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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में विषय सूची कैसे बनाएं
संपादित 20 घंटे पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 20 घंटे पहले
"माइक्रोसॉफ्ट वर्ड" माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला वर्ड प्रॉसेसिंग सॉफ्टवेयर है। यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट का हिस्सा है और दस्तावेज़ निर्माण को सरल प्रक्रिया बनाने के लिए विभिन्न विशेषताएँ प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की एक उपयोगी विशेषता स्वचालित रूप से एक विषय सूची (TOC) बनाने की क्षमता है। विषय सूची किसी दस्तावेज़ की पठनीयता को बढ़ा सकती है, जिससे पाठकों के लिए एक आसान संदर्भ प्रदान होता है। यह विशेष रूप से लंबे दस्तावेजों जैसे कि अकादमिक लेख, व्यावसायिक रिपोर्ट या किताबों में महत्वपूर्ण होता है। इस सेक्शन में, मैं आपको सरल भाषा में समझाऊंगा कि आप किस प्रकार माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में विषय सूची बना सकते हैं। इससे आपको अपने दस्तावेज़ों को बेहतर तरीके से संगठित करने में मदद मिलेगी और आपके पाठकों के लिए नेविगेशन आसान हो जाएगा।
विषय सूची बनाने के लिए पूर्व आवश्यकताएँ
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में विषय सूची बनाना शुरू करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका दस्तावेज़ सही ढंग से फॉर्मेट किया गया है। इसमें वर्ड के बिल्ट-इन हेडिंग स्टाइल्स का उपयोग शामिल है। वर्ड में विषय सूची इन हेडिंग स्टाइल्स के आधार पर बनाई जाती है, इसलिए आपका दस्तावेज़ ठीक से संरचित होना चाहिए।
बिल्ट-इन हेडिंग स्टाइल्स का उपयोग करना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कई पूर्व-परिभाषित शैलियाँ हैं जिनमें "हेडिंग 1", "हेडिंग 2", "हेडिंग 3", आदि शामिल हैं। ये शैलियाँ आपके दस्तावेज़ के विभिन्न सेक्शन को अलग करने में आपकी मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। हेडिंग स्टाइल लागू करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप शीर्षक के रूप में असाइन करना चाहते हैं।
- वर्ड के शीर्ष पर "होम" टैब पर जाएं।
- “स्टाइल्स” समूह में, उस हेडिंग स्टाइल पर क्लिक करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं (जैसे शीर्ष-स्तरीय सेक्शन्स के लिए “हेडिंग 1”, उपखंडों के लिए “हेडिंग 2”, आदि)।
सुनिश्चित करें कि आप अपने दस्तावेज़ में लगातार इन हेडिंग स्टाइल्स का उपयोग कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक से अधिक अध्याय या मुख्य सेक्शन हैं, तो इन सभी के लिए "हेडिंग 1" का उपयोग करें। उन सेक्शन में उपखंडों के लिए "हेडिंग 2" का उपयोग करें, और आवश्यकतानुसार उपखंडों के लिए "हेडिंग 3" का उपयोग करें। एक बार जब आपने अपने दस्तावेज़ में हेडिंग स्टाइल्स लागू कर दी हैं, तो आप विषय सूची बनाने के लिए तैयार हैं।
विषय सूची बनाना
सरल विषय सूची
अब जब आपका दस्तावेज़ हेडिंग के साथ संगठित है, तो आप विषय सूची बनाने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। विषय सूची को सरल बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपने कर्सर को वहां रखें जहां आप विषय सूची को प्रदर्शित करना चाहते हैं। यह आमतौर पर दस्तावेज़ की शुरुआत में होता है।
- टूलबार में “रेफरेंसेस” टैब पर क्लिक करें।
- टेबल ऑफ कंटेंट्स समूह में, टेबल ऑफ कंटेंट्स बटन पर क्लिक करें।
- आपको विभिन्न बिल्ट-इन टेबल डिज़ाइन वाले एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा। अपने दस्तावेज़ स्टाइल के अनुसार एक चुनें।
एक डिज़ाइन पर क्लिक करते ही, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपके दस्तावेज़ में उपयोग की गई हेडिंग के आधार पर स्वचालित रूप से एक विषय सूची सम्मिलित करेगा। इस विषय सूची में प्रत्येक हेडिंग के लिए प्रविष्टियाँ और पृष्ठ संख्या शामिल होती है, जिससे पाठकों के लिए रुचि के सेक्सन्स को ढूंढना आसान हो जाता है।
कस्टम विषय सूची
हालांकि वर्ड में उपलब्ध डिफ़ॉल्ट विषय सूची डिज़ाइन अक्सर पर्याप्त होते हैं, कभी-कभी आप एक और अधिक वैयक्तिकृत रूप चाहते हैं। यहां बताया गया है कि आप एक कस्टम विषय सूची कैसे बना सकते हैं:
- अपने कर्सर को वहां रखें जहां आप विषय सूची को प्रदर्शित करना चाहते हैं।
- "रेफरेंसेस" टैब पर क्लिक करें।
- "टेबल ऑफ कंटेंट्स" पर क्लिक करें और फिर मेनू से "कस्टम टेबल ऑफ कंटेंट्स..." चुनें।
- यह "टेबल ऑफ कंटेंट्स" संवाद बॉक्स खोलेगा, जहां आप अनुकूलित करने के लिए कई विकल्प होते हैं:
- "सामान्य" अनुभाग में, आप अपने ज़रूरत के अनुसार स्टाइल चुन सकते हैं, जैसे "क्लासिक" या "फैंसी"।
- आप “शो लेवल्स” विकल्प बदलकर यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि TOC में कितने स्तर की हेडिंग शामिल की जानी चाहिए।
- पृष्ठ संख्याओं की शैली को अनुकूलित करें “शो पेज नंबर्स” का चयन या चयन हटाकर और "Align page numbers right" चुनकर संरेखण सेट करें।
- एक बार जब आपने अपनी वांछित विकल्प चुने, तो “OK” पर क्लिक करें। वर्ड आपकी अनुकूलताओं के आधार पर एक विषय सूची बनाएगा।
विषय सूची को अपडेट करना
क्योंकि दस्तावेज़ अक्सर संशोधन से गुजरते हैं, आपकी विषय सूची में हेडिंग्स और उनकी पृष्ठ संख्या समय के साथ पुरानी हो सकती है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको अपने दस्तावेज़ में परिवर्तन होने पर अपनी विषय सूची को आसानी से अपडेट करने की अनुमति देता है:
- अपनी मौजूदा विषय सूची को क्लिक करें ताकि वह हाइलाइट हो जाए।
- वर्ड में आपकी विषय सूची के शीर्ष पर "अपडेट टेबल" नामक एक टैब दिखाई देगा। इस पर क्लिक करें।
- फिर आपको “केवल पृष्ठ संख्याएँ अपडेट करें” या “पूरी तालिका अपडेट करें” का विकल्प दिया जाएगा। यदि आपने केवल टेक्स्ट को फिर से व्यवस्थित किया है और हेडिंग्स नहीं बदली हैं, तो आप केवल पृष्ठ संख्याएँ अपडेट कर सकते हैं। हालांकि, यदि आपने हेडिंग्स जोड़ी या हटाई हैं, तो "पूरी तालिका अपडेट करें" चुनें।
अपनी अपडेटिंग प्राथमिकता चुनने के बाद, "OK" पर क्लिक करें, और आपकी विषय सूची आपके दस्तावेज़ की वर्तमान संरचना और पेजिनेशन को प्रतिबिंबित करने के लिए रीफ़्रेश हो जाएगी।
विषय सूची के लिए उन्नत विकल्प
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको कुछ विशेष दस्तावेज़ आवश्यकताओं के अनुरूप अपनी विषय सूची को ठीक करने के लिए उन्नत सुविधाएँ भी प्रदान करता है।
गैर-शीर्षक प्रविष्टियाँ जोड़ना
कभी-कभी, आप अपनी विषय सूची में ऐसी प्रविष्टियाँ चाहते हो सकते हैं जो हेडिंग स्टाइल के साथ फॉर्मेट नहीं की गई हों। आप इसे एक “तालिका प्रविष्टि क्षेत्र” का उपयोग करके प्राप्त कर सकते हैं:
- उस टेक्स्ट का चयन करें जिसे आप अपनी TOC में शामिल करना चाहते हैं।
- "Alt + Shift + O" दबाएं ताकि "मार्क टेबल ऑफ कंटेंट्स प्रविष्टि" संवाद बॉक्स खुल जाए।
- वांछित सेटिंग्स निर्दिष्ट करें, जैसे कि प्रविष्टि स्तर।
- अपने सेटिंग्स को सहेजने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए "मार्क" पर क्लिक करें।
इन चरणों से एक तालिका प्रविष्टि (TC) फ़ील्ड सम्मिलित होगी, जो अपडेट किए जाने पर आपकी विषय सूची में शामिल होगी।
हाइपरलिंक्ड विषय सूची
डिजिटल दस्तावेज़ों में, हाइपरलिंक बहुत सहायक होते हैं जो दस्तावेज़ में जल्दी से नेविगेशन करने के लिए होते हैं। वर्ड आपकी विषय सूची को हाइपरलिंक शामिल करने के लिए फॉर्मेट कर सकता है जो हेडिंग्स को TOC या अन्य हेडिंग्स से जोड़ते हैं:
- अपनी विषय सूची में जाएं।
- TOC संवाद बॉक्स में “पृष्ठ संख्याओं के बजाय हाइपरलिंक का उपयोग करें” के लिए फॉर्मेटिंग संकेतों को सक्रिय करें।
अब, जब पाठक आपकी विषय सूची के किसी सेक्शन पर होवर करेंगे, तो उन्हें दस्तावेज़ के उन हिस्सों पर तेजी से जाने के लिए विकल्प मिलेंगे।
अंत में, उन मामलों में जहां आपकी विषय सूची को कई पृष्ठों में विभाजित करने की आवश्यकता होती है बिना खाली स्थान छोड़े, सामग्री को व्यवस्थित रूप से तोड़ने का प्रयास करें और ध्यानपूर्वक पेज ब्रेक को प्रबंधित करते हुए फॉर्मेटिंग बनाए रखें।
सामान्य समस्याओं का निवारण
सभी उपयोगी विशेषताओं के बावजूद, कभी-कभी विषय सूची को संभालने में समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं। यहाँ कुछ सामान्य समस्याएँ और सामान्य समाधान दिए गए हैं:
विषय सूची से प्रविष्टियाँ गायब होना
आमतौर पर, इसका मतलब होता है कि विशिष्ट हेडिंग्स को सही ढंग से स्टाइल नहीं किया गया था या हेडिंग्स के रूप में मान्यता नहीं मिली थी:
- संगति के लिए हेडिंग स्टाइल्स की दोबारा जाँच करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि कोई स्टाइल मोडिफिकेशन नहीं हुए हैं जो उनकी स्थिति को विकृत कर सकते हैं।
TOC के भीतर असंगत फॉर्मेटिंग
यदि कस्टम शैलियाँ लागू की गई हों:
- सुनिश्चित करें कि सही शैलियाँ चयनित हैं, और उन हिस्सों के फॉर्मेटिंग संवाद को ओवर-कस्टमाइज़ करने से बचें जो समान शैलियों के साथ संघर्ष करते हैं।
कभी-कभी, जब जटिलताएँ बनी रहती हैं, तो TOC को दोहराने से जटिलताओं के समाधान के लिए एक विकल्प मिल सकता है।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के बिल्ट-इन टूल्स के साथ विषय सूची बनाना चुनौतीपूर्ण नहीं है, जो प्रभावी दस्तावेज़ संगठन का समर्थन करने की एक अविश्वसनीय प्रक्रिया बनाता है। चाहे वह व्यक्तिगत रचना के लिए हो या पेशेवर प्रस्तुति के लिए, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी बुनियादी हेडिंग्स का उपयोग किया जाता है, एक कस्टमाइज्ड या स्टैंडर्ड विषय सूची की स्मूथ रेंडरिंग का मार्ग प्रशस्त करता है।
इन विस्तृत निर्देशों का ध्यानपूर्वक पालन करके और उन्नत विकल्पों का उपयोग करके, आप किसी भी दस्तावेज़ की आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त एक सुव्यवस्थित और कुशल विषय सूची बनाने में सक्षम होंगे। उचित लेआउट और नेविगेशन की आसानी के लिए विस्तृत ध्यान, उद्योगों और विषयों में महत्वपूर्ण ध्वनि दस्तावेज़न प्रथाओं के प्रतीक हैं।
यह समझ दस्तावेज़ निर्माण में दक्षता को मजबूत करती है और टीमों या व्यक्तिगत परियोजनाओं में निर्बाध कार्यप्रवाह एकीकरण का समर्थन करती है, जिससे माइक्रोसॉफ्ट की गतिशील प्रसंस्करण उपयोगिता के माध्यम से उत्पादकता और संचार स्पष्टता बढ़ती है।
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