Как создавать и управлять проектами в Asana

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

АсанаПроектыУправлениеОрганизацияЭффективностьУправление задачамиКомандное сотрудничествоРабочий процессПродуктивностьWindowsMacЛинукс

Asana — это широко используемый инструмент управления проектами, который помогает командам организовывать свою работу и следить за соблюдением сроков. Независимо от того, руководите ли вы большой командой или работаете индивидуально, Asana может стать мощным союзником в достижении продуктивности и ясности. Это руководство подробно описывает пошаговый процесс эффективного создания и управления проектами в Asana.

Начало работы с Asana

Прежде чем приступить к созданию проекта, важно понять интерфейс и функции Asana. Если вы не знакомы с Asana, начните с регистрации аккаунта. Посетите asana.com и зарегистрируйтесь, используя свою электронную почту. После создания аккаунта и входа в систему вы попадете в свое "рабочее пространство". Рабочее пространство в Asana - это ваш центральный диспетчер, где находятся все ваши задачи и проекты.

Создание нового проекта

Проекты являются основными организационными единицами в Asana. Чтобы создать новый проект, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на свою Панель управления, которая является вашим домашним видом после входа в Asana.
2. На левой боковой панели вы увидите кнопку «+ Новый» рядом с «Проектами». Нажмите на нее, чтобы начать новый проект.
3. Asana предлагает вам шаблоны, такие как «Маркетинг», «Дизайн», «HR», или дает возможность создать «Пустой проект». Выберите шаблон, который соответствует вашим потребностям, или начните с нуля.
4. Дайте вашему проекту описательное название, которое четко указывает на его цель, например, «Маркетинговый план на Q4».
5. Выберите, хотите ли вы видеть проект в виде «списка» или «доски». Вид списка – это линейный подход, где задачи размещены вертикально, в то время как вид доски использует столбцы для задач, аналогично Канбан-доске.
6. Вы можете выбрать между частным и публичным проектом. Публичный проект виден всем членам команды в рабочем пространстве, в то время как частный проект виден только приглашенным участникам.
7. Нажмите «Создать проект», и ваш проект будет готов к использованию.

Добавление и управление задачами

Задачи — это рабочие элементы или "дела" в проекте. Вот как добавить и управлять задачами в вашем проекте Asana:

1. Перейдите в ваш вновь созданный проект. В правой части экрана нажмите кнопку «+ Добавить задачу», чтобы создать задачу.
2. Ясно и кратко укажите название работы.
3. Чтобы добавить больше деталей к каждой задаче, нажмите на задачу. Откроется панель задач, где вы можете:
• Добавить детали задачи: Предоставьте больше контекста или данных о задаче.
• Назначить задачу: Используйте поле «Назначить», чтобы назначить задачу члену команды. Введите их имя или адрес электронной почты и выберите из списка.
• Установить срок выполнения: Установите дедлайн с помощью функции «Дата выполнения», чтобы задачи были выполнены вовремя.
• Прикрепить файлы: Вы можете загружать связанные с задачей документы непосредственно в виде вложений.
• Добавить подзадачи: Если задача сложная и требует разбиения на более мелкие шаги, создайте подзадачи, используя опцию Подзадачи.
• Комментарии: Используйте функцию комментариев для обсуждений с командой непосредственно под задачами, чтобы обеспечить центральную координацию коммуникаций.
4. Добавьте больше задач в проект, следуя той же процедуре.
5. Чтобы перемещать задачи между различными разделами в виде «Доски», просто перетащите их в нужный столбец.

Использование разделов и вех

Разделы и вехи в Asana помогают разбить ваши проекты, чтобы они были легче навигацией.

Поток

• В режиме списка разделы являются горизонтальными разделителями между задачами в проекте. Чтобы создать новый раздел:
• Нажмите кнопку «+ Добавить раздел» в верхней части списка задач.
• Назовите ваши разделы соответственно, например, «Этап 1», «Этап 2», «Завершенные задачи» и т.д.
• Перетаскивайте задачи из одного раздела в другой для более удобной организации.

Вехи

• Вехи, с другой стороны, представляют собой категории задач, которые отражают важные стадии проекта. Они используются для обозначения важных целей или сроков.
• Создайте задачу, как обычно, затем преобразуйте ее в веху, нажав опцию "Веха" в деталях задачи.

Установка приоритетов

В любом проекте некоторые задачи имеют более высокий приоритет, чем другие. Asana позволяет устанавливать приоритеты задач с помощью меток и пользовательских полей:

Метки

• Прикрепляйте метки, чтобы обозначить приоритет задач, например, «высокий приоритет», «срочный», «низкий приоритет» и т.д.
• Чтобы добавить метку, откройте задачу, нажмите "Добавить метку" и введите имя метки.

Пользовательские поля

• Используйте пользовательские поля для получения более высокой детализации и специфичности, чем просто с помощью меток. Вы можете настроить поля для уровней приоритетов с помощью раскрывающихся списков, чисел или текстовых полей.
• Откройте ваш проект, перейдите к «Настройка» в заголовке проекта и нажмите «Добавить пользовательское поле».
• Определите поле для «Приоритета», где вы можете указать такие параметры, как «Высокий», «Средний» и «Низкий».
• Активируйте ваши пользовательские поля в аналогичных проектах для обеспечения согласованности.

Интеграция Asana с другими приложениями

Сила Asana увеличивается еще больше при интеграции. Она может работать без сбоев с различными инструментами, которые вы уже используете:

• Электронная почта: С помощью Asana для Outlook или Gmail вы можете преобразовать письма в задачи.
• Slack: Создавайте задачи непосредственно из сообщений Slack или получайте уведомления Asana в Slack.
• Google Calendar: Синхронизируйте задачи Asana с Google Calendar, чтобы уверенно следить за датами выполнения.
• Отслеживание времени: Интегрируйте приложения для отслеживания времени, такие как Toggl или Harvest, для управления временем, затрачиваемым на задачи.

Для интеграции с приложением зайдите в “Программы” в настройках вашего аккаунта Asana. Найдите нужное приложение и следуйте инструкциям по установке, следуя предоставленным конкретным инструкциям.

Контроль и отчетность по проектам

Мониторинг прогресса и эффективности ваших проектов в Asana — ключ к успешному управлению проектами.

• Панель управления проектом: Предоставляет сводный вид статуса вашего проекта с виджетами для процента завершенности, просроченных задач и т.д. Вы можете настроить эту панель для отображения соответствующих метрик.
• Расширенный поиск и отчеты: Используйте функцию поиска Asana для создания отчетов. Фильтруйте по различным критериям, таким как назначенные, проекты, даты выполнения и статус завершенности, чтобы создать пользовательские отчеты для анализа.

Для доступа к функциям отчетности перейдите в “Отчеты” или используйте строку поиска. Сохраните ценные результаты поиска для легкого доступа в будущем и поделитесь ими с вашей командой.

Использование функций коммуникации команды

Asana процветает в экосистеме, где коллаборация и коммуникация постоянно содействуются:

• Комментарии к задачам: Поощряйте членов команды общаться через комментарии в процессе выполнения задач, чтобы сохранить контекст.
• Упоминания: Используйте «@упоминания», чтобы напрямую обратиться к членам команды в комментариях или описаниях задач для повышения отзывчивости.
• Входящие: Выполняет роль центра уведомлений, в котором вы получаете обновления о задачах и проектах, которые вы следите.
• Общение в команде: Используйте эту функцию для более широких обсуждений, не связанных с конкретной задачей или проектом. Эти обсуждения происходят вне "входящих".

Постоянная коммуникация обеспечивает единство и облегчает быстрое принятие решений.

Управление разрешениями и настройками конфиденциальности

Asana предоставляет инструменты для поддержания контроля над тем, кто может видеть и делать что в вашем проекте:

• Убедитесь, что частные проекты остаются частными, корректируя настройки конфиденциальности на этапе создания проекта или в обзоре проекта.
• Чтобы избежать беспорядка и перегрузки информацией, приглашайте участников команды только в проекты, которые требуют их участия.
• Используйте функцию “Гость”, чтобы предоставить клиентам или поставщикам ограниченный доступ без участия их в вашем обширном рабочем пространстве.

Применение передового опыта и возможностей автоматизации

Максимизируйте эффективность использования Asana с помощью передовых методов и автоматизации:

• Повторяющиеся задачи: Автоматизируйте повторяющиеся задачи, задав их на ежедневное, недельное или месячное повторение.
• Шаблоны проектов: Преобразуйте успешные проектные структуры в шаблоны для бесшовной настройки проектов в будущем.
• Правила: Автоматизируйте такие действия, как перенос задач, изменение исполника и обновления статуса для минимизации ручного вмешательства.

Заключение

Успешное управление проектами на Asana зависит от вашего понимания его функций и способности систематически их применять. От создания проектов до управления задачами, установки приоритетов, интеграции с существующими приложениями и мониторинга прогресса, Asana предлагает мощный инструментарий для продуктивного и эффективного управления проектами. С помощью автоматизации процессов, улучшенной коммуникации и комплексной отчетности ваши цели проекта станут достижимыми вехами, шаг за шагом.

В постоянно развивающемся ландшафте бизнес-динамики и командной работы, Asana может стать универсальным инструментом, который вам нужен, чтобы оставаться организованными, связанными и идти в ногу с вашими дедлайнами.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление