Como criar e gerenciar projetos no Asana

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

AsanaProjetosGestãoOrganizaçãoEficiênciaGestão de TarefasColaboração em equipeFluxo de TrabalhoProdutividadeJanelasMacLinux

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada que ajuda as equipes a organizarem seu trabalho e garantirem que estão no caminho certo para cumprir prazos. Seja você o líder de uma equipe grande ou trabalhando individualmente, o Asana pode ser um aliado poderoso para alcançar produtividade e clareza. Este guia detalha o processo passo a passo para criar e gerenciar projetos de forma eficaz no Asana.

Começando com o Asana

Antes de mergulhar na criação de projetos, é importante entender a interface e os recursos do Asana. Se você não estiver familiarizado com o Asana, comece se inscrevendo para criar uma conta. Visite asana.com e registre-se usando seu e-mail. Após criar uma conta e fazer login, você será direcionado para o seu "workspace". Um workspace no Asana é seu painel de controle central onde todas as suas tarefas e projetos residem.

Criando um novo projeto

Projetos são as principais unidades organizacionais dentro do Asana. Para criar um novo projeto, siga os passos abaixo:

1. Vá para o seu Dashboard, que é a sua visualização inicial quando está logado no Asana.
2. No painel lateral esquerdo, você verá um botão “+ Novo” próximo a “Projetos”. Clique nele para iniciar um novo projeto.
3. O Asana oferece templates como “Marketing”, “Design”, “RH” ou lhe dá a opção de criar um “Projeto em Branco”. Escolha o template que melhor se adapta às suas necessidades ou comece do zero.
4. Dê ao seu projeto um nome descritivo que indique claramente seu propósito, como “Plano de Marketing Q4”.
5. Escolha se deseja que o projeto esteja na visualização “lista” ou “quadro”. A visualização de lista é linear com tarefas empilhadas verticalmente, enquanto a visualização de quadro usa colunas para tarefas, semelhante a um quadro Kanban.
6. Você pode escolher entre um projeto privado ou público. Um projeto público é visível para todos os membros da equipe no workspace, enquanto um projeto privado é visível apenas para os membros convidados.
7. Clique em “Criar Projeto”, e seu projeto estará pronto para uso.

Adicionar e gerenciar tarefas

Tarefas são itens acionáveis ou "afazeres" dentro de um projeto. Veja como adicionar e gerenciar tarefas em seu projeto Asana:

1. Vá para o seu recém-criado projeto. Na parte direita da visualização, clique no botão “+ Adicionar tarefa” para criar uma tarefa.
2. Diga o nome da tarefa de forma clara e concisa.
3. Para adicionar mais detalhes a cada tarefa, clique na tarefa. Um painel de tarefas será aberto onde você pode:
• Adicionar detalhes da tarefa: Forneça mais contexto ou detalhes sobre a tarefa.
• Atribuir uma tarefa: Use a caixa “Responsável” para atribuir uma tarefa a um membro da equipe. Insira o nome ou e-mail e selecione da lista.
• Definir Data de Vencimento: Defina um prazo usando o recurso “Data de Vencimento” para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo.
• Anexar arquivos: Você pode enviar documentos relacionados à tarefa diretamente como anexos.
• Adicionar subtarefas: Se uma tarefa for complexa e precisar ser dividida em etapas menores, crie subtarefas usando a opção Subtarefas.
• Comentários: Use o recurso de comentários para conversas em equipe logo abaixo das tarefas, garantindo que todas as comunicações estejam centralizadas.
4. Adicione mais tarefas ao projeto seguindo o mesmo processo.
5. Para mover tarefas entre diferentes seções na visualização “Quadro”, basta arrastá-las e soltá-las na coluna apropriada.

Uso de seções e marcos

Seções e marcos no Asana ajudam a desmembrar seus projetos para torná-los mais fáceis de navegar.

Seções

• Na visualização de lista, as seções são separadores horizontais entre tarefas dentro de um projeto. Para criar uma nova seção:
• Clique no botão “+ Adicionar Seção” no topo da sua lista de tarefas.
• Nomeie suas seções devidamente, por exemplo, “Etapa 1”, “Etapa 2”, “Tarefas Concluídas”, etc.
• Arraste e solte tarefas de uma seção para outra para uma melhor organização.

Marcos

• Os marcos, por outro lado, são categorias de tarefas que representam etapas importantes de um projeto. Eles são usados para marcar metas ou prazos importantes.
• Crie uma tarefa normalmente, depois converta-a em um marco clicando na opção "Marco" dentro dos detalhes da tarefa.

Definindo prioridades

Em qualquer projeto, algumas tarefas têm prioridade mais alta do que outras. O Asana permite priorizar tarefas por meio de tags e campos personalizados:

Tags

• Anexe tags para indicar a prioridade das tarefas, por exemplo, “alta prioridade”, “urgente”, “baixa prioridade”, etc.
• Para adicionar uma tag, abra uma tarefa, clique em "Adicionar Tag" e digite o nome da tag desejada.

Campos personalizados

• Use campos personalizados para mais informações do que a granularidade e especificidade fornecidas pelas tags. Você pode configurar campos para níveis de prioridade usando menus suspensos, números ou campos de texto.
• Abra seu projeto, vá para “Personalizar” no cabeçalho do projeto e clique em “Adicionar Campo Personalizado”.
• Defina um campo para “Prioridade” onde você pode especificar opções como “Alta”, “Média” e “Baixa”.
• Habilite seus campos personalizados em projetos semelhantes para manter a consistência.

Integração do Asana com outros aplicativos

O poder do Asana aumenta ainda mais com as integrações. Ele pode trabalhar perfeitamente com uma variedade de ferramentas que você já usa:

• Email: Com o Asana para Outlook ou Gmail, você pode converter e-mails em tarefas.
• Slack: Crie tarefas diretamente das mensagens do Slack ou receba notificações do Asana no Slack.
• Google Calendar: Sincronize suas tarefas do Asana com o Google Calendar para garantir que os prazos estejam visíveis.
• Rastreamento de tempo: Integre aplicativos de rastreamento de tempo como Toggl ou Harvest para gerenciar o tempo gasto nas tarefas.

Para integrar com um aplicativo, acesse "Apps" nas configurações da sua conta Asana. Procure pelo aplicativo desejado e siga as instruções de instalação, seguindo as instruções específicas fornecidas.

Monitoramento e relatório de projetos

Monitorar o progresso e a eficácia de seus projetos no Asana é a chave para um gerenciamento de projetos bem-sucedido.

• Painel do Projeto: Fornece uma visão resumida do status do seu projeto com widgets para porcentagem de conclusão, tarefas atrasadas, etc. Você pode personalizar este painel para exibir métricas relevantes.
• Busca avançada e relatórios: Use o recurso de pesquisa do Asana para criar relatórios. Filtre por vários critérios como responsáveis, projetos, datas de vencimento e status de conclusão para criar relatórios personalizados para análise.

Para acessar esses recursos de relatórios, vá até a opção “Relatórios” ou use a barra de pesquisa. Salve resultados de pesquisa valiosos para fácil acesso futuro e compartilhe-os com sua equipe.

Usando recursos de comunicação em equipe

O Asana prospera em um ecossistema onde a colaboração e a comunicação são constantemente facilitadas:

• Comentários de tarefas: Incentive os membros da equipe a se comunicarem por meio de comentários durante as tarefas para manter o contexto.
• Menções: Use “@menções” para endereçar diretamente membros da equipe em comentários ou descrições de tarefas para aumentar a capacidade de resposta.
• Caixa de entrada: Aja como um centro de notificação onde você recebe atualizações sobre as tarefas e projetos que está acompanhando.
• Conversas em equipe: Use este recurso para discussões mais amplas não relacionadas a uma tarefa ou projeto específico. Essas discussões acontecem fora da caixa de entrada.

A comunicação constante garante que todos estejam unidos e facilita a tomada rápida de decisões.

Gerenciar permissões e configurações de privacidade

O Asana fornece ferramentas para manter o controle sobre quem pode ver e fazer o que em seu projeto:

• Certifique-se de que projetos privados permaneçam privados ajustando as configurações de privacidade no momento da criação do projeto ou na visão geral do projeto.
• Para evitar desorganização e sobrecarga de informações, convide membros da equipe apenas para projetos que exijam seu envolvimento.
• Use o recurso “Convidado” para dar a clientes ou fornecedores acesso limitado sem incluí-los em seu workspace extenso.

Adoção de melhores práticas e recursos de automação

Maximize a eficiência do uso do Asana por meio de melhores práticas e automação:

• Tarefas recorrentes: Automatize tarefas repetitivas definindo-as para repetir diariamente, semanalmente ou mensalmente.
• Modelos de projeto: Converta estruturas de projetos bem-sucedidas em modelos para configuração de projetos sem problemas no futuro.
• Regras: Automatize ações como transferências de tarefas, alterações de responsáveis e atualizações de status para minimizar a intervenção manual.

Conclusão

O sucesso no gerenciamento de projetos no Asana depende da sua compreensão de seus recursos e da capacidade de aplicá-los sistematicamente. Desde a criação de projetos até o gerenciamento de tarefas, definição de prioridades, integração com aplicativos existentes e monitoramento de progresso, o Asana fornece um kit de ferramentas robusto para gerenciamento de projetos produtivo e eficaz. Com processos automatizados, comunicação aprimorada e relatórios abrangentes, suas metas de projeto se tornarão marcos alcançáveis, um passo de cada vez.

No cenário em constante evolução de negócios e dinâmicas de equipe, o Asana pode ser a ferramenta versátil que você precisa para se manter organizado, conectado e à frente dos seus prazos.

  Compartilhe Este Artigo

Se você encontrar algo errado com o conteúdo do artigo, você pode solicitar uma atualização