de errores. Por ejemplo, puedes limitar las entradas a una lista específica, asegurarte de que solo se ingresen números dentro de un cierto rango o permitir solo fechas anteriores a un determinado día.

La validación de datos de Excel puede aplicar una variedad de condiciones, tales como:

• Restricción de números - Especificar que los datos ingresados deben ser números dentro de un cierto rango.
• Longitud de texto - Asegurarse de que los datos ingresados tengan un número específico de caracteres.
• Fecha y hora - Verificar que las entradas sean fechas/horas y, opcionalmente, dentro de un cierto rango.
• Listas - Permitir que solo se ingresen elementos predefinidos de una lista.
• Fórmulas personalizadas - Usar fórmulas para definir criterios de validación.

Creando reglas de validación de datos

Ahora, pasemos a los pasos para crear una regla de validación de datos en Excel 2016:

Paso 1: Selecciona la(s) celda(s)

Primero selecciona la celda o el rango de celdas donde deseas aplicar la validación de datos. Puedes seleccionar celdas haciendo clic y arrastrando el mouse o manteniendo presionada la tecla “Ctrl” para seleccionar varias celdas no adyacentes. Seleccionar el rango de celdas correcto es importante porque determina dónde se aplicarán las reglas.

Paso 2: Abre el cuadro de diálogo de Validación de Datos

Una vez que tus celdas requeridas estén seleccionadas, ve a la pestaña 'Datos' en la cinta. Encontrarás la opción 'Validación de Datos' en el grupo 'Herramientas de Datos'. Haz clic en la opción 'Validación de Datos', y aparecerá un cuadro de diálogo.

Paso 3: Establece tus criterios de verificación

El cuadro de diálogo de Validación de Datos está dividido en tres pestañas: Configuración, Mensaje de Entrada y Alerta de Error. Inicialmente trabajarás con la pestaña 'Configuración' para definir tus criterios de validación. Veamos cómo puedes configurar reglas usando diferentes criterios:

• Número entero

  Si deseas permitir solo números enteros, selecciona 'Números Enteros' en el menú desplegable 'Permitir'. Puedes definir además los números mínimos y máximos permitidos. Por ejemplo, para restringir las edades de 18 a 65, deberías establecer el mínimo en 18 y el máximo en 65.

• Decimal

  Para números decimales, selecciona 'Decimal' y establece los límites. Por ejemplo, si trabajas con valores monetarios como precios, puedes querer limitar las entradas a entre 0,01 y 1000,00. Estos límites aseguran que solo se permitan entradas realistas y sensatas.

• Lista

  Para restringir las entradas a elementos específicos, como nombres de departamentos, utiliza la opción 'Lista'. Puedes escribir una lista de entradas aceptables, separadas por comas, o referenciar un rango de lista en el libro de trabajo. Si tienes una hoja separada que contiene los datos de la lista, puedes definir un nombre para el rango (usando el 'Administrador de Nombres') y referenciarlo en el cuadro de diálogo.

• Fecha

  Para entradas de fecha, selecciona 'Fecha'. Puedes establecer fechas de inicio y fin para asegurarte de que todas las entradas caigan dentro de un período de tiempo válido, como una fecha límite de proyecto. Esto limita las entradas solo a fechas dentro de tu rango especificado, evitando entradas erróneas como fechas muy pasadas o futuras.

• Hora

  De manera similar, puedes validar las entradas de tiempo seleccionando 'Hora' y especificando un rango, lo cual es útil para asegurarte de que las citas se programen dentro del horario laboral.

• Longitud del texto

  Este criterio limita el número de caracteres que se pueden ingresar en una celda. Por ejemplo, esto es importante en formularios de entrada de datos donde los números de parte o los IDs de productos tienen una longitud constante.

• Personalizado

  Para usuarios avanzados, la opción 'Personalizado' permite el ingreso de fórmulas específicas para la validación. Por ejemplo, para limitar las entradas a números pares, puedes usar una fórmula como =MOD(A1,2)=0. Tales fórmulas proporcionan mucha flexibilidad para escenarios de validación únicos.

Paso 4: Establece el mensaje de entrada

La pestaña 'Mensaje de Entrada' te permite mostrar un mensaje cuando el usuario selecciona una celda. Usa esta función para informar a los usuarios qué datos son válidos para ingresar, lo que reducirá los errores. Por ejemplo, un mensaje podría ser: "Por favor ingresa un código de producto entre 1000 y 9999." Seleccionar una celda hará aparecer el mensaje de entrada, proporcionando instrucciones útiles al usuario.

Paso 5: Configura alertas de error

La pestaña 'Alerta de Error' te permite especificar qué sucede cuando se hace una entrada no válida. Los tipos más comunes son:

• Detener

  Este es el tipo de alerta más restrictivo. Si alguien intenta ingresar datos que no siguen tus reglas, una alerta de 'Detener' detiene completamente la entrada, forzando al usuario a corregir su error.

• Advertencia

  La alerta 'Advertencia' informa al usuario de un posible problema con la entrada, pero le permite proceder si así lo desea. Esto crea un punto intermedio entre la aplicación y la discreción del usuario.

• Información

  La alerta 'Información' es la menos intrusiva. Simplemente notifica al usuario con un mensaje sin aplicar ninguna regla, proporcionando retroalimentación útil y permitiendo que se reconozca la entrada.

Personaliza el mensaje de error que aparece con una explicación relevante, como "La entrada excede el límite máximo de 65," explicando por qué la entrada es inválida.

Validación avanzada de datos: fórmulas y listas dinámicas

La validación de datos de Excel se vuelve aún más poderosa con el uso e inclusión de fórmulas. Un escenario común es realizar validación usando listas dinámicas, especialmente cuando las opciones de la lista se actualizan o cambian regularmente. Puedes vincular una lista con referencias de celdas que llenan listas dependientes en función de selecciones anteriores.

Ejemplo de listas dinámicas

Supongamos que quieres validaciones que cambien en función del valor de otra celda, como cambiar dinámicamente una lista de ciudades en función del país seleccionado en otra celda. Esto se puede lograr usando la función INDIRECTO de Excel junto con rangos nombrados.

Supongamos que:
- Celda A1: País seleccionado (EEUU, Canadá)
- Categoría nombrada para ciudades de EEUU: USACities
- Categoría nombrada para ciudades canadienses: CanadaCities

1. Define el nombre para la lista de ciudades bajo cada país.
2. En B1 (donde se selecciona la Ciudad) establece la validación: Tipo: Lista, Fuente: =INDIRECTO(A1 & "Cities")

Aquí, si 'EEUU' está seleccionado en A1, la lista desplegable de ciudad en B1 se hará a partir de 'USACities', de lo contrario se hará a partir de 'CanadaCities'. El uso de rangos nombrados y la función INDIRECTO permite una gestión flexible de listas dinámicas.

Prueba tu validación de datos

Una vez que hayas configurado tus reglas de validación de datos, es importante probarlas para asegurarte de que funcionen según lo esperado. Intenta ingresar diferentes datos en las celdas de validación para ver cómo responden las reglas a datos válidos e inválidos. Ver cómo funcionan las reglas de validación con diferentes entradas te da confianza de que la entrada de datos en estos campos se ajustará a tus estándares requeridos.

Editando y eliminando la validación de datos

A veces, es posible que necesites actualizar las reglas de validación de datos o eliminarlas por completo. Para hacer esto:

• Selecciona la celda que contiene la regla de validación que deseas modificar.
• Abre el cuadro de diálogo de Validación de Datos a través de la pestaña 'Datos'.
• Realiza las ediciones necesarias en las pestañas 'Configuración', 'Mensaje de Entrada' o 'Alerta de Error'.
• Para eliminar una regla de validación, haz clic en "Borrar Todo" en el cuadro de diálogo de Validación de Datos. Esto eliminará efectivamente todas las configuraciones de validación de las celdas seleccionadas.

Conclusión

Crear reglas de validación de datos efectivas en Excel 2016 puede impactar significativamente en tu gestión de datos al aumentar la precisión y consistencia. Ya sea aplicando simples restricciones numéricas o empleando fórmulas complejas para la validación, estas características optimizan el proceso de entrada de datos y previenen errores. Con la práctica, personalizar y expandir tus criterios de validación se convertirá en una herramienta invaluable cuando trabajes con hojas de cálculo de Excel.

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