Cómo crear y usar una plantilla en Microsoft Word

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Word es uno de los programas de procesamiento de texto más utilizados en el mundo. Una de sus características más potentes es la capacidad de crear y usar plantillas. Las plantillas en Microsoft Word son documentos prediseñados que puedes usar como punto de partida para tu trabajo. Pueden ahorrarte tiempo al proporcionar una estructura y un diseño consistentes que puedes aplicar a nuevos documentos, asegurando consistencia en tu trabajo. En esta guía, explicaremos en detalle cómo puedes crear y usar plantillas en Microsoft Word.

¿Qué es una plantilla?

Una plantilla es un tipo de documento que sirve como formato predeterminado para tus archivos. Define el diseño, el estilo y a veces el contenido o texto predefinido. Las plantillas pueden incluir configuraciones predefinidas como fuente, márgenes, encabezados y pies de página, y otras opciones de formato. Por ejemplo, podrías tener una plantilla para una carta comercial que uses cada vez que escribes a un cliente o una plantilla para tus informes mensuales. Las plantillas se pueden personalizar para muchos tipos de documentos, incluidas cartas, currículums, folletos y facturas.

¿Por qué usar plantillas?

Hay muchos beneficios al usar plantillas en Microsoft Word:

• Consistencia: Las plantillas ayudan a asegurar que el aspecto y la sensación de tipos similares de documentos sea consistente.
• Eficiencia: Al comenzar con una plantilla, no necesitas configurar tu documento desde cero cada vez. Esto ahorra tiempo y reduce tareas repetitivas.
• Profesionalismo: Las plantillas a menudo siguen las mejores prácticas y estándares en la presentación de formatos y contenido, lo que puede mejorar el profesionalismo de tus documentos.
• Personalización: Una vez que tienes la plantilla lista, puedes personalizarla para que se adapte a tus necesidades específicas mientras mantienes la estructura general.

Creando una plantilla en Microsoft Word

Crear una plantilla en Microsoft Word es un proceso sencillo. Sigue estos pasos para crear una plantilla:

1. Abre un nuevo documento: Inicia Microsoft Word y abre un nuevo documento en blanco.
2. Configura tu plantilla: Cada vez que crees un nuevo archivo con esta plantilla, formatea el documento de la manera que desees. Esto incluye:
   • Configurar el diseño de página (márgenes, orientación, tamaño).
   • Definir estilos para varios elementos como títulos, texto principal y leyendas.
   • Agregar información de encabezado y pie de página si es necesario.
   • Incluir cualquier texto estándar o marcadores de posición que desees que aparezcan en cada nuevo documento.
3. Guardar como plantilla: Haz clic en Archivo en el menú superior. Elige Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, cambia el tipo de archivo a Plantilla de Word (*.dotx) en versiones de Word posteriores a 2007. Nombra tu plantilla y elige una ubicación para guardarla. Por defecto, Word guardará tu plantilla en una carpeta de plantillas personalizadas de Office.

Usando plantillas en Microsoft Word

Una vez que hayas creado una plantilla, puedes usarla para crear nuevos documentos. Así es cómo:

1. Abre Word: Inicia Microsoft Word.
2. Encuentra tu plantilla: Haz clic en Archivo y luego en Nuevo. Verás una selección de plantillas destacadas de Office. Para usar tu plantilla personalizada, haz clic en la opción Personal en la parte superior de la pantalla o búscala si es necesario.
3. Crea el documento: Haz clic en la plantilla que deseas usar. Word abrirá un nuevo documento basado en la plantilla que seleccionaste.
4. Edita y guarda: Haz los cambios necesarios en tu documento. Asegúrate de guardar tu nuevo documento con un nuevo nombre para preservar la plantilla.

Editando la plantilla

A veces puedes necesitar actualizar tu plantilla con nuevos estilos o texto. Para editar una plantilla existente, sigue estos pasos:

1. Abre la plantilla: Abre Microsoft Word y ve a Archivo > Abrir. Ve a la ubicación donde guardaste tu plantilla. Es posible que tengas que cambiar el tipo de archivo a Plantilla para ver tu archivo.
2. Edita: Haz los cambios necesarios en tu plantilla.
3. Guarda: Haz clic en Archivo > Guardar o Guardar como si deseas guardarla como una nueva plantilla.

Gestionando plantillas

Es importante gestionar tus plantillas de manera efectiva, especialmente si tienes múltiples plantillas que usas regularmente. Aquí hay algunos consejos:

• Organiza las plantillas: Guarda tus plantillas en una carpeta o ubicación dedicada para que puedas acceder a ellas fácilmente.
• Denomina claramente las plantillas: Usa nombres descriptivos para tus plantillas para que puedas identificar rápidamente su propósito.
• Actualizaciones regulares: Mantén las plantillas actualizadas para reflejar cualquier cambio en tus requisitos de documentos o estándares de la empresa.

Consejos avanzados para el uso de plantillas

Conforme te familiarices más con las plantillas, puedes explorar características más avanzadas para mejorar la productividad:

• Macros: Usa macros para automatizar tareas repetitivas. Las macros se pueden grabar y guardar en plantillas para una mayor eficiencia.
• Controles de contenido: Usa controles de contenido en tus plantillas para crear campos que los usuarios puedan completar, como formularios o documentos de entrada de datos.
• Estilos vinculados: Crea plantillas con estilos vinculados para garantizar un formato consistente a lo largo de diferentes secciones de tu documento.

Tipos comunes de plantillas en Microsoft Word

Puedes crear varios tipos de plantillas en Word, dependiendo de tus necesidades:

• Cartas comerciales: Plantillas estándar para comunicaciones comerciales, con la dirección de la empresa y el formato ya establecidos.
• Currículum: Secciones preformateadas para toda la información relevante, como detalles personales, experiencia, habilidades y educación.
• Informes: Plantillas que formatean un diseño consistente para informes, con encabezados, subencabezados y estilo consistente.
• Factura: Una plantilla lista para facturar a clientes, que incluye campos para fecha, servicios, tarifas e información de contacto.

Conclusión

Las plantillas son una característica poderosa en Microsoft Word que pueden aumentar enormemente tu productividad y asegurar consistencia en tus documentos. Al entender cómo crear, gestionar y usar plantillas, puedes optimizar tu flujo de trabajo y enfocarte más en el contenido en lugar del formato. Ya sea que necesites plantillas para cartas comerciales, currículums, o cualquier otro tipo de documento, Microsoft Word ofrece soluciones flexibles para satisfacer tus necesidades.

Con estos conocimientos, estás bien preparado para aprovechar al máximo las plantillas de Word y personalizarlas según tus necesidades específicas.

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