Cómo crear y gestionar proyectos en Asana

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Asana es una herramienta de gestión de proyectos ampliamente utilizada que ayuda a los equipos a organizar su trabajo y asegurarse de que están en el buen camino para cumplir con los plazos. Ya sea que estés liderando un gran equipo o trabajando individualmente, Asana puede ser un poderoso aliado en la consecución de la productividad y la claridad. Esta guía detalla el proceso paso a paso para crear y gestionar proyectos de manera efectiva en Asana.

Comenzando con Asana

Antes de sumergirse en la creación de proyectos, es importante entender la interfaz y las características de Asana. Si no estás familiarizado con Asana, comienza registrándote para crear una cuenta. Visita asana.com y regístrate utilizando tu correo electrónico. Una vez que hayas creado una cuenta e iniciado sesión, serás conducido a tu "espacio de trabajo". Un espacio de trabajo en Asana es tu panel de control central donde residen todas tus tareas y proyectos.

Crear un nuevo proyecto

Los proyectos son las principales unidades organizativas dentro de Asana. Para crear un nuevo proyecto, sigue los pasos a continuación:

1. Dirígete a tu Panel de control, que es tu vista de inicio cuando inicias sesión en Asana.
2. En la barra lateral izquierda, verás un botón “+ Nuevo” junto a “Proyectos”. Haz clic en él para comenzar un nuevo proyecto.
3. Asana te ofrece plantillas como “Marketing”, “Diseño”, “RRHH” o te da la opción de crear un “Proyecto en Blanco”. Elige la plantilla que se adapte a tus necesidades o comienza desde cero.
4. Otorga a tu proyecto un nombre descriptivo que indique claramente su propósito, como “Plan de Marketing Q4”.
5. Elige si deseas que el proyecto esté en vista de “lista” o “tablero”. La vista de lista es lineal con tareas apiladas verticalmente, mientras que la vista de tablero utiliza columnas para las tareas, similar a un tablero Kanban.
6. Puedes elegir entre un proyecto privado o público. Un proyecto público es visible para todos los miembros del equipo en el espacio de trabajo, mientras que un proyecto privado es visible solo para los miembros invitados.
7. Haz clic en “Crear Proyecto” y tu proyecto estará listo para usarse.

Agregar y gestionar tareas

Las tareas son elementos accionables o "cosas por hacer" dentro de un proyecto. Aquí te mostramos cómo agregar y gestionar tareas en tu proyecto de Asana:

1. Ve a tu proyecto recién creado. En la parte derecha de la vista, haz clic en el botón “+ Agregar tarea” para crear una tarea.
2. Indica el nombre del trabajo de manera clara y concisa.
3. Para agregar más detalles a cada tarea, haz clic en la tarea. Se abrirá un panel de tareas donde puedes:
• Agregar detalles de la tarea: Proporciona más contexto o detalles sobre la tarea.
• Asignar una tarea: Usa el cuadro de “Encargado” para asignar una tarea a un miembro del equipo. Ingresa su nombre o correo electrónico y selecciona de la lista.
• Establecer fecha de vencimiento: Establece un plazo utilizando la función de “Fecha de vencimiento” para asegurar que las tareas se completen a tiempo.
• Adjuntar archivos: Puedes subir documentos relacionados con la tarea directamente como adjuntos.
• Agregar subtareas: Si una tarea es compleja y necesita dividirse en pasos más pequeños, crea subtareas utilizando la opción de Subtareas.
• Comentarios: Usa la función de comentarios para conversaciones del equipo justo debajo de las tareas, asegurando que todas las comunicaciones estén centralizadas.
4. Agrega más tareas al proyecto siguiendo el mismo proceso.
5. Para mover tareas entre diferentes secciones en la vista de “Tablero”, simplemente arrástralas y suéltalas en la columna apropiada.

Uso de secciones y hitos

Las secciones y los hitos en Asana ayudan a desglosar tus proyectos para que sean más fáciles de navegar.

Flujo

• En vista de Lista, las secciones son separadores horizontales entre tareas dentro de un proyecto. Para crear una nueva sección:
• Haz clic en el botón “+ Agregar sección” en la parte superior de tu lista de tareas.
• Nombra tus secciones en consecuencia, por ejemplo, “Paso 1”, “Paso 2”, “Tareas Completadas”, etc.
• Arrastra y suelta tareas de una sección a otra para una mejor organización.

Hitos

• Los hitos, por otra parte, son categorías de tareas que representan etapas importantes de un proyecto. Se utilizan para marcar objetivos importantes o plazos.
• Crea una tarea como de costumbre, luego conviértela en un hito haciendo clic en la opción "Hito" dentro de los detalles de la tarea.

Establecimiento de prioridades

En cualquier proyecto, algunas tareas tienen mayor prioridad que otras. Asana permite priorizar tareas a través de etiquetas y campos personalizados:

Etiqueta

• Adjunta etiquetas para indicar la prioridad de las tareas, por ejemplo, “alta prioridad”, “urgente”, “baja prioridad”, etc.
• Para agregar una etiqueta, abre una tarea, haz clic en "Agregar etiqueta" y escribe el nombre de la etiqueta que deseas.

Campos personalizados

• Usa campos personalizados para obtener más información con la granularidad y especificidad que proporcionan las etiquetas. Puedes configurar campos para niveles de prioridad utilizando listas desplegables, números o campos de texto.
• Abre tu proyecto, ve a “Personalizar” en el encabezado del proyecto y haz clic en “Agregar campo personalizado.”
• Define un campo para “Prioridad” donde puedes especificar opciones como “Alta”, “Media” y “Baja”.
• Habilita tus campos personalizados en proyectos similares para mantener la consistencia.

Integración de Asana con otras aplicaciones

El poder de Asana aumenta aún más con las integraciones. Puede trabajar sin problemas con una variedad de herramientas que ya usas:

• Email: Con Asana para Outlook o Gmail, puedes convertir correos electrónicos en tareas.
• Slack: Crea tareas directamente desde mensajes de Slack o recibe notificaciones de Asana dentro de Slack.
• Google Calendar: Sincroniza tus tareas de Asana con Google Calendar para asegurar que los plazos sean visibles.
• Seguimiento de tiempo: Integra aplicaciones de seguimiento de tiempo como Toggl o Harvest para gestionar el tiempo dedicado a las tareas.

Para integrarse con una aplicación, accede a “Aplicaciones” en la configuración de tu cuenta de Asana. Busca la aplicación que deseas y sigue las indicaciones de instalación, siguiendo las instrucciones específicas proporcionadas.

Monitoreo e informes de proyectos

Monitorizar el progreso y la eficacia de tus proyectos en Asana es clave para una gestión exitosa de proyectos.

• Panel de control del proyecto: Proporciona una vista de resumen del estado de tu proyecto con widgets para porcentaje de finalización, tareas atrasadas, etc. Puedes personalizar este panel para mostrar métricas relevantes.
• Búsqueda avanzada e informes: Usa la función de búsqueda de Asana para crear informes. Filtra por varios criterios como encargados, proyectos, fechas de vencimiento y estado de finalización para crear informes personalizados para el análisis.

Para acceder a estas funciones de informes, ve a la opción “Informes” o usa la barra de búsqueda. Guarda resultados de búsqueda valiosos para un acceso fácil en el futuro y compártelos con tu equipo.

Uso de características de comunicación en equipo

Asana prospera en un ecosistema donde la colaboración y la comunicación se facilitan constantemente:

• Comentarios en tareas: Anima a los miembros del equipo a comunicarse a través de comentarios durante las tareas para mantener el contexto.
• Menciones: Usa “@menciones” para dirigirte directamente a los miembros del equipo en comentarios o descripciones de tareas para aumentar la respuesta.
• Bandeja de entrada: Actúa como un centro de notificaciones donde recibes actualizaciones sobre las tareas y proyectos que sigues.
• Conversaciones de equipo: Usa esta característica para discusiones más amplias no relacionadas con una tarea o proyecto específico. Estas discusiones ocurren fuera de la bandeja de entrada.

La comunicación constante asegura que todos estén unidos y facilita la toma de decisiones rápida.

Administrar permisos y configuraciones de privacidad

Asana ofrece herramientas para mantener el control sobre quién puede ver y hacer qué en tu proyecto:

• Asegúrate de que los proyectos privados permanezcan privados ajustando las configuraciones de privacidad al momento de la creación del proyecto o en la vista general del proyecto.
• Para evitar el desorden y la sobrecarga de información, invita a los miembros del equipo solo a los proyectos que requieran su participación.
• Utiliza la característica de “Invitado” para dar acceso limitado a clientes o proveedores sin incluirlos en tu espacio de trabajo extenso.

Adopción de buenas prácticas y características de automatización

Maximiza la eficiencia de tu uso de Asana a través de buenas prácticas y automatización:

• Tareas recurrentes: Automatiza tareas repetitivas configurándolas para que se repitan diariamente, semanalmente o mensualmente.
• Plantillas de proyecto: Convierte marcos de proyectos exitosos en plantillas para una configuración de proyectos sin problemas en el futuro.
• Reglas: Automatiza acciones como transferencias de tareas, cambios de encargado y actualizaciones de estado para minimizar la intervención manual.

Conclusión

La gestión exitosa de proyectos en Asana depende de tu comprensión de sus características y tu capacidad para aplicarlas sistemáticamente. Desde la creación de proyectos hasta la gestión de tareas, el establecimiento de prioridades, la integración con aplicaciones existentes y el monitoreo del progreso, Asana ofrece un conjunto de herramientas robusto para la gestión de proyectos productiva y efectiva. Con procesos automatizados, mejor comunicación e informes exhaustivos, tus objetivos del proyecto se convertirán en hitos alcanzables, paso a paso.

En el panorama en constante evolución de los negocios y las dinámicas de equipo, Asana puede ser la herramienta versátil que necesitas para mantenerte organizado, conectado y por delante de tus plazos.

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