Como criar etiquetas de endereço usando Word 2019 e Excel 2019

Editado 3 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Criar etiquetas de endereço usando Word 2019 e Excel 2019 é uma habilidade prática que pode economizar tempo e garantir precisão ao se preparar para eventos, correspondências ou organização pessoal. Este guia abrangente cobrirá cada etapa do processo, fornecendo instruções claras sobre como aproveitar ao máximo o software disponível para você. Vamos garantir que tudo seja muito direto e fácil de seguir.

Compreendendo o básico

Antes de entrar nos procedimentos detalhados, é importante entender o conceito básico por trás da integração de planilhas do Excel ao Word para a criação de etiquetas. Essencialmente, você precisará de dois programas de software: Excel 2019 para gerenciar seus dados de endereço e Word 2019 para mesclar esses dados em um formato específico imprimível para etiquetas.

O método usado aqui é chamado de mala direta. A mala direta permite que você integre automaticamente dados do Excel em um documento do Word, assim populando suas etiquetas com as informações necessárias sem precisar digitar cada uma manualmente. Você prepara seus dados de endereço no Excel e usa o recurso de mala direta do Word para criar dinamicamente etiquetas de acordo com seu layout predefinido.

Passo 1: Preparando sua planilha do Excel

Antes de começar uma mala direta, você deve ter uma planilha do Excel contendo todos os endereços que deseja usar.

• Abrir Excel: Comece abrindo o Excel 2019.
• Inserir os dados: Insira seus dados na planilha. Cada tipo de informação deve estar em sua própria coluna. Por exemplo, você pode ter colunas para nome, sobrenome, endereço, cidade, estado e código postal.
• Usar cabeçalhos: Certifique-se de que a primeira linha de sua planilha do Excel inclua cabeçalhos exclusivos para cada coluna. Esses rótulos (como "Nome" ou "Cidade") serão usados pelo Word para identificar os dados.
• Verificar o formato: Certifique-se de que seus dados estejam formatados de forma consistente. Por exemplo, códigos postais devem ser todos numéricos, endereços devem incluir todas as informações necessárias, etc.
• Salvar sua planilha: Salve seu arquivo do Excel com um nome reconhecível e em um local que você possa encontrar facilmente.

Passo 2: Configurando seu documento do Word

Quando seu documento do Excel estiver todo configurado, o próximo passo é configurar seu documento do Word 2019 para acomodar etiquetas de correspondência.

• Abrir Word: Inicie o Microsoft Word 2019.
• Criar um novo documento: Crie um novo documento em branco ou abra um modelo de documento, se tiver um para as etiquetas.
• Acessando Mala Direta: Vá para a guia "Correspondências" na faixa de opções na parte superior.
• Selecionar "Iniciar Mala Direta": Clique em "Iniciar Mala Direta" e selecione "Etiquetas" no menu suspenso.
• Escolher suas opções de etiqueta: Uma caixa de diálogo aparecerá onde você pode selecionar a marca e o número do produto da sua etiqueta. Se você não souber seu número de etiqueta, geralmente está na embalagem da etiqueta. Esta etapa garantirá que o formato da etiqueta seja o que você precisa.

Passo 3: Conectando Word e Excel

Depois de preparar os documentos do Excel e do Word, você precisa vincular os dados do Excel ao Word.

• Selecionar "Selecionar Destinatários": No documento do Word, escolha "Selecionar Destinatários" na guia Correspondências e selecione "Usar Lista Existente".
• Localizar seu arquivo do Excel: Navegue pelo seu sistema e localize e selecione o arquivo do Excel salvo anteriormente.
• Escolher a planilha correta: Se seu arquivo do Excel tiver mais de uma planilha, será solicitado que escolha qual planilha conterá sua lista de endereços. Escolha a planilha correta.

Passo 4: Projetando suas etiquetas

Uma vez conectado, é hora de colocar os campos de endereço em suas etiquetas no Word. É aqui que você projeta como cada etiqueta será.

• Inserir um campo de fusão: Após escolher o formato da etiqueta e conectar o arquivo do Excel, clique em "Inserir Campo de Fusão" na guia "Correspondências".
• Colocar campos na etiqueta: Selecione os campos que precisa e clique para colocá-los em sua etiqueta. Você pode adicionar "Nome", depois "Sobrenome", depois "Endereço", "Cidade", "Estado" e "Código Postal".
• Formatar e Espaçar: Formate a etiqueta conforme necessário. Certifique-se de que todos os campos estejam espaçados corretamente. Adicione as pontuações necessárias, como vírgulas, se necessário. Por exemplo, <Nome> <Sobrenome><br><Endereço><br><Cidade>, <Estado> <Código Postal>
• Atualizar etiquetas: Use o botão "Atualizar Etiquetas" para aplicar seu design a todas as etiquetas.

Passo 5: Pré-visualizar a etiqueta

Antes de imprimir suas etiquetas, é sempre prudente pré-visualizá-las para garantir que pareçam certas.

• Clique em "Visualizar Resultados": Na guia Correspondências, clique em "Visualizar Resultados". Isso permite que você veja cada etiqueta com os dados reais de sua planilha do Excel.
• Verificações de navegação: Use as setas de navegação para navegar por suas etiquetas e certifique-se de que cada entrada seja exibida corretamente.

Passo 6: Concluindo a mala direta

Depois de estar satisfeito com suas etiquetas, o passo final é concluir a mala direta e imprimi-las.

• Concluir e Mesclar: Clique em "Concluir e Mesclar" na guia Correspondências.
• Escolher Imprimir Documentos: Escolha “Imprimir Documentos” se quiser imprimir diretamente. Escolha “Editar Documentos Individuais” se quiser salvá-los como um novo arquivo antes de imprimir.
• Imprimir ou Salvar: Se precisar imprimir, siga as opções padrão de impressão. Se salvo, faça edições opcionais e imprima do arquivo salvo como faria com qualquer outro documento.

Passo 7: Lidando com problemas comuns

Às vezes, durante o processo de mala direta, você pode encontrar problemas ou querer fazer algumas alterações. Aqui estão alguns problemas comuns e como solucioná-los:

• Etiquetas incompatíveis: Certifique-se de ter selecionado o tipo de etiqueta correto ao configurar as "Opções de Etiqueta".
• Colocação incorreta de dados: Verifique se os campos de fusão estão colocados corretamente dentro do modelo de etiqueta no Word.
• Irregularidades nos dados: Verifique a consistência e a correção de sua planilha do Excel, certificando-se de que não há linhas em branco ou entradas incorretas.
• Problemas de formatação: Use as ferramentas normais de formatação do Word para alterar o estilo da fonte, tamanho e atributos de layout para alcançar a aparência que deseja.

Pensamentos finais

Etiquetas de endereço podem ser usadas para uma variedade de propósitos, de pessoais a profissionais. Saber como usar Excel 2019 e Word 2019 juntos permite que você aproveite essas poderosas ferramentas para aumentar a produtividade e a precisão. Certifique-se de salvar seus documentos e fazer backup dos dados do Excel periodicamente para evitar perda de dados. À medida que a tecnologia avança, manter-se atualizado com qualquer atualização de software ajudará a aumentar ainda mais sua eficiência na criação de etiquetas.

Uma vez que se sinta confortável com o processo, será fácil criar etiquetas para qualquer ocasião. Use vários elementos de design no Word para adaptar criativamente a aparência de suas etiquetas para se adequar a diferentes ocasiões, garantindo funcionalidade e beleza.

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