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असाना में परियोजनाओं को कैसे बनाएं और प्रबंधित करें
संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 1 सप्ताह पहले
असाना एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो टीमों को उनके काम को संगठित करने में मदद करता है, और यह सुनिश्चित करता है कि वे समय सीमा को पूरा करने के लिए ट्रैक पर हैं। चाहे आप एक बड़ी टीम का नेतृत्व कर रहे हों या व्यक्तिगत रूप से काम कर रहे हों, उत्पादकता और स्पष्टता प्राप्त करने में असाना एक शक्तिशाली सहयोगी हो सकता है। यह गाइड असाना में प्रभावी ढंग से परियोजनाएं बनाने और प्रबंधित करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया को विस्तृत करता है।
असाना के साथ आरंभ करना
परियोजना निर्माण में गोता लगाने से पहले, असाना के इंटरफेस और सुविधाओं को समझना महत्वपूर्ण है। यदि आप असाना से परिचित नहीं हैं, तो खाता बनाने के लिए साइन अप करके शुरुआत करें। asana.com पर जाएं और अपने ईमेल का उपयोग करके पंजीकरण करें। एक बार जब आपने खाता बना लिया और लॉग इन कर लिया, तो आपको आपके "कार्यस्थान" में ले जाया जाएगा। असाना में एक कार्यस्थान आपका केंद्रीय नियंत्रण पैनल है जहां आपकी सभी कार्य और परियोजनाएं निवास करती हैं।
नई परियोजना बनाना
असाना के भीतर परियोजनाएं मुख्य संगठनात्मक इकाइयाँ हैं। नई परियोजना बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- अपने डैशबोर्ड पर जाएं, जो आपकी असाना में लॉग इन होने पर घर का दृश्य होता है।
- बाएँ साइडबार पर, आपको "परियोजनाएं" के बगल में "+ नया" बटन दिखाई देगा। एक नई परियोजना शुरू करने के लिए इस पर क्लिक करें।
- असाना आपको "मार्केटिंग", "डिजाइन", "एचआर" जैसे टेम्प्लेट प्रदान करता है या आपको "खाली परियोजना" बनाने का विकल्प देता है। अपनी आवश्यकताओं के अनुसार टेम्प्लेट चुनें या खरोंच से शुरू करें।
- अपनी परियोजना को वर्णनात्मक नाम दें जो स्पष्ट रूप से अपने उद्देश्य का संकेत दे जैसे "क्यू4 मार्केटिंग प्लान"।
- यह चुनें कि आप परियोजना को "सूची" या "बोर्ड" दृश्य में रखना चाहते हैं। सूची दृश्य में कार्य ऊर्ध्वाधर रूप से खड़े होते हैं, जबकि बोर्ड दृश्य का उपयोग कॉलम द्वारा कार्यों के लिए किया जाता है, जो कि एक कानबान बोर्ड के समान है।
- आप निजी या सार्वजनिक परियोजना के बीच चयन कर सकते हैं। एक सार्वजनिक परियोजना कार्यक्षेत्र में सभी टीम सदस्यों के लिए दिखाई देती है, जबकि एक निजी परियोजना केवल आमंत्रित सदस्यों के लिए दिखाई देती है।
- "परियोजना बनाएं" पर क्लिक करें, और आपकी परियोजना का उपयोग तैयार हो जाएगी।
कार्य जोड़ें और प्रबंधित करें
कार्य परियोजना के भीतर क्रियात्मक वस्तुएं या "टू-डू" हैं। असाना परियोजना में कार्य जोड़ने और प्रबंधित करने का तरीका यहां बताया गया है:
- अपनी नई बनाई गई परियोजना पर जाएं। दृश्य के दाईं ओर, कार्य बनाने के लिए "+ कार्य जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
- काम का नाम स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताएं।
- प्रत्येक कार्य में और अधिक विवरण जोड़ने के लिए कार्य पर क्लिक करें। एक कार्य पैनल खुलेगा जहां आप:
- कार्य विवरण जोड़ें: कार्य के बारे में अधिक संदर्भ या विवरण प्रदान करें।
- कार्य सौंपें: "सौंपें" बॉक्स का उपयोग करके कार्य को एक टीम सदस्य को सौंपें। उनका नाम या ईमेल दर्ज करें और सूची से चुनें।
- नियत तिथि सेट करें: सुनिश्चित करने के लिए कार्यों को समय पर पूरा किया जाता है नियत तिथि सुविधा का उपयोग करके एक समय सीमा निर्धारित करें।
- फ़ाइल संलग्न करें: आप दस्तावेज़ों को सीधे अनुलग्नक के रूप में अपलोड कर सकते हैं।
- उपकार्य जोड़ें: यदि कार्य जटिल है और इसे छोटे चरणों में तोड़ने की आवश्यकता है, तो उपकार्यों का उपयोग करके उपकार्य बनाएं।
- टिप्पणियां: टीम संचार के लिए टिप्पणियों की सुविधा का उपयोग करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी संचार केंद्रीकृत हैं।
- उसी प्रक्रिया का पालन करके परियोजना में और कार्य जोड़ें।
- "बोर्ड" दृश्य में विभिन्न वर्गों में कार्यों को ले जाने के लिए, उन्हें उचित कॉलम में खींचें और छोड़ें।
अनुभागों और माइलस्टोन का उपयोग
असाना में अनुभाग और माइलस्टोन आपकी परियोजनाओं को तोड़ने में मदद करते हैं जिससे उन्हें नेविगेट करना आसान हो जाता है।
स्ट्रीम
- सूची दृश्य में, अनुभाग परियोजना के भीतर कार्यों के बीच क्षैतिज विभाजक होते हैं। नया अनुभाग बनाने के लिए:
- कार्य सूची के शीर्ष पर "+ अनुभाग जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
- तदनुसार अपने अनुभागों का नाम दें, उदाहरण के लिए, "चरण 1", "चरण 2", "कार्य पूर्ण", आदि।
- बेहतर संगठन के लिए एक अनुभाग से दूसरे अनुभाग में कार्यों को खींचें और छोड़ें।
माइलस्टोन
- माइलस्टोन, दूसरी ओर, कार्यों की श्रेणियां हैं जो किसी परियोजना के महत्वपूर्ण चरणों का प्रतिनिधित्व करती हैं। उनका उपयोग महत्वपूर्ण लक्ष्यों या समय सीमा को चिह्नित करने के लिए किया जाता है।
- जैसा कि आमतौर पर एक कार्य बनाएं, फिर इसे माइलस्टोन में बदलें कार्य विवरण में "माइलस्टोन" विकल्प पर क्लिक करके।
प्राथमिकताएं निर्धारित करना
किसी भी परियोजना में, कुछ कार्यों की प्राथमिकता अन्य कार्यों की तुलना में अधिक होती है। असाना कार्यों को टैग और कस्टम फ़ील्ड के माध्यम से प्राथमिकता देने की अनुमति देता है:
टैग
- उदाहरण के लिए, "उच्च प्राथमिकता", "तत्काल", "कम प्राथमिकता", आदि कार्य की प्राथमिकता को इंगित करने के लिए टैग संलग्न करें।
- टैग जोड़ने के लिए, कोई कार्य खोलें, "टैग जोड़ें" पर क्लिक करें और आप जिस टैग नाम को चाहते हैं उसे टाइप करें।
कस्टम फ़ील्ड
- टैग द्वारा प्रदान की गई विशेष जानकारी से अधिक जानकारी के लिए कस्टम फ़ील्ड का उपयोग करें। आप ड्रॉपडाउन, संख्याएं या टेक्स्ट फ़ील्ड का उपयोग करके प्राथमिकता स्तरों के लिए फ़ील्ड सेट कर सकते हैं।
- अपनी परियोजना खोलें, परियोजना हेडर पर “अनुकूलित करें” पर जाएं, और “कस्टम फ़ील्ड जोड़ें” पर क्लिक करें।
- "प्राथमिकता" के लिए एक फ़ील्ड परिभाषित करें जहां आप "उच्च", "मध्यम" और "कम" जैसे विकल्प निर्दिष्ट कर सकते हैं।
- सुसंगतता बनाए रखने के लिए समान परियोजनाओं में अपने कस्टम फ़ील्ड सक्षम करें।
अन्य ऐप्स के साथ असाना का एकीकरण
एकीकरण के साथ असाना की शक्ति और भी बढ़ जाती है। यह आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे विभिन्न उपकरणों के साथ निर्बाध रूप से काम कर सकता है:
- ईमेल: आउटलुक या जीमेल के लिए असाना के साथ, आप ईमेल को कार्यों में बदल सकते हैं।
- स्लैक: स्लैक संदेशों से सीधे कार्य बनाएँ या स्लैक के भीतर असाना सूचनाएं प्राप्त करें।
- गूगल कैलेंडर: यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी असाना कार्यों को गूगल कैलेंडर के साथ सिंक करें कि समय सीमाएं दिखाई दें।
- समय ट्रैकिंग: कार्यों पर खर्च किए गए समय को प्रबंधित करने के लिए टूगल या हार्वेस्ट जैसे समय ट्रैकिंग ऐप्स को एकीकृत करें।
किसी ऐप के साथ एकीकरण करने के लिए, अपनी असाना खाता सेटिंग में "ऐप्स" तक पहुंचें। आप जिस ऐप को चाहते हैं वह खोजें और इंस्टॉलेशन प्रॉम्प्ट का पालन करें, दिए गए विशिष्ट निर्देशों का पालन करें।
परियोजनाओं की निगरानी और रिपोर्टिंग
आपकी परियोजनाओं की प्रगति और प्रभावशीलता की निगरानी असाना में सफल परियोजना प्रबंधन की कुंजी है।
- परियोजना डैशबोर्ड: पूर्णता प्रतिशत, अतिदेय कार्य आदि के लिए विजेट्स के साथ आपकी परियोजना स्थिति का एक सारांश दृश्य प्रदान करता है। आप प्रासंगिक मेट्रिक्स प्रदर्शित करने के लिए इस डैशबोर्ड को अनुकूलित कर सकते हैं।
- उन्नत खोज और रिपोर्टें: रिपोर्ट बनाने के लिए असाना की खोज सुविधा का उपयोग करें। विश्लेषण के लिए कस्टम रिपोर्ट बनाने के लिए असाइनियों, परियोजनाओं, नियत तिथियों और पूर्णता स्थिति जैसे विभिन्न मानदंडों द्वारा फ़िल्टर करें।
इन रिपोर्टिंग सुविधाओं तक पहुँचने के लिए, "रिपोर्ट" विकल्प पर जाएं या खोज बार का उपयोग करें। भविष्य में आसान पहुँच के लिए मूल्यवान खोज परिणामों को सहेजें और उन्हें अपनी टीम के साथ साझा करें।
टीम संचार सुविधाओं का उपयोग
असाना उस पारिस्थितिकी तंत्र में पनपता है जहां सहयोग और संचार लगातार सुविधा है:
- कार्य टिप्पणियाँ: संदर्भ बनाए रखने के लिए कार्यों के दौरान टीम के सदस्यों को टिप्पणियों के माध्यम से संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करें।
- मेंशन: प्रत्यक्ष प्रतिक्रिया बढ़ाने के लिए टिप्पणियों या कार्य विवरण में टीम के सदस्यों को सीधे संबोधित करने के लिए "@ मेंशन" का उपयोग करें।
- इनबॉक्स: एक अधिसूचना केंद्र के रूप में कार्य करें जहां आप उन कार्यों और परियोजनाओं के बारे में अपडेट प्राप्त करें जिन्हें आप फॉलो कर रहे हैं।
- टीम बातचीत: किसी विशिष्ट कार्य या परियोजना से संबंधित न होने वाली व्यापक चर्चाओं के लिए इस सुविधा का उपयोग करें। ये चर्चाएँ इनबॉक्स के बाहर होती हैं।
लगातार संचार यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई एकजुट है और त्वरित निर्णय में सुविधा होती है।
अनुमतियों और गोपनीयता सेटिंग्स का प्रबंधन
असाना आपके प्रोजेक्ट में कौन क्या देख सकता है, उस पर नियंत्रण बनाए रखने के लिए उपकरण प्रदान करता है:
- परियोजना निर्माण के समय या परियोजना अवलोकन में गोपनीयता सेटिंग्स को समायोजित करके निजी परियोजनाओं को निजी रखना सुनिश्चित करें।
- व्यर्थता और जानकारी ओवरलोड को रोकने के लिए, केवल उन परियोजनाओं में टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें जिनमें उनकी भागीदारी की आवश्यकता है।
- अपने व्यापक कार्यक्षेत्र में उन्हें शामिल किए बिना ग्राहकों या विक्रेताओं को सीमित पहुंच देने के लिए "अतिथि" सुविधा का उपयोग करें।
सर्वोत्तम प्रथाओं और स्वचालन सुविधाओं को अपनाना
सर्वोत्तम प्रथाओं और स्वचालन के माध्यम से असाना के उपयोग की दक्षता को अधिकतम करें:
- पुनरावर्ती कार्य: दैनिक, साप्ताहिक, या मासिक रूप से इन्हें दोहराने के लिए सेट करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें।
- परियोजना टेम्पलेट: भविष्य में निर्बाध परियोजना सेटअप के लिए परियोजना ढांचे को सफल टेम्पलेट में रूपांतरित करें।
- नियम: मैनुअल हस्तक्षेप को कम करने के लिए कार्य हस्तांतरण, असाइनिंग परिवर्तन और स्थिति अपडेट जैसी क्रियाओं को स्वचालित करें।
निष्कर्ष
असाना पर सफल परियोजना प्रबंधन आपकी इसकी विशेषताओं की समझ और उन्हें व्यवस्थित रूप से लागू करने की क्षमता पर निर्भर करता है। परियोजना निर्माण से लेकर कार्यों के प्रबंधन, प्राथमिकता निर्धारित करने, मौजूदा अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण और प्रगति की निगरानी तक, असाना उत्पादक और प्रभावी परियोजना प्रबंधन के लिए एक मजबूत टूलकिट प्रदान करता है। स्वचालित प्रक्रियाओं, बेहतर संचार और व्यापक रिपोर्टिंग के साथ, आपकी परियोजना लक्ष्यों को एक चरण में एक माइलस्टोन प्राप्त करने योग्य हो जाएगा।
व्यवसाय और टीम के गतिशीलता के लगातार विकसित हो रहे परिदृश्य में, असाना एक बहुमुखी उपकरण हो सकता है जो आपको संगठित, जुड़े रहने और अपनी समय सीमाओं से आगे रहने के लिए आवश्यक है।
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं