Как создать индекс в Word 2016

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeWordИндексДокументНавигацияНаписаниеФорматированиеWindowsMacПродуктивностьСсылкаИсследование

Создание индекса в Microsoft Word 2016 может быть важной частью организации вашего документа, особенно если вы работаете с длинным текстом, таким как книга или диссертация. Индекс позволяет читателям легко находить определенные темы или ключевые слова, перечисляя слова и соответствующие номера страниц в конце вашего документа. Это руководство поможет вам понять, как создать индекс, охватывая каждый шаг в деталях.

Шаг 1: Поймите, что такое индекс

Прежде чем создавать индекс в Word 2016, давайте уточним, что такое индекс. Индекс — это список слов или тем, найденных в вашем документе, который обычно размещается в конце документа. Он включает номера страниц, где эти слова можно найти, помогая читателям быстро находить информацию.

Индекс организован в алфавитном порядке, что облегчает поиск тем. Для технических документов индексы могут быть необходимы, повышая читаемость и полезность работы.

Шаг 2: Подготовка вашего документа

Прежде чем создавать индекс, важно завершить ваш документ. Убедитесь, что ваш контент окончательно оформлен, так как вам, возможно, придется обновить его снова для исправлений, которые будут сделаны после создания индекса. Перепроверьте ваш документ на наличие ошибок и убедитесь, что все на своих местах.

Начните с сохранения копии вашего документа в качестве резервной. Если вы работаете над подробным рукописью, рассмотрите возможность разбивки его на более мелкие секции, а затем собирания глав или частей отдельно.

Шаг 3: Маркировка записей для индекса

Чтобы создать индекс в Word 2016, вам нужно начать с маркировки записей. Это слова или фразы, которые будут включены в индекс. Следуйте этим шагам, чтобы маркировать записи:

• Выберите текст: Выберите слово или текст, которое вы хотите включить в индекс.
• Маркировка записи: На ленте перейдите на вкладку Ссылки. В группе Индекс, нажмите Маркировать запись. Это откроет диалоговое окно Маркировка записи индекса.
• Выберите параметры: В этом диалоговом окне вы можете выбрать, как будет выглядеть запись вашего индекса. Выберите, как вы хотите, чтобы запись отображалась, и хотите ли вы использовать подзаписи или перекрестные ссылки. Также позволяет форматировать номера страниц.
• Выберите область: Вы должны выбрать Маркировать все для маркировки всех записей, что выделяет каждое вхождение слова в документе. Если вы не выберете Маркировать все, будет маркировано только выбранное вами вхождение.
• Повторите по мере необходимости: Продолжайте маркировать записи в вашем документе, пока не включите все желаемые ключевые слова в ваш индекс.

Примечание: Word вставляет скрытое поле XE (запись индекса) для каждой маркированной записи. Не беспокойтесь, если ваш текст выглядит немного неаккуратно при просмотре документа в виде кодов поля — это не будет отображаться в печатной версии.

Шаг 4: Создание индекса

После того как вы маркировали ваши записи, время создавать индекс. Следуйте этим шагам:

• Расположение: Поместите курсор в месте документа, где вы хотите, чтобы индекс появился. Обычно он размещается в конце документа.
• Вставка индекса: Вернитесь на вкладку Ссылки на ленте. В группе Индексы нажмите Вставить индекс.
• Настройка индекса: Появится диалоговое окно Индекс. Здесь вы можете настроить, как будет отображаться индекс. У вас есть выбор из различных форматов и стилей:
  • Формат: Это определяет общий стиль вашего индекса. Просмотрите и выберите формат, который лучше всего подходит для вашего документа.
  • Колонки: Решите, на сколько колонок разбить индекс. Несколько колонок могут сэкономить место и облегчить чтение.
  • Выравнивание номеров страниц: Выровняйте номера страниц вправо или оставьте их на одном уровне с текстом.
  • Заполнители вкладок: Выберите заполнитель вкладки, например, точки или тире, чтобы вести взгляд по странице от записи до номера страницы.
• Вставка: После того как вы настроили параметры по своему вкусу, нажмите OK, чтобы вставить индекс.

Шаг 5: Обновление индекса

Вам нужно будет обновлять ваш индекс всякий раз, когда вы вносите изменения в свой документ. Это простой шаг:

• Щелкните правой кнопкой мыши по индексу в вашем документе.
• Выберите Обновить поля в контекстном меню.
• Чтобы убедиться, что все новые записи и номера страниц верны, выберите Обновить всю таблицу.

Обновление гарантирует, что все номера страниц и записи индекса точно отражают текущее содержимое документа.

Шаг 6: Уточнение индекса

Уточнение индекса также может означать внесение корректировок для ясности или пространства. Вот несколько предложений:

• Удаление ненужных записей: Посмотрите на ваш индекс и выясните, есть ли записи, которые не нужны.
• Объединение схожих записей: Если у вас есть записи, которые пересекаются или кажутся очень повторяющимися, рассмотрите вариант их объединения или использования перекрестных ссылок.
• Единый формат: Убедитесь, что ваш индекс соответствует единому стилю для легкого чтения.

Заключение

Создание индекса в Word 2016 — это простой процесс, как только вы поймете шаги. Хорошо маркированные записи и настройка вашего индекса помогают сделать ваш документ удобным для чтения и гарантировать, что читатели смогут быстро находить информацию. Используйте частые обновления и уточнения, чтобы поддерживать качество вашего индекса.

Помните, что индекс — это отражение основных тем вашей работы. Надлежащее форматирование и организованный подход могут значительно повысить полезность вашего документа для читателей. Следуйте этим подробным шагам, и у вас будет эффективный и профессиональный индекс, который добавит ценность вашему документу.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление