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वर्ड 2019 और एक्सेल 2019 का उपयोग करके पता लेबल कैसे बनाएं
संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 3 सप्ताह पहले
वर्ड 2019 और एक्सेल 2019 का उपयोग करके पता लेबल बनाना एक व्यावहारिक कौशल है जो घटनाओं, मेलिंग या व्यक्तिगत संगठन के लिए तैयारी करते समय समय बचा सकता है और सटीकता सुनिश्चित कर सकता है। यह व्यापक गाइड प्रक्रिया के हर चरण को कवर करेगा, उपलब्ध सॉफ़्टवेयर का सबसे अच्छा उपयोग कैसे किया जाए, इस पर स्पष्ट निर्देश प्रदान करेगा। हम यह सुनिश्चित करेंगे कि सब कुछ बहुत सीधा और पालन करने में आसान हो।
बुनियादी बातों को समझना
विस्तृत प्रक्रियाओं में उतरने से पहले, लेबल निर्माण के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट को वर्ड में मर्ज करने के पीछे की बुनियादी अवधारणा को समझना महत्वपूर्ण है। मूल रूप से, आपको दो सॉफ्टवेयर प्रोग्राम की आवश्यकता होगी: अपना पता डेटा प्रबंधित करने के लिए एक्सेल 2019 और लेबल के लिए एक विशिष्ट मुद्रणीय प्रारूप में उस डेटा को मर्ज करने के लिए वर्ड 2019।
यहां इस्तेमाल की जाने वाली विधि को मेल मर्ज कहा जाता है। मेल मर्ज आपको वर्ड दस्तावेज़ में एक्सेल से डेटा स्वचालित रूप से एकीकृत करने की अनुमति देता है, इस प्रकार आपके लेबल को आवश्यक जानकारी के साथ आबाद कर देता है बिना प्रत्येक को मैन्युअल रूप से टाइप किए। आप एक्सेल में अपना पता डेटा तैयार करते हैं और अपने पूर्वनिर्धारित लेआउट के अनुसार लेबल को गतिशील रूप से बनाने के लिए वर्ड की मेल मर्ज सुविधा का उपयोग करते हैं।
चरण 1: अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार करना
मेल मर्ज शुरू करने से पहले, आपके पास एक एक्सेल स्प्रेडशीट होनी चाहिए जिसमें वे सभी पते हों जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं।
- एक्सेल खोलें: एक्सेल 2019 खोलकर शुरू करें।
- डेटा दर्ज करें: अपना डेटा वर्कशीट में दर्ज करें। जानकारी के प्रत्येक प्रकार को उसकी अपनी कॉलम में होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपके पास प्रथम नाम, अंतिम नाम, गली का पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड के लिए कॉलम हो सकते हैं।
- हेडर का उपयोग करें: सुनिश्चित करें कि आपकी एक्सेल वर्कशीट की पहली पंक्ति में प्रत्येक कॉलम के लिए अद्वितीय हेडर शामिल हैं। ये लेबल (जैसे "प्रथम नाम" या "शहर") वर्ड द्वारा डेटा की पहचान करने के लिए उपयोग किए जाएंगे।
- फॉर्मेट जांचें: सुनिश्चित करें कि आपका डेटा लगातार स्वरूपित है। उदाहरण के लिए, ज़िप कोड सभी संख्यात्मक होने चाहिए, गली के पते में सभी आवश्यक जानकारी होनी चाहिए, आदि।
- अपनी वर्कबुक सहेजें: अपनी एक्सेल फ़ाइल को पहचानने योग्य नाम के साथ और ऐसी जगह पर सहेजें जिसे आप आसानी से ढूंढ सकें।
चरण 2: अपने वर्ड दस्तावेज़ को सेट करना
एक बार जब आपकी एक्सेल दस्तावेज़ तैयार हो जाती है, तो अगला कदम आपके वर्ड 2019 दस्तावेज़ को मेलिंग लेबल की सुविधा के लिए कॉन्फ़िगर करना है।
- वर्ड खोलें: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2019 खोलें।
- एक नया दस्तावेज़ बनाएं: एक नया रिक्त दस्तावेज़ बनाएं या यदि आपके पास लेबल के लिए कोई दस्तावेज़ टेम्पलेट है तो उसे खोलें।
- मेल मर्जिंग तक पहुंच प्राप्त करना: शीर्ष पर रिबन में "मेलिंग" टैब पर जाएं।
- "मेल मर्ज शुरू करें" चुनें: "मेल मर्ज शुरू करें" पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन मेनू से "लेबल" चुनें।
- अपने लेबल विकल्प चुनें: एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जहां आप अपने लेबल के ब्रांड और उत्पाद संख्या का चयन कर सकते हैं। यदि आपको अपनी लेबल संख्या नहीं पता है, तो यह अक्सर लेबल पैकेजिंग पर पाया जाता है। यह कदम सुनिश्चित करेगा कि लेबल प्रारूप वही है जिसकी आपको आवश्यकता है।
चरण 3: वर्ड और एक्सेल को कनेक्ट करना
एक्सेल और वर्ड दस्तावेज़ तैयार करने के बाद, आपको एक्सेल डेटा को वर्ड से लिंक करने की आवश्यकता है।
- "प्राप्तकर्ता चुनें" चुनें: वर्ड दस्तावेज़ में, मेलिंग टैब से "प्राप्तकर्ता चुनें" चुनें और "मौजूदा सूची का उपयोग करें" चुनें।
- अपनी एक्सेल फाइल खोजें: अपने सिस्टम के माध्यम से नेविगेट करें और पहले से सहेजी गई एक्सेल फ़ाइल को ढूंढें और चुनें।
- सही शीट चुनें: यदि आपके एक्सेल फ़ाइल में एक से अधिक शीट हैं, तो आपको चुनना होगा कि कौन सी शीट आपकी पता सूची रखेगी। सही शीट चुनें।
चरण 4: अपने लेबल डिजाइन करना
एक बार जब आप कनेक्ट हो जाते हैं तो अब समय है कि आप वर्ड में अपने लेबल पर पता फ़ील्ड डालें। यहां आप डिजाइन करेंगे कि प्रत्येक लेबल कैसा दिखाई देगा।
- एक मर्ज फ़ील्ड डालें: लेबल प्रारूप चुनने और एक्सेल फ़ाइल को जोड़ने के बाद, "मेलिंग" टैब में "मर्ज फ़ील्ड डालें" पर क्लिक करें।
- फील्ड को लेबल पर रखें: जिन फ़ील्ड की आपको आवश्यकता है उन्हें चुनें और उन्हें अपने लेबल पर रखने के लिए क्लिक करें। आप "प्रथम नाम", फिर "अंतिम नाम", फिर "गली का पता", "शहर", "राज्य" और "ज़िप कोड" जोड़ सकते हैं।
- फॉर्मेट और स्पेस: लेबल को आवश्यकतानुसार प्रारूपित करें। सुनिश्चित करें कि सभी फ़ील्ड सही ढंग से व्यवस्थित हों। आवश्यक विराम चिह्न जोड़ें, जैसे कि काम, यदि आवश्यक हो। उदाहरण के लिए,
<प्रथम नाम> <अंतिम नाम><br><गली का पता><br><शहर>, <राज्य> <ZIP कोड> - लेबल अपडेट करें: अपने डिज़ाइन को सभी लेबल पर लागू करने के लिए "लेबल अपडेट करें" बटन का उपयोग करें।
चरण 5: लेबल का पूर्वावलोकन
अपने लेबल प्रिंट करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए उनका पूर्वावलोकन करना हमेशा बुद्धिमानी होती है कि वे सही दिखते हैं।
- "परिणाम पूर्वावलोकन" पर क्लिक करें: मेलिंग्स टैब में, "परिणाम पूर्वावलोकन" पर क्लिक करें। यह आपको अपनी एक्सेल शीट के वास्तविक डेटा के साथ प्रत्येक लेबल देखने की अनुमति देता है।
- नेविगेशनल चेक: अपने लेबल ब्राउज़ करने के लिए नेविगेशन तीरों का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि प्रत्येक प्रविष्टि सही ढंग से प्रदर्शित हो।
चरण 6: मेल मर्ज पूरा करना
एक बार जब आप अपने लेबल से संतुष्ट हो जाते हैं, तो अंतिम चरण मेल मर्ज को पूरा करना और उन्हें प्रिंट करना है।
- समाप्ति और मर्ज: मेलिंग्स टैब में "फिनिश एंड मर्ज" पर क्लिक करें।
- प्रिंट दस्तावेज़ चुनें: यदि आप सीधे प्रिंट करना चाहते हैं तो "प्रिंट दस्तावेज़" चुनें। अगर आप प्रिंट करने से पहले उन्हें एक नए फाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं तो "इंडिविजुअल डॉक्यूमेंट्स एडिट करें" चुनें।
- प्रिंट या सेव करें: यदि आपको प्रिंट करने की आवश्यकता है, तो मानक प्रिंट विकल्प का पालन करें। यदि सेव किया है, तो वैकल्पिक रूप से संपादित करें और किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह सेव की गई फ़ाइल से प्रिंट करें।
चरण 7: सामान्य समस्याओं से निपटना
कभी-कभी, मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान, आपको समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है या कुछ बदलाव करना पड़ सकता है। यहां कुछ सामान्य समस्याएं और उन्हें कैसे हल करें:
- असंगत लेबल: सुनिश्चित करें कि आपने "लेबल विकल्प" सेट करते समय सही लेबल प्रकार चुना है।
- गलत डेटा प्लेसमेंट: निर्धारित करें कि मर्ज फ़ील्ड वर्ड में लेबल टेम्पलेट के भीतर ठीक से स्थित हैं।
- डेटा अनियमितताएँ: अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट की सुसंगति और सुधार की जांच करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि कोई खाली पंक्ति या गलत प्रविष्टियाँ नहीं हैं।
- प्रारूपण समस्याएँ: वांछित रूप प्राप्त करने के लिए फॉन्ट शैली, आकार और लेआउट गुणों को बदलने के लिए सामान्य वर्ड प्रारूपण उपकरणों का उपयोग करें।
अंतिम विचार
पता लेबल विभिन्न उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जा सकते हैं, व्यक्तिगत से लेकर पेशेवर तक। एक्सेल 2019 और वर्ड 2019 को एक साथ उपयोग करने का तरीका जानने से उत्पादकता और सटीकता बढ़ाने के लिए इन शक्तिशाली उपकरणों का लाभ उठाना संभव हो जाता है। डेटा हानि से बचने के लिए अपने दस्तावेज़ों को सहेजना और अपनी एक्सेल डेटा का बैकअप समय-समय पर लेना सुनिश्चित करें। जैसे-जैसे तकनीक उन्नत होती है, किसी भी सॉफ़्टवेयर अपडेट के साथ अद्यतित रहने से आपके लेबल बनाने की दक्षता और भी बढ़ जाएगी।
एक बार जब आप प्रक्रिया को लेकर सहज महसूस करने लगें, तो किसी भी अवसर के लिए लेबल बनाना आसान होगा। विभिन्न अवसरों के लिए अपने लेबल की उपस्थिति को रचनात्मक रूप से अनुकूलित करने के लिए वर्ड में विभिन्न डिज़ाइन तत्वों का उपयोग करें, जिससे कार्यक्षमता और सुंदरता दोनों सुनिश्चित हो सकें।
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