वर्ड 2016 में इंडेक्स कैसे बनाएं

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 में इंडेक्स बनाना आपके दस्तावेज को व्यवस्थित करने का एक आवश्यक हिस्सा हो सकता है, विशेष रूप से यदि आप एक लंबे टेक्स्ट, जैसे पुस्तक या शोध प्रबंध पर काम कर रहे हैं। एक इंडेक्स पाठकों को विशेष विषयों या कीवर्ड्स को आसानी से खोजने में सक्षम बनाता है, आपके दस्तावेज के अंत में शब्दों और संबंधित पृष्ठ संख्याओं को सूचीबद्ध करके। यह गाइड आपको इंडेक्स बनाने का तरीका समझने में मदद करेगा, प्रत्येक चरण का विस्तार से वर्णन करते हुए।

चरण 1: इंडेक्स क्या है, समझें

वर्ड 2016 में एक इंडेक्स बनाने से पहले, चलिए स्पष्ट करते हैं कि इंडेक्स क्या है। इंडेक्स आपके दस्तावेज में पाए जाने वाले शब्दों या विषयों की एक सूची है, जिसे आमतौर पर दस्तावेज के अंत में रखा जाता है। इसमें उन शब्दों के पृष्ठ संख्याएं शामिल होती हैं, जहां वे पाए जाते हैं, जिससे पाठकों को जानकारी जल्दी से खोजने में मदद मिलती है।

इंडेक्स वर्णमाला के क्रम में व्यवस्थित होता है, जिससे विषयों की खोज करना आसान हो जाता है। तकनीकी दस्तावेजों के लिए, इंडेक्स आवश्यक हो सकते हैं, जो कार्य की पठनीयता और उपयोगिता को बढ़ाते हैं।

चरण 2: आपके दस्तावेज की तैयारी

इंडेक्स बनाने से पहले, आपके दस्तावेज को पूरा करना महत्वपूर्ण है। सुनिश्चित करें कि आपकी सामग्री अंतिम रूप में है क्योंकि आपको इसे फिर से अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है यदि इंडेक्स बनाने के बाद परिवर्तन होते हैं। अपने दस्तावेज को प्रूफरीड करें, त्रुटियों की जांच करें और यह सुनिश्चित करें कि सब कुछ सही स्थान पर है।

एक बैकअप के रूप में अपने दस्तावेज की एक प्रति सहेजना शुरू करें। यदि आप एक विस्तृत पांडुलिपि पर काम कर रहे हैं, तो इसे छोटे वर्गों में विभाजित करने पर विचार करें और फिर अध्यायों या भागों को अलग से एकत्र करें।

चरण 3: इंडेक्स के लिए प्रविष्टियों को चिह्नित करना

वर्ड 2016 में एक इंडेक्स बनाने के लिए, आपको प्रविष्टियों को चिह्नित करके शुरू करना होगा। ये वो शब्द या वाक्यांश हैं जो इंडेक्स में शामिल किए जाएंगे। प्रविष्टियों को चिह्नित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

• पाठ का चयन करें: उस शब्द या पाठ का चयन करें जिसे आप इंडेक्स में शामिल करना चाहते हैं।
• एक प्रविष्टि को चिह्नित करें: रिबन पर, संदर्भ टैब पर जाएं। इंडेक्स समूह में, प्रविष्टि चिह्नित करें पर क्लिक करें। इससे मार्क इंडेक्स प्रविष्टि संवाद बॉक्स खुलता है।
• विकल्प चुनें: इस संवाद बॉक्स में, आप चुन सकते हैं कि आपकी इंडेक्स प्रविष्टि कैसे दिखेगी। आप प्रविष्टि को कैसे दिखाना चाहते हैं और क्या आप उपप्रविष्टियों या क्रॉस-संदर्भों का उपयोग करना चाहते हैं, चुनें। यह आपको पृष्ठ संख्याओं को प्रारूपित करने की अनुमति भी देता है।
• स्कोप चुनें: आप सब चिह्नित करें को चुनेंगे ताकि सभी प्रविष्टियां चिह्नित हों, जो दस्तावेज में शब्द के हर उदाहरण को हाइलाइट करती है। यदि आप सब चिह्नित करें का चयन नहीं करते हैं, तो केवल वह एकल मामला जिसे आपने चुना होगा चिह्नित होगा।
• आवश्यकतानुसार दोहराएं: अपने दस्तावेज में प्रविष्टियां चिह्नित करना जारी रखें जब तक कि आपने अपनी इंडेक्स में शामिल किए जाने वाले सभी कीवर्ड नहीं जोड़ लिए हैं।

नोट: वर्ड प्रत्येक चिह्नित प्रविष्टि के लिए एक छुपे हुए XE (इंडेक्स प्रविष्टि) फ़ील्ड को डालता है। चिंता न करें यदि आपका पाठ फील्ड कोड दृश्य में देखने पर थोड़ा बिखरा हुआ लगता है—यह आपके मुद्रित संस्करण में दिखाई नहीं देगा।

चरण 4: इंडेक्स बनाना

एक बार जब आपने अपनी प्रविष्टियों को चिह्नित कर लिया है, तो इंडेक्स बनाने का समय आ गया है। इन चरणों का पालन करें:

• स्थान: दस्तावेज़ में उस स्थान पर अपना कर्सर रखें जहां आप चाहते हैं कि इंडेक्स दिखाई दे। इसे आमतौर पर दस्तावेज के अंत में रखा जाता है।
• एक इंडेक्स डालें: रिबन पर संदर्भ टैब पर लौटें। इंडेक्सेस समूह में, इंडेक्स डालें पर क्लिक करें।
• इंडेक्स कस्टमाइज़ करें: इंडेक्स संवाद बॉक्स दिखाई देगा। यहां आप तय कर सकते हैं कि इंडेक्स कैसे दिखेगा। आपके पास चुनने के लिए कई प्रारूपी और शैलियाँ हैं:
  • प्रारूप: यह आपके इंडेक्स की समग्र शैली को निर्धारित करता है। पूर्वावलोकन करें और उस प्रारूप को चुनें जो आपके दस्तावेज़ के सबसे उपयुक्त है।
  • कॉलम: तय करें कि इंडेक्स को कितने कॉलम में विभाजित करना है। कई कॉलम स्थान बचा सकते हैं और इसे पढ़ना आसान बना सकते हैं।
  • पृष्ठ संख्या संरेखण: पृष्ठ संख्याओं को दाईं ओर संरेखित करें या उन्हें पाठ के साथ संरेखित रखें।
  • टैब लीडर: एक टैब लीडर चुनें, जैसे बिंदु या डैश, जो प्रवेश से पृष्ठ संख्या तक आंख को पृष्ठ के पार ले जाता है।
• डालें: एक बार जब आपने अपनी पसंद के अनुसार सेटिंग्स को अनुकूलित कर लिया, तो इंडेक्स डालने के लिए ओके पर क्लिक करें।

चरण 5: इंडेक्स अपडेट करना

आपको अपने दस्तावेजे में बदलाव करने पर इंडेक्स को अपडेट करना होगा। यह एक साधारण कदम है:

• अपने दस्तावेज के इंडेक्स पर राइट-क्लिक करें।
• संदर्भ मेनू से फील्ड अपडेट करें चुनें।
• सुनिश्चित करने के लिए कि सभी नई प्रविष्टियां और पृष्ठ संख्याएं सही हैं, संपूर्ण तालिका को अपडेट करें चुनें।

अपडेटिंग सुनिश्चित करता है कि सभी पृष्ठ संख्याएं और इंडेक्स प्रविष्टियां वर्तमान दस्तावेज़ सामग्रियों को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करती हैं।

चरण 6: अपने इंडेक्स को परिष्कृत करना

इंडेक्स को परिष्कृत करना स्पष्टता या स्थान के लिए समायोजन करने का भी मतलब हो सकता है। यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• अप्रासंगिक प्रविष्टियों को हटाना: अपने इंडेक्स को देखें और देखें कि क्या वहां ऐसी प्रविष्टियां हैं जिनकी आवश्यकता नहीं है।
• समान प्रविष्टियों को विलय करना: यदि आपके पास ऐसी प्रविष्टियां हैं जो ओवरलैप करती हैं या बहुत अधिक दोहराव वाली प्रतीत होती हैं, तो उन्हें विलय करने या क्रॉस-संदर्भों का उपयोग करने पर विचार करें।
• संगत प्रारूप: सुनिश्चित करें कि आपका इंडेक्स एक सुसंगत शैली का पालन करता है ताकि इसे आसानी से पढ़ा जा सके।

निष्कर्ष

वर्ड 2016 में इंडेक्स बनाना एक सीधी प्रक्रिया है जब आप चरणों को समझते हैं। अपनी प्रविष्टियों को अच्छी तरह से चिह्नित करना और अपने इंडेक्स को अनुकूलित करना आपके दस्तावेज़ को पाठक-हितैषी बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि पाठक जानकारी जल्दी से खोज सकें। गुणवत्ता बनाए रखने के लिए बार-बार अद्यतन और परिष्करण का उपयोग करें।

याद रखें कि इंडेक्स आपके काम के मुख्य विषयों का प्रतिबिंब है। उचित प्रारूपण और एक संगठित दृष्टिकोण आपके दस्तावेज़ की उपयोगिता को आपके पाठकों के लिए काफी हद तक बढ़ा सकता है। इन विस्तृत चरणों का पालन करें, और आपके पास एक कुशल और पेशेवर इंडेक्स होगा जो आपके दस्तावेज़ में मूल्य जोड़ता है।

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