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Word 2016でインデックスを作成する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
Microsoft Word 2016でインデックスを作成することは、特に書籍や論文のような長い文章を扱う場合、ドキュメントを整理する重要な部分となります。インデックスは、読者が特定のトピックやキーワードを簡単に見つけることを可能にし、ドキュメントの最後に単語と対応するページ番号をリスト化します。このガイドでは、各ステップを詳細に解説しながら、インデックスの作成方法を理解する手助けをします。
ステップ1: インデックスの理解
Word 2016でインデックスを作成する前に、インデックスが何であるかを明確にしておきましょう。インデックスとは、通常ドキュメントの最後に配置される、ドキュメント内の単語やトピックのリストです。これには、単語が見つかるページ番号が含まれており、読者が情報を素早く見つけるのに役立ちます。
インデックスはアルファベット順に整理されているため、テーマを検索しやすくなっています。技術文書においては、インデックスは読解性と有用性を高めるために重要な場合があります。
ステップ2: ドキュメントの準備
インデックスを作成する前に、ドキュメントを完成させることが重要です。インデックスを作成した後で発生する変更に備えて、内容を最終的に決定してください。文書を校正し、誤りをチェックし、すべてが正しい場所にあることを確認してください。
まず、バックアップとしてドキュメントのコピーを保存します。詳細な原稿に取り組んでいる場合は、より小さなセクションに分解し、章や部分を個別に収集することを検討してください。
ステップ3: インデックス用のエントリのマーク
Word 2016でインデックスを作成するには、まずエントリをマークする必要があります。これらはインデックスに含まれる単語やフレーズです。エントリをマークする手順は以下の通りです:
- テキストの選択: インデックスに含めたい単語やテキストを選択します。
- エントリのマーク: リボンの参照設定タブに移動します。インデックスグループでエントリのマークをクリックします。これでインデックスエントリのマークダイアログボックスが開きます。
- オプションの選択: このダイアログボックスで、インデックスエントリの外観を選択できます。エントリの表示方法や、サブエントリやクロスリファレンスを使用するかどうかを選択します。ページ番号のフォーマットも設定できます。
- スコープの選択: すべてマークを選択してすべてのエントリをマークすると、ドキュメント内の単語のすべてのインスタンスを強調表示します。すべてマークを選択しない場合、選択した単一のインスタンスのみがマークされます。
- 必要に応じて繰り返す: ドキュメント内の必要なキーワードをすべてインデックスに含めるまで、エントリをマークし続けます。
注意: Wordはマークされたすべてのエントリに隠しXE（インデックスエントリ）フィールドを挿入します。フィールドコードビューでドキュメントを表示した際にテキストが多少乱れて見えても、印刷されたバージョンには表示されないので心配無用です。
ステップ4: インデックスの作成
エントリをマークしたら、インデックスを作成する時です。次の手順に従ってください:
- 場所: ドキュメント内でインデックスを表示させたい場所にカーソルを置きます。通常、ドキュメントの最後に配置されます。
- インデックスの挿入: リボンの参照設定タブに戻ります。インデックスグループでインデックスの挿入をクリックします。
- インデックスのカスタマイズ: インデックスダイアログボックスが表示されます。ここでインデックスの外観をカスタマイズできます。選べるフォーマットとスタイルが豊富です:
- フォーマット: インデックス全体のスタイルを決定します。プレビューしてドキュメントに最も適したフォーマットを選びます。
- 列数: インデックスをいくつの列に分けるか決定します。複数の列がスペースを節約し、読みやすくすることができます。
- ページ番号の位置揃え: ページ番号を右に揃えるか、テキストに合わせて揃えてください。
- タブリーダー: ドットやダッシュのようなタブリーダーを選んで、エントリからページ番号まで視線を導きます。
- 挿入: 設定を好みに合わせてカスタマイズしたら、OKをクリックしてインデックスを挿入します。
ステップ5: インデックスの更新
ドキュメントを変更した場合は、インデックスを更新する必要があります。これは簡単なステップです:
- ドキュメントのインデックスを右クリックします。
- コンテキストメニューからフィールドの更新を選択します。
- 新しいエントリとページ番号が正しくなるように、表全体の更新を選択します。
更新により、すべてのページ番号とインデックスエントリが現在のドキュメントの内容を正確に反映するようになります。
ステップ6: インデックスの精査
インデックスを精査することは、明確さやスペースのための調整を行うことも含まれます。以下はいくつかの提案です:
- 不要なエントリの削除: インデックスを見て、必要のないエントリがあるか確認してください。
- 類似したエントリを結合: 重複したり非常に似通ったエントリがある場合、それを結合したりクロスリファレンスを使用することを検討してください。
- 一貫したフォーマット: インデックスが一貫したスタイルに従っているか確認してください。読みやすさを向上させます。
結論
Word 2016でインデックスを作成することは、ステップを理解すると簡単です。エントリをよくマークし、インデックスをカスタマイズすることで、ドキュメントを読者に優しいものにし、読者が情報を素早く見つけられるようにします。頻繁な更新と精査を使用して、インデックスの品質を維持します。
インデックスは、あなたの作品の主要なトピックを反映しています。適切なフォーマットと組織化されたアプローチは、ドキュメントの読者にとっての有用性を大幅に向上させます。これらの詳細なステップに従うことで、効率的でプロフェッショナルなインデックスを作成し、ドキュメントの価値を高めることができます。
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