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Asanaでプロジェクトを作成および管理する方法
編集済み 1 1週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 1 1週間前
Asanaは、チームが作業を整理し、期限を守るために使用される広く利用されているプロジェクト管理ツールです。大規模なチームをリードしている場合でも、個別に作業を行っている場合でも、Asanaは生産性と明確さを達成するための強力な味方です。このガイドは、Asanaで効果的にプロジェクトを作成および管理するためのステップバイステップのプロセスを詳述しています。
Asanaの始め方
プロジェクトの作成に進む前に、Asanaのインターフェースと機能を理解することが重要です。Asanaに慣れていない場合は、アカウントを作成するためにサインアップして開始します。asana.comにアクセスしてメールを使用して登録します。アカウントを作成しログインすると、「ワークスペース」に案内されます。Asanaのワークスペースは、すべてのタスクとプロジェクトが存在する中央制御パネルです。
新しいプロジェクトを作成する
プロジェクトは、Asana内での主要な組織単位です。新しいプロジェクトを作成するには、以下の手順を実行します：
- ダッシュボードにアクセスします。Asanaにログインしているときのホームビューです。
- 左サイドバーで、「プロジェクト」の横にある「+ New」ボタンが表示されます。それをクリックして新しいプロジェクトを開始します。
- Asanaは、「マーケティング」、「デザイン」、「人事」などのテンプレートを提供し、「ブランクプロジェクト」を作成するオプションもあります。必要に応じたテンプレートを選択するか、最初から始めてください。
- プロジェクトの目的を明確に示す説明的な名前を付けます。例として「第4四半期マーケティング計画」など。
- プロジェクトを「リストビュー」または「ボードビュー」にするか選択します。リストビューはタスクが縦に積み重ねられる線形ビューで、ボードビューはカンバンボードに似た列を使用します。
- プロジェクトをプライベートまたは公開にするか選択します。公開プロジェクトはワークスペース内のすべてのチームメンバーに表示され、プライベートプロジェクトは招待されたメンバーにのみ表示されます。
- 「プロジェクトを作成」をクリックすると、プロジェクトが使用可能になります。
タスクを追加および管理する
タスクは、プロジェクト内の実行可能な項目または「やること」です。Asanaプロジェクトでタスクを追加および管理する方法は次のとおりです：
- 新たに作成したプロジェクトに移動します。ビューの右側で「+ Add task」ボタンをクリックしてタスクを作成します。
- ジョブの名前を明確かつ簡潔に述べます。
- 各タスクに詳細を追加するには、タスクをクリックします。タスクパネルが開き、次のことができます：
- タスクの詳細を追加: タスクについての文脈や詳細を提供します。
- タスクの割り当て: 「アサイン」ボックスを使用してチームメンバーにタスクを割り当てます。名前またはメールを入力し、リストから選択します。
- 締め切りを設定: 「締切日」機能を使用して、タスクが期限内に完了するように期限を設定します。
- ファイルを添付: タスク関連のドキュメントを直接添付ファイルとしてアップロードできます。
- サブタスクを追加: タスクが複雑で小さなステップに分解する必要がある場合、「サブタスク」オプションを使用してサブタスクを作成します。
- コメント: タスクの下にあるコメント機能を使用してチームの会話を集中化します。
- 同じプロセスでプロジェクトにタスクをさらに追加します。
- 「ボード」ビューの異なるセクション間でタスクを移動するには、それらを適切な列にドラッグアンドドロップします。
セクションとマイルストーンの使用
Asanaのセクションとマイルストーンは、プロジェクトを分解してナビゲートを容易にするのに役立ちます。
ストリーム
- リストビューでは、セクションはプロジェクト内のタスク間の水平セパレーターです。新しいセクションを作成するには：
- タスクリストの上部にある「+ Add Section」ボタンをクリックします。
- 「ステップ1」、「ステップ2」、「完了したタスク」などの名前を付けます。
- タスクをドラッグアンドドロップして、セクション間でより良い組織化を実現します。
マイルストーン
- 一方、マイルストーンはプロジェクトの重要なステージを表すタスクのカテゴリです。重要な目標や期限をマークするために使用されます。
- 通常どおりタスクを作成し、タスクの詳細内の「マイルストーン」オプションをクリックしてタスクをマイルストーンに変換します。
優先順位の設定
どのプロジェクトでも、他のタスクよりも優先度が高いタスクがあります。Asanaでは、タグやカスタムフィールドを使ってタスクに優先順位を付けることができます：
タグ
- 「高優先度」、「緊急」、「低優先度」など、タスクの優先度を示すためにタグを添付します。
- タグを追加するには、タスクを開き、「Add Tag」をクリックしてタグ名を入力します。
カスタムフィールド
- タグが提供する詳細さや具体性以上の情報にはカスタムフィールドを使用します。ドロップダウン、数値、テキストフィールドを使用して優先度レベルのフィールドを設定できます。
- プロジェクトを開き、プロジェクトヘッダーの「Customize」に移動し、「Add Custom Field」をクリックします。
- 「優先度」のフィールドを定義し、「高」、「中」、「低」などのオプションを指定します。
- 一貫性を保つために、類似のプロジェクトでカスタムフィールドを有効にします。
他のアプリとの統合
Asanaの力はさらに統合で増します。すでに使用しているさまざまなツールとシームレスに連携できます：
- メール: OutlookまたはGmail用のAsanaを使用して、メールをタスクに変換することができます。
- Slack: Slackメッセージから直接タスクを作成したり、Slack内でAsana通知を受信できます。
- Googleカレンダー: AsanaのタスクをGoogleカレンダーと同期して、締切を表示します。
- 時間追跡: TogglやHarvestなどの時間追跡アプリを統合して、タスクに費やす時間を管理します。
アプリと統合するには、Asanaアカウント設定の「Apps」にアクセスします。希望するアプリを検索し、インストールプロンプトに従って、提供される特定の指示に従います。
プロジェクトの監視と報告
Asanaでプロジェクトの進捗と効果を監視することは、プロジェクト管理の成功の鍵です。
- プロジェクトダッシュボード: 完了率、期限切れタスクなどのウィジェットを備えたプロジェクトステータスの概要ビューを提供します。このダッシュボードをカスタマイズして関連する指標を表示できます。
- 高度な検索とレポート: Asanaの検索機能を使用してレポートを作成します。アサイン、プロジェクト、締切日、完了ステータスなどのさまざまな基準でフィルタリングして、分析のためのカスタマイズされたレポートを作成します。
これらのレポート機能にアクセスするには、「レポート」オプションに移動するか、検索バーを使用します。将来の簡単なアクセスのために貴重な検索結果を保存し、チームと共有します。
チームコミュニケーション機能の使用
Asanaは、コラボレーションとコミュニケーションが常に促進されるエコシステムで栄えます：
- タスクコメント: チームメンバーがタスク中にコメントを通じてコミュニケーションを維持することを奨励します。
- メンション: コメントやタスクの説明で「@メンション」を使用して、チームメンバーに直接的に対処し、応答性を向上させます。
- 受信トレイ: 追従しているタスクやプロジェクトに関する更新を受け取る通知センターとして機能します。
- チーム会話: 特定のタスクやプロジェクトに関連しないより広い議論のためにこの機能を使用します。これらの議論は受信トレイの外で行われます。
常時連絡を取り合うことは、すべての人が団結していることを確実にし、迅速な意思決定を促進します。
権限とプライバシー設定の管理
Asanaは、プロジェクトで誰が何を見ることができるかを制御するためのツールを提供します：
- プロジェクト作成時またはプロジェクト概要でプライバシー設定を調整することで、プライベートプロジェクトをプライベートに保つことを確認します。
- 煩雑さや情報のオーバーロードを避けるために、その関与を必要とするプロジェクトにのみチームメンバーを招待します。
- 「ゲスト」機能を使用して、広範なワークスペースに含めずに顧客やベンダーに制限されたアクセスを提供します。
ベストプラクティスと自動化機能の採用
ベストプラクティスと自動化を通じてAsanaの効率を最大化します：
- 繰り返しタスク: 毎日、毎週、毎月繰り返されるように設定して、反復タスクを自動化します。
- プロジェクトテンプレート: 成功したプロジェクトフレームワークをテンプレートに変換し、将来のシームレスなプロジェクト設定に備えます。
- ルール: タスクの転送、アサインの変更、ステータスの更新などのアクションを自動化し、手動の干渉を最小限に抑えます。
結論
Asanaでの成功したプロジェクト管理は、その機能の理解とそれを体系的に適用する能力に依存します。プロジェクトの作成からタスクの管理まで、優先順位の設定、既存のアプリケーションとの統合、進捗の監視に至るまで、Asanaは生産的で効果的なプロジェクト管理のための強力なツールキットを提供します。自動化されたプロセス、改善されたコミュニケーション、包括的な報告により、プロジェクトの目標は一歩ずつ達成可能なマイルストーンになります。
ビジネスやチームダイナミクスの進化し続ける環境の中で、Asanaは組織化され、接続され、締め切りを守るために必要な多用途のツールとなるでしょう。
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