Cómo crear una tabla de contenido en Word 2016

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Crear una tabla de contenido en Word 2016 es una excelente manera de organizar su documento y mejorar su legibilidad. Una tabla de contenido actúa como un mapa para su documento, ayudando a los lectores a encontrar rápidamente la información que buscan. Esta guía le presentará el proceso paso a paso para crear una tabla de contenido en Word 2016 utilizando un lenguaje sencillo y instrucciones detalladas.

Entendiendo el propósito de una tabla de contenido

El propósito principal de una tabla de contenido es proporcionar una navegación fácil a través de un documento. En documentos grandes como libros, manuales e informes, una tabla de contenido ayuda a los lectores a identificar la estructura y organización del contenido, mejorando su experiencia de lectura. Al listar capítulos, secciones y subsecciones, una tabla de contenido bien diseñada mejora la claridad de un documento.

Una guía paso a paso para crear una tabla de contenido

Paso 1: Usar estilos de encabezado

Antes de poder crear una tabla de contenido, debe asegurarse de que su documento esté formateado correctamente. Word 2016 utiliza automáticamente estilos de encabezado para crear una tabla de contenido. Así es como puede aplicar estilos de encabezado:

• Seleccione el texto que desea hacer un título. Esto puede ser un título de capítulo, un título de sección o un título de subsección.
• Vaya a la pestaña Inicio en la cinta.
• En el grupo Estilos, haga clic en el estilo de encabezado apropiado (como Encabezado 1, Encabezado 2, o Encabezado 3). Encabezado 1 se utiliza típicamente para secciones mayores, Encabezado 2 para subsecciones principales y Encabezado 3 para sub-subsecciones.

Usar estilos de encabezado de manera consistente asegurará que todos sus encabezados se ajusten correctamente en la tabla de contenido.

Paso 2: Insertar una tabla de contenido

Una vez que haya aplicado estilos de encabezado a todas las secciones relevantes de su documento, el siguiente paso es insertar su tabla de contenido. Siga estos pasos:

• Coloque su cursor donde quiere que aparezca la tabla de contenido, generalmente al comienzo del documento.
• Vaya a la pestaña Referencias en la cinta.
• En el grupo Tabla de contenido, haga clic en el botón Tabla de contenido.
• En el menú desplegable, elija una de las opciones de "Tabla de contenido automática". Estas opciones crean automáticamente una tabla a partir de los estilos de encabezado existentes en su documento.

Paso 3: Personalizar su tabla de contenido

Word 2016 permite cierta personalización de su tabla de contenido para ajustarse al diseño y estructura de su documento. Así es como puede personalizar su tabla de contenido:

• Haga clic en la tabla de contenido que ingresó.
• En la pestaña Referencias, bajo el grupo de Tabla de contenido, haga clic en la opción Tabla de contenido personalizada.
• En el cuadro de diálogo Tabla de contenido, tiene varias opciones de personalización:
• Mostrar niveles: Puede elegir cuántos niveles de encabezados desea incluir. Por ejemplo, si desea incluir capítulos y secciones, pero no subsecciones, puede elegir mostrar solo dos niveles.
• Líderes de tabulación: Elija un estilo para los líderes de puntos que conectan los encabezados de sección con los números de página.
• Formato: Seleccione un estilo de formato predefinido para cambiar el aspecto de su tabla de contenido.
• Haga clic en OK para aplicar sus cambios.

Paso 4: Actualizar la tabla de contenido

Es importante mantener actualizada su tabla de contenido cuando realiza cambios en su documento, como agregar nuevas secciones o modificar secciones existentes. Afortunadamente, Word 2016 hace esto simple:

• Haga clic en su tabla de contenido dentro del documento.
• En la pestaña Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla.
• Se le darán dos opciones: Actualizar solo los números de página o Actualizar toda la tabla. Elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades. Para cambios mayores, se recomienda actualizar toda la tabla.

Paso 5: Ver y navegar por la tabla de contenido

Una vez que la tabla de contenido está lista, no solo proporciona un mapa visual de su documento, sino que también sirve como una herramienta de navegación. Para saltar a una sección en particular:

• Mantenga presionada la tecla Control (Ctrl) en su teclado.
• Haga clic en un encabezado de sección en la tabla de contenido para ir directamente a esa parte del documento.

Consideraciones prácticas y mejores prácticas

Más allá del proceso de crear una tabla de contenido, considerar algunas cosas adicionales puede aumentar su utilidad:

Uso consistente de estilos

La consistencia es importante para asegurar que la tabla de contenido refleje correctamente la estructura del documento. Siempre use el mismo estilo de encabezado para secciones similares. Esta consistencia permite que Word 2016 lea correctamente la jerarquía de su documento y la refleje en la tabla de contenido.

Estructura y organización del documento

Cuando sea apropiado, considere dividir secciones más grandes en subsecciones más pequeñas, utilizando encabezados para delinear claramente diferentes temas o temas. La claridad en la estructura no solo mejorará la experiencia del lector, sino también la funcionalidad y apariencia de la tabla de contenido.

Diseño de página

La colocación de su tabla de contenido dentro del documento es importante. Generalmente se coloca al principio, pero asegúrese de que se asigne suficiente espacio para acomodar entradas adicionales en el futuro. Considere usar saltos de página para gestionar efectivamente el espacio dentro de esta configuración.

Personalización para uso comercial

Una excelente tabla de contenido puede dar a su documento un aspecto profesional. Aproveche las funciones de personalización de Word para hacer que la tabla de contenido coincida con el esquema de diseño del documento. Experimente con diferentes formatos, fuentes y estilos para la tabla de contenido hasta que logre la estética deseada.

Problemas comunes y resolución de problemas

Problema 1: La tabla de contenido no refleja el documento

Asegúrese de haber aplicado los estilos de encabezado adecuados. Si algunas secciones no son visibles, verifique dos veces que el estilo de encabezado correcto esté aplicado. Si todo lo demás falla, elimine y recree la tabla de contenido.

Problema 2: El número de página es incorrecto

Esto a menudo es causado por no actualizar la tabla de contenido después de realizar cambios en el documento. Recuerde actualizar su tabla regularmente para mantener los números de página correctos.

Problema 3: Errores de entrada

Si las entradas en la tabla de contenido no se muestran como se esperaba, verifique que el texto en su documento esté formateado correctamente con el estilo de encabezado deseado. Si el texto del encabezado es largo, considere acortar las entradas dentro del documento para hacer la tabla de contenido más concisa.

Conclusión

Crear una tabla de contenido en Word 2016 mejora en gran medida la organización y accesibilidad de su documento. Al seguir los pasos indicados, aplicar un formato consistente, personalizarlo según sus necesidades y actualizarlo regularmente, puede hacer que cualquier documento largo sea más fácil de usar y estructurado profesionalmente. Una tabla de contenido bien diseñada no solo ayuda a los lectores, sino que también demuestra una comprensión de los principios de diseño necesarios para una documentación efectiva.

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