Как создавать адресные ярлыки с использованием Word 2019 и Excel 2019

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft Office 2019WordExcelАдресные наклейкиДокументыMicrosoftПечатьШаблоны

Создание адресных ярлыков с использованием Word 2019 и Excel 2019 - это практическое умение, которое может сэкономить время и обеспечить точность при подготовке к мероприятиям, рассылкам или личной организации. Это всеобъемлющее руководство охватывает каждый шаг процесса, предоставляя четкие инструкции по максимальному использованию доступного программного обеспечения. Мы гарантируем, что все будет очень просто и легко для понимания.

Понимание основ

Прежде чем углубляться в детальные процедуры, важно понять основную концепцию объединения таблиц Excel в Word для создания ярлыков. Фактически, вам понадобятся две программы: Excel 2019 для управления вашими данными и Word 2019 для объединения этих данных в конкретный печатный формат для ярлыков.

Используемый здесь метод называется слияние почты. Слияние почты позволяет вам автоматически интегрировать данные из Excel в документ Word, таким образом заполняя ваши ярлыки необходимой информацией без необходимости вводить каждую из них вручную. Вы подготавливаете свои адресные данные в Excel и используете функцию слияния почты в Word для динамического создания ярлыков в соответствии с вашей предварительно определенной макетой.

Шаг 1: Подготовка таблицы Excel

Прежде чем начинать слияние, у вас должна быть таблица Excel, содержащая все адреса, которые вы хотите использовать.

• Откройте Excel: Начните с открытия Excel 2019.
• Введите данные: Введите данные в таблицу. Каждый тип информации должен находиться в своем столбце. Например, у вас могут быть столбцы для имени, фамилии, адреса улицы, города, штата и почтового индекса.
• Используйте заголовки: Убедитесь, что первая строка вашей таблицы Excel содержит уникальные заголовки для каждого столбца. Эти метки (такие как "Имя" или "Город") будут использоваться Word для идентификации данных.
• Проверьте формат: Убедитесь, что ваши данные отформатированы последовательно. Например, почтовые индексы должны быть числовыми, адреса должны содержать всю необходимую информацию и т.д.
• Сохраните вашу книгу: Сохраните файл Excel с узнаваемым именем и в месте, которое вы можете легко найти.

Шаг 2: Настройка документа Word

Когда ваш документ Excel настроен, следующим шагом является настройка документа Word 2019 для размещения почтовых ярлыков.

• Откройте Word: Запустите Microsoft Word 2019.
• Создайте новый документ: Создайте новый пустой документ или откройте шаблон документа, если у вас есть шаблон для ярлыков.
• Доступ к слиянию почты: Перейдите на вкладку "Рассылки" в верхней части окна.
• Выберите "Начать слияние почты": Нажмите "Начать слияние почты" и выберите "Ярлыки" из выпадающего меню.
• Выберите параметры ярлыка: Появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать бренд и номер продукта вашего ярлыка. Если вы не знаете номер вашего ярлыка, он часто указан на упаковке ярлыка. Этот шаг обеспечит корректное соответствие формата ярлыка вашим нуждам.

Шаг 3: Подключение Word и Excel

После подготовки документов Excel и Word вам необходимо связать данные Excel с Word.

• Выберите "Выбрать получателей": В документе Word выберите "Выбрать получателей" на вкладке "Рассылки" и выберите "Использовать существующий список".
• Найдите ваш файл Excel: Просмотрите вашу систему, найдите и выберите ранее сохраненный файл Excel.
• Выберите правильный лист: Если ваш файл Excel содержит более одного листа, вас попросят выбрать, какой лист содержит ваш адресный список. Выберите правильный лист.

Шаг 4: Дизайн ваших ярлыков

Как только вы подключены, пора разместить адресные поля на ваших ярлыках в Word. Здесь вы разрабатываете, как будет выглядеть каждый ярлык.

• Вставьте поле слияния: После выбора формата ярлыка и подключения файла Excel нажмите "Вставить поле слияния" на вкладке "Рассылки".
• Разместите поля на ярлыке: Выберите необходимые поля и нажмите для размещения их на вашем ярлыке. Вы можете добавить "Имя", затем "Фамилию", затем "Адрес улицы", "Город", "Штат" и "Почтовый индекс".
• Формат и пространство: Отформатируйте ярлык по мере необходимости. Убедитесь, что все поля имеют правильное расстояние. Добавьте необходимые знаки препинания, такие как запятые, если необходимо. Например, <Имя> <Фамилия><br><Адрес улицы><br><Город>, <Штат> <Почтовый индекс>
• Обновите ярлыки: Используйте кнопку "Обновить ярлыки", чтобы применить ваш дизайн ко всем ярлыкам.

Шаг 5: Просмотр ярлыка

Перед печатью ваших ярлыков рекомендуется предварительно просмотреть их, чтобы убедиться, что они выглядят правильно.

• Нажмите "Предварительный просмотр результатов": На вкладке "Рассылки" нажмите "Предварительный просмотр результатов". Это позволит вам увидеть каждый ярлык с фактическими данными из вашего листа Excel.
• Навигационные проверки: Используйте навигационные стрелки для просмотра ваших ярлыков и убедитесь, что каждая запись отображается правильно.

Шаг 6: Завершение слияния почты

Когда вас устраивают ваши ярлыки, завершающим шагом является завершение слияния почты и их печать.

• Завершить и объединить: Нажмите "Завершить и объединить" на вкладке "Рассылки".
• Выберите параметры печати: Выберите "Печать документов", если вы хотите непосредственно печатать. Выберите "Изменить отдельные документы", если вы хотите сохранить их как новый файл перед печатью.
• Печать или сохранение: Если требуется печать, следуйте стандартным параметрам печати. Если сохранено, сделайте при необходимости изменения и печатайте из сохраненного файла как с любым другим документом.

Шаг 7: Решение общих проблем

Иногда во время процесса слияния почты вы можете столкнуться с проблемами или захотеть внести изменения. Вот некоторые распространенные проблемы и способы их устранения:

• Несоответствующие ярлыки: Убедитесь, что вы выбрали правильный тип ярлыков при установке "Параметров ярлыков".
• Неправильное размещение данных: Проверьте, правильно ли размещены поля слияния в шаблоне ярлыков в Word.
• Нерегулярности данных: Проверьте последовательность и правильность вашего листа Excel, убедитесь, что нет пустых строк или неправильных записей.
• Проблемы с форматированием: Используйте обычные инструменты форматирования Word, чтобы изменить стиль шрифта, размер и атрибуты макета, чтобы добиться нужного внешнего вида.

Заключительные мысли

Адресные ярлыки могут использоваться для самых разных целей, от личных до профессиональных. Знание того, как совместно использовать Excel 2019 и Word 2019, позволяет вам использовать эти мощные инструменты для повышения производительности и точности. Убедитесь, что вы периодически сохраняете свои документы и резервные копии данных Excel, чтобы избежать потери данных. По мере развития технологий оставаться в курсе обновлений программного обеспечения поможет вам еще больше повысить эффективность создания ярлыков.

Как только вы освоите процесс, создание ярлыков для любого случая станет простым. Используйте разнообразные дизайнерские элементы в Word, чтобы творчески настроить внешний вид ваших ярлыков для различных случаев, обеспечивая как функциональность, так и красоту.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление