Cómo crear una encuesta usando un formulario de Excel

Editado 3 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Crear encuestas usando formularios de Excel es un proceso sencillo que puede ayudar a recopilar comentarios y datos valiosos de manera rápida y efectiva. Excel proporciona una plataforma versátil para realizar encuestas, permitiendo interacciones amigables, fácil gestión de datos y características robustas de análisis. Esta guía te llevará paso a paso a través de cómo crear una encuesta usando formularios de Excel, así como destacar enfoques y consideraciones prácticas.

Comienza con los formularios de Excel

Antes de comenzar, es importante asegurarse de tener un entendimiento claro de los objetivos de tu encuesta. Esto definirá el tipo de preguntas que planeas incluir y el formato en el cual interpretarás los resultados. Los formularios de Excel te ofrecen una manera simple de crear encuestas, y la herramienta es accesible tanto en línea como sin conexión. Se integra perfectamente con las hojas de cálculo de Excel para que las respuestas se ingresen automáticamente en tu hoja de datos para un análisis fácil.

Paso 1: Accede a Excel Online

Puedes acceder a los formularios de Excel a través de Excel Online. Aquí están los pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft Office.
2. Ve a la aplicación de Excel dentro del conjunto de Office: esto generalmente estará en tu panel de control si estás usando Office 365.
3. Selecciona la opción para crear un nuevo libro de trabajo.

Paso 2: Crea el formulario

Una vez que tengas el libro de trabajo en blanco abierto, sigue estos pasos para crear tu encuesta:

1. Haz clic en la pestaña “Insertar” en la cinta.
2. Busca y haz clic en el botón “Formularios”. Este botón está integrado en Excel Online, lo que facilita vincular tus encuestas a un libro de Excel.
3. Se abrirá una nueva ventana de diálogo. Selecciona “Nuevo Formulario” para comenzar la encuesta.

Paso 3: Añade preguntas a tu formulario

Ahora que tu formulario está listo, puedes comenzar a agregar preguntas:

• Tipos de preguntas: Decide los tipos de preguntas que necesitas para tu encuesta. El formulario de Excel ofrece muchas opciones como opción múltiple, texto, calificación, fecha y más, asegurando versatilidad en cómo responden los encuestados.
• Contenido de la pregunta: Redacta tus preguntas de encuesta de manera clara y concisa. Preguntas mal redactadas pueden resultar en respuestas ambiguas.

Aquí tienes un ejemplo de cómo añadir diferentes tipos de preguntas:

<!-- Bloque de código de ejemplo para añadir una pregunta a HTML -->
Pregunta 1: ¿Cuál es tu color favorito? [Opción múltiple: rojo, azul, verde, amarillo]
Pregunta 2: ¿Cuántos años tienes? [texto]
Pregunta 3: En una escala del 1 al 10, ¿qué tan satisfecho estás con nuestro servicio? [Calificación]

Paso 4: Personaliza la configuración del formulario

Después de crear preguntas, puedes personalizar la configuración de tu formulario de encuesta para alinearlo mejor con tus objetivos. Estas son las configuraciones que querrás considerar:

• Opciones de respuesta: Decide si deseas que tus encuestados envíen múltiples respuestas. Puedes realizar un seguimiento de las respuestas de manera anónima o recopilar nombres, dependiendo de la naturaleza de tu encuesta.
• Fechas de inicio y finalización: Si tu encuesta es sensible al tiempo, establece las fechas de inicio y finalización para que el formulario solo esté activo durante el período especificado.
• Notificaciones: Activa las notificaciones para nuevas respuestas, para saber cuándo los encuestados completan tu encuesta.

Paso 5: Comparte y recopila comentarios

Una vez que tu encuesta esté lista y se hayan configurado los ajustes, es hora de distribuirla a tu público objetivo. Los formularios de Excel facilitan el compartir:

1. Haz clic en “Compartir” en la interfaz del formulario de Excel.
2. Elige generar un enlace o compartir por correo electrónico. Proporcionar un enlace directo puede ser conveniente para una distribución más amplia. Alternativamente, incrustar el formulario en una página web o enviarlo directamente a individuos o grupos específicos por correo electrónico dependerá de tus objetivos de alcance.

Paso 6: Analizar las respuestas

Las respuestas se poblarán automáticamente en tu hoja de cálculo vinculada a Excel, lo que hace conveniente el análisis de datos:

• Vista inicial: Puedes obtener una vista general haciendo clic en la pestaña "Respuestas" en tu formulario. Muestra datos agregados, como el número de encuestados y estadísticas individuales para cada pregunta.
• Análisis avanzado: Para obtener conclusiones más profundas, usa las características de Excel como tablas dinámicas, gráficos y formato condicional. Esto ayuda a transformar datos en bruto en informes visuales comprensivos.

Mejores prácticas y consideraciones

Mantén tus preguntas claras y concisas

Las respuestas de la encuesta son tan buenas como las preguntas formuladas. Siempre garantiza claridad evitando lenguaje complejo o ambigüedad. Es beneficioso probar tu encuesta con un pequeño público primero para obtener comentarios sobre cualquier pregunta poco clara.

Utiliza preguntas esenciales

Para evitar respuestas incompletas, puedes configurar preguntas importantes como campos obligatorios. Esto asegura que los datos necesarios se capturen de cada participante.

Respeta la confidencialidad y el anonimato

Sé transparente sobre cómo se utilizarán los datos y si las respuestas serán anónimas. Si se recopila información personal, asegúrate de que sea necesaria y que los encuestados estén informados de su uso.

Mantenlo breve y relevante

Las encuestas largas pueden causar fatiga en los encuestados, resultando en bajas tasas de finalización y datos poco confiables. Concéntrate en preguntas que sean relevantes y estén enfocadas en tus objetivos.

Prueba tu encuesta

Probar tu encuesta antes de su distribución masiva puede revelar errores o preguntas problemáticas, permitiéndote afinar el formulario para una experiencia óptima del encuestado.

Conclusión

Crear encuestas usando formularios de Excel proporciona una solución práctica para recopilar eficientemente datos importantes. Al seguir los pasos presentados en esta guía y adherirse a las mejores prácticas, puedes diseñar encuestas efectivas que obtengan la información que necesitas, asegurando también una experiencia intuitiva y amigable para los encuestados. La integración de los formularios de Excel con las hojas de cálculo de Excel también simplifica el manejo de datos, haciendo el análisis mucho más sencillo. A medida que navegues por tus esfuerzos de encuesta, siempre prioriza la claridad, relevancia e integridad de tus preguntas para asegurar los mejores resultados posibles de tus esfuerzos de recopilación de datos.

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