Microsoft Word में टेबल कैसे बनाएं और फॉर्मेट करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Word एक शक्तिशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को जटिल दस्तावेज़ों को आसानी से बनाने की क्षमता देता है। इसकी सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक है टेबल बनाने और फॉर्मेट करने की क्षमता। टेबल जानकारी को संगठित करने, सूचियाँ बनाने, या यहाँ तक कि चालान या कैलेंडर जैसे अधिक जटिल दस्तावेज़ डिज़ाइन करने के लिए बेहतरीन हैं। यह मार्गदर्शिका आपको Microsoft Word में टेबल बनाने और फॉर्मेट करने का एक व्यापक अवलोकन प्रदान करेगी।

टेबल बनाएं

Microsoft Word में टेबल बनाने की प्रक्रिया सरल है। अपनी दस्तावेज़ में एक टेबल सम्मिलित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

चरण 1: प्रारंभिक शब्द

पहले, Microsoft Word खोलें। आप इसे स्टार्ट मेनू या एप्लिकेशन फ़ोल्डर में ढूंढ सकते हैं। एक बार Word खुलने के बाद, आप एक नया दस्तावेज़ बना सकते हैं या एक मौजूदा दस्तावेज़ खोल सकते हैं जिसमें आप एक टेबल सम्मिलित करना चाहते हैं।

चरण 2: टेबल सम्मिलित करना

टेबल सम्मिलित करने के लिए, अपनी दस्तावेज़ में उस स्थान पर जाएं जहां आप टेबल को दिखाना चाहते हैं। इन चरणों का पालन करें:

1. खिड़की के शीर्ष पर रिबन में "Insert" टैब पर क्लिक करें।
2. "Tables" समूह में, "Table" बटन पर क्लिक करें। यह एक ड्रॉप-डाउन मेनू खोलेगा।
3. आपके पास ड्रॉप-डाउन मेनू से कई विकल्प होंगे:
   • ग्रिड विधि: अपनी माउस को ग्रिड पर ले जाकर पंक्तियों और स्तंभों की संख्या चुनें। जैसे ही आप माउस को ले जाते हैं, Word एक टेबल पूर्वावलोकन बनाएगा। टेबल सम्मिलित करने के लिए क्लिक करें।
   • एक टेबल सम्मिलित करें: "Insert Table" पर क्लिक करने से एक संवाद बॉक्स खुलेगा जहां आप स्तंभों और पंक्तियों की संख्या निर्दिष्ट कर सकते हैं।
   • टेबल बनाएं: इसे चुनकर आप माउस का उपयोग करके मैन्युअल रूप से अपनी टेबल बना सकते हैं।
   • Excel स्प्रेडशीट: अपनी Word दस्तावेज़ में एक Excel स्प्रेडशीट सम्मिलित करने के लिए इस विकल्प का चयन करें।
   • क्विक टेबल्स: इस विकल्प के अंतर्गत उपलब्ध पूर्वनिर्मित टेबल्स में से एक का उपयोग करें।

उदाहरण: एक टेबल बनाना

मान लीजिए आप तीन स्तंभों और चार पंक्तियों के साथ एक साधारण टेबल बनाना चाहते हैं। अपनी Word दस्तावेज़ में, आप "Insert" टैब पर जाएंगे, "Table" पर क्लिक करेंगे, फिर ग्रिड का उपयोग करके तीन स्तंभों और चार पंक्तियों का चयन करेंगे जो आपके दस्तावेज़ में एक 3x4 टेबल बनाएगा।

टेबल को फॉर्मेट करना

एक बार जब आप एक टेबल सम्मिलित करते हैं, तो आपको इसे अपने दस्तावेज़ की शैली या इसमें प्रस्तुत जानकारी के लिए बेहतर अनुकूल बनाने के लिए फॉर्मेट करने की आवश्यकता हो सकती है। यहां कुछ सामान्य फॉर्मेटिंग कार्य दिए गए हैं जो आप अपनी टेबल पर Word में कर सकते हैं।

चरण 1: टेबल का चयन करना

टेबल को फॉर्मेट करने के लिए, पहले टेबल के अंदर कहीं भी क्लिक करके टेबल का चयन करें। आप माउस को खींचकर टेबल के विशिष्ट भागों, जैसे व्यक्तिगत कक्ष, पंक्तियाँ या स्तंभ, का भी चयन कर सकते हैं।

चरण 2: टेबल टूल्स तक पहुंच बनाना

एक बार जब आपका टेबल चयनित हो जाता है, तो Word के शीर्ष पर रिबन में दो नए टैब दिखाई देंगे: "Table Design" और "Layout।" इन टैब्स में सभी उपकरण शामिल होते हैं जिनकी आवश्यकता आपको अपनी टेबल को फॉर्मेट करने के लिए होती है।

फॉर्मेटिंग विकल्प

"Table Design" और "Layout" टैब कई विकल्प प्रदान करते हैं जो आपकी टेबल को बनाने के लिए। नीचे कुछ सबसे उपयोगी फॉर्मेटिंग विशेषताओं के विवरण दिए गए हैं।

टेबल स्टाइल्स

"Table Design" टैब में, आपको कई पूर्वनिर्धारित शैलियाँ मिलेंगी जो आप अपनी टेबल पर लागू कर सकते हैं। यहाँ उनका उपयोग करने का तरीका बताया गया है:

1. "Table Design" टैब पर क्लिक करें।
2. "Table Styles" समूह में शैलियाँ ब्राउज़ करें।
3. पूर्वावलोकन देखने के लिए शैली पर होवर करें, और अपनी टेबल पर यह लागू करने के लिए शैली पर क्लिक करें।

ये शैलियाँ आपकी टेबल की सीमाओं, छायांकन, और अधिक का रूप समायोजित करती हैं, जिससे एक पेशेवर-दिखने वाला दस्तावेज़ बनाना आसान हो जाता है।

छायांकन और सीमायें

ज्यादा नियंत्रण के लिए, आप अपनी टेबल के छायांकन और सीमाओं को मैन्युअली समायोजित कर सकते हैं:

• छायांकन:
  1. "Table Design" टैब में, "Shading" बटन देखें।
  2. उस कक्ष, पंक्ति, या स्तंभ का चयन करें जिसे आप छायांकित करना चाहते हैं।
  3. "Shading" बटन क्लिक करें और पैलेट से एक रंग चुनें।
• सीमायें:
  1. उस टेबल क्षेत्र को चुनें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
  2. "Table Design" टैब में स्थित "Borders" बटन क्लिक करें।
  3. जिस प्रकार की सीमा आप चाहते हैं, जैसे "All borders", "Outer borders", या "No borders" चुनकर सीमाएं हटाएं।

पंक्ति और स्तंभ आकार समायोजित करें

कभी-कभी आपको अपनी टेबल की पंक्तियों या स्तंभों के आकार को अपने सामग्री के लिए बेहतर फिट करने के लिए समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है:

1. स्तंभ चौड़ाई:
   • कर्सर रिसाइज करने के लिए (दोहरा तीर) तक दाएं सीमा के ऊपर माउस को रखें।
   • सीमा क्लिक करें और इसे अपनी इच्छानुसार चौड़ाई तक खींचें।
2. पंक्ति ऊँचाई:
   • उस पंक्ति की नीचली सीमा पर माउस रखें जिसे आप समायोजित करना चाहते हैं जब तक कि आप रिसाइज कर्सर नहीं देख पाते।
   • समायोजित करने के लिए क्लिक करें और खींचें।

कक्षों का संलयन और विभाजन

कक्षों का मिलाना और उनके विभाजन से आपको अपनी टेबल को और अनुकूलित करने में मदद मिल सकती है और यह कक्षों को शीर्षक के लिए संयोजित करने जैसे शीर्षक में उपयोगी है:

• कक्षों का संलयन:
  1. उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप मिलाना चाहते हैं उन्हें क्लिक और ड्रैग करके।
  2. रिबन में "Layout" टैब पर जाएं।
  3. "Merge Cells" बटन क्लिक करें।
• कक्षों का विभाजन:
  1. उस कक्ष का चयन करें जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं।
  2. "Layout" टैब पर क्लिक करें।
  3. "Split Cells" का चयन करें और निर्दिष्ट करें कि आपको कितनी पंक्तियां और स्तंभ चाहिए।

संरेखण विकल्प

सुनिश्चित करें कि आपकी टेबल की सामग्री ठीक से संरेखित है क्योंकि इससे पठनीयता में बड़ा फर्क पड़ सकता है:

1. उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप संरेखित करना चाहते हैं।
2. "Layout" टैब के अंतर्गत, "Alignment" समूह ढूंढें।
3. संरेखण को चुनें जो आप चाहते हैं (उदा., ऊपर बाएं, केंद्र, नीचे दाएं) संबंधित संरेखण बटन पर क्लिक करके।

पंक्तियों और स्तंभों को सम्मिलित और हटाना

आप नई पंक्तियों या स्तंभों को सम्मिलित कर सकते हैं या मौजूदा पंक्तियों या स्तंभों को हटा सकते हैं:

• सम्मिलित करें:
  1. उस पंक्ति या स्तंभ का चयन करें जिसके पास आप नया स्तंभ या पंक्ति चाहतें हैं।
  2. "Layout" टैब में,"Insert Above" या "Insert Below" पंक्तियों के लिए, या "Insert Left" या "Insert Right" स्तंभों के लिए क्लिक करें।
• हटाएँ:
  1. जिस पंक्ति या स्तंभ को आप हटाना चाहते हैं उसे चयन करें।
  2. "Layout" टैब पर जाकर "Delete" क्लिक करें, फिर "Delete Rows" या "Delete Columns" चुनें।

उदाहरण: एक टेबल का फॉर्मेट करना

मान लीजिए आपने एक 3x3 का टेबल सम्मिलित किया है जो एक उत्पाद तुलना चार्ट के रूप में कार्य करेगा। यहां कुछ फॉर्मेट परिवर्तन हैं जिन्हें आप कर सकते हैं:

• "Merge Cells" का उपयोग करके शीर्ष पंक्ति के कक्षों को मिलाएं ताकि एक एकल शीर्षक कक्ष बनाया जा सके।
• इस शीर्षक कक्ष का पृष्ठभूमि रंग हल्का नीला बदलें।
• जोर देने के लिए इस शीर्षक कक्ष में पाठ को केंद्र में संरेखित करें।
• अपने टेबल की दृश्यता को बेहतर बनाने के लिए "Border" टूल का उपयोग करके एक मोटी बाहरी सीमा जोड़ें।

उन्नत टेबल सुविधाएँ

Microsoft Word टेबल कुछ उन्नत सुविधाएं प्रदान करते हैं जिन्हें आप अधिक जटिल डेटा प्रबंधन के लिए उपयोगी पा सकते हैं।

टेबल डेटा को छांटना

अगर आपकी टेबल में छांटने योग्य डेटा है, जैसे कि नामों या संख्याओं की एक सूची, तो आप इसे आसानी से छांट सकते हैं:

1. पूरी टेबल या केवल उस भाग का चयन करें जिसे आप छांटना चाहते हैं।
2. "Layout" टैब पर जाएं और "Sort" पर क्लिक करें।
3. "Sort" संवाद बॉक्स में, चुनें कि आप किसके द्वारा छांटना चाहते हैं (उदा., स्तंभ या पंक्ति) और क्रम (आरोही या अवरोही)।

हेडर पंक्ति सेट करना

अगर आपकी टेबल में कई पृष्ठ होते हैं, तो इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए आप शीर्ष पंक्ति को दोहरा सकते हैं:

1. उस पंक्ति या पंक्तियों का चयन करें जिन्हें आप शीर्षक के रूप में दोहराना चाहते हैं।
2. "Layout" टैब में, "Repeat Header Rows" क्लिक करें।

संपन्न और टूटे हुए

कभी-कभी, यह पहले से आपकी दस्तावेज़ में मौजूद पाठ को एक टेबल में रूपांतरित करने के लिए उपयोगी हो सकता है:

एक तालिका में पाठ को रूपांतरित करना:

1. टैब, अल्पविराम, या विशेष वर्णों का उपयोग करके कॉलम के रूप में स्वरूपित पाठ का चयन करें।
2. "Insert" टैब पर जाएं, "Table" पर क्लिक करें, और फिर "Convert Text to Table" चुनें।
3. सेटिंग निर्दिष्ट करें जैसे कि स्तंभों की संख्या और पंक्ति विभाजक ताकि टेबल को सही तरीके से फॉर्मेट करें।

तालिका को पाठ में रूपांतरित करना:

1. उस टेबल का चयन करें जिसे आप पाठ में वापस रूपांतरित करना चाहते हैं।
2. "Layout" टैब में, "Convert to Text" क्लिक करें।
3. कॉलम के लिए एक विभाजक का चयन करें (टैब, अल्पविराम, आदि)।

टेबल में सूत्रों का उपयोग करना

एक वर्ड टेबल एक स्प्रेडशीट की तरह सरल गणनाएँ कर सकती है:

1. उस कक्ष का चयन करें जहाँ आप परिणाम चाहते हैं।
2. "Layout" टैब में, "Formulas" क्लिक करें।
3. "Formula" संवाद बॉक्स में, आप एक सरल सूत्र जैसे =SUM(LEFT) दर्ज कर सकते हैं ताकि बाईं ओर की पंक्ति की संख्याओं को जोड़ा जा सके, या =AVERAGE(ABOVE) ऊपर की पंक्तियों के लिए।

टेबल के साथ काम करने के लिए सुझाव

• हमेशा सुनिश्चित करने के लिए आपकी टेबल के डिज़ाइन के बाकी हिस्से के साथ अच्छी तरह से मेल खाते हैं, चयन करने से पहले टेबल शैलियाँ पूर्वावलोकन करें।
• यह सुनिश्चित करें कि टेबल की सामग्री बहुत अव्यवस्थित या भरी हुई न हो; साफ और संगठित लेआउट प्रदान करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों का प्रभावी ढंग से उपयोग करें।
• एक पेशेवर लुक बनाए रखने के लिए टेबल में सुसंगत फोंट और फ़ॉन्ट साइज़ का उपयोग करें।
• "AutoFit" को "Layout" टैब के तहत लागू करें ताकि सामग्री या पृष्ठ की चौड़ाई के अनुसार अपनी टेबल के आकार को तेजी से समायोजित किया जा सके।

निष्कर्ष

Microsoft Word में टेबल बनाने और फॉर्मेट करने का तरीका समझना आपके दस्तावेज़ों में जानकारी के संगठन और प्रस्तुति को बहुत सुधार सकता है। उपलब्ध विभिन्न टूल्स के साथ, आप अपनी टेबल्स को लगभग किसी भी डिज़ाइन आवश्यकता या संगठनात्मक आवश्यकता को पूरा करने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। जब आप अपने दस्तावेज़ों पर काम कर रहे हैं, तब इन उपकरणों का उपयोग करने का अभ्यास करें, और जल्द ही आप आसानी से अच्छी तरह से संगठित, दृश्य आकर्षक टेबल्स बनाने में सक्षम होंगे।

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