Excel में पिवट टेबल कैसे बनाएं

संपादित 4 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Excel में पिवट टेबल बनाना आपके डेटा का विश्लेषण, सारांश, और प्रस्तुति देने का एक शक्तिशाली तरीका है। चाहे आप एक अनुभवी पेशेवर हों या Excel सीखने की शुरुआत कर रहे हैं, पिवट टेबल्स बड़े डेटा सेट्स से अर्थ निकालने का एक शानदार तरीका प्रदान करते हैं। यह गाइड आपको पिवट टेबल बनाने, उपयोग करने, और उनमें हेरफेर करने की एक विस्तृत समझ प्रदान करने का उद्देश्य रखता है, जिससे यह सुनिश्चित हो कि आप अपने डेटा को सबसे प्रभावशाली तरीके से प्रस्तुत कर सकें।

पिवट टेबल क्या है?

पिवट टेबल एक डेटा विश्लेषण उपकरण है जो कई स्प्रेडशीट प्रोग्रामों में मौजूद है, जैसे कि Microsoft Excel, Google Sheets, और अन्य। यह आपको एक बड़े, विस्तृत डेटा सेट के महत्वपूर्ण हिस्सों को निकालने की अनुमति देता है। इसे आप एक जादुई सारांश के रूप में सोच सकते हैं जो विशाल और जटिल डेटा को पचाने योग्य जानकारी के टुकड़ों में बदल देता है, जिससे आप आसानी से अपने डेटा को "पिवट" कर सकते हैं और इसे विभिन्न दृष्टिकोणों से देख सकते हैं।

पिवट टेबल का उपयोग क्यों करें?

पिवट टेबल समय और प्रयास बचाते हैं। कच्चे डेटा का उपयोग करने पर, जानकारी प्राप्त करने के लिए बहुत समय लगता है, और मैनुअल गणनाएँ त्रुटिपूर्ण हो सकती हैं। पिवट टेबल्स के साथ, आप कर सकते हैं:

• बड़े डेटा सेट्स का त्वरित सारांश बना सकते हैं।
• डेटा पैटर्न और रुझानों की पहचान कर सकते हैं।
• विभिन्न स्तरों के विवरण के साथ कस्टमाइज्ड रिपोर्ट्स बना सकते हैं।
• संबंधित जानकारी को प्रदर्शित करने के लिए, डेटा को कुशलतापूर्वक फ़िल्टर कर सकते हैं।
• डेटा पर योग, औसत, न्यूनतम, अधिकतम आदि जैसे गणनाएँ कर सकते हैं।

अपने डेटा की तैयारी

पिवट टेबल बनाने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपका डेटा सही ढंग से संगठित है। तैयारी के लिए इन चरणों का पालन करें:

• कोई खाली पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं: सुनिश्चित करें कि आपका डेटा सतत है, और इसे पृथक करने वाली कोई खाली पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं हैं।
• स्तंभ शीर्षक: आपके डेटा में वर्णनात्मक स्तंभ शीर्षक होना चाहिए, जो आपके पिवट टेबल में फ़ील्ड नाम बन जाएंगे।
• डेटा प्रकार: सुनिश्चित करें कि आपके प्रत्येक स्तंभ में डेटा प्रकार संगत हैं। उदाहरण के लिए, एक कॉलम में पाठ और संख्याओं का मिश्रण नहीं होना चाहिए।

पिवट टेबल बनाने के चरण-दर-चरण गाइड

चरण 1: अपने डेटा का चयन करें

अपनी Excel वर्कबुक खोलें और अपने डेटा की पूरी श्रेणी का चयन करें, जिसमें स्तंभ शीर्षक शामिल हैं। यदि आपका डेटा एक टेबल के रूप में स्वरूपित है, तो आप टेबल के किसी भी सेल पर क्लिक कर सकते हैं।

चरण 2: पिवट टेबल विकल्प पर जाएं

Excel रिबन पर इन्सर्ट टैब पर जाएं। टेबल्स समूह में, आपको पिवट टेबल बटन मिलेगा। इसे क्लिक करके Create PivotTable संवाद बॉक्स खोलें।

चरण 3: Create Pivot Table संवाद बॉक्स

पिवट टेबल पर क्लिक करने पर एक संवाद बॉक्स प्रकट होगा:

• डेटा का चयन करें: Excel स्वचालित रूप से आपके डेटा रेंज का चयन करेगा। यदि आवश्यक हो, तो आप श्रेणी को मैन्युअल रूप से समायोजित कर सकते हैं।
• पिवट टेबल कहाँ स्थापित करें: तय करें कि आप अपने पिवट टेबल को नई वर्कशीट पर स्थापित करना चाहते हैं या मौजूदा वर्कशीट पर।

जारी रखने के लिए OK क्लिक करें।

चरण 4: पिवट टेबल फ़ील्ड सूची

OK पर क्लिक करने पर, आप एक नई वर्कशीट पर ले जाएंगे जिसके दाईं ओर पिवट टेबल फ़ील्ड सूची फलक होगा। इस पैन का उपयोग आपके पिवट टेबल को बनाने और अनुकूलित करने के लिए किया जाता है।

चरण 5: अपने पिवट टेबल को बनाना

पिवट टेबल फ़ील्ड सूची में, आपको अपने सभी कॉलम शीर्षक, जिन्हें "फ़ील्ड्स" कहा जाता है, दिखाई देंगे। इनके नीचे, आपको इन फ़ील्ड्स को ड्रैग और ड्रॉप करने के लिए चार क्षेत्र मिलेंगे:

• फ़िल्टर: इस क्षेत्र में उन फ़ील्ड्स को रखें जिनके द्वारा आप डेटा को फ़िल्टर करना चाहते हैं।
• स्तंभ: उन फ़ील्ड्स को यहाँ रखें जिन्हें आप अपने पिवट टेबल में कॉलम की हेडिंग्स के रूप में दिखाना चाहते हैं।
• पंक्तियाँ: फ़ील्ड्स को यहाँ रखें ताकि वे आपके पिवट टेबल में पंक्ति लेबल के रूप में प्रदर्शित हों।
• मूल्य: यह क्षेत्र वह है जहाँ आप उन फ़ील्ड्स को रखते हैं जिन्हें आप सारांशित करना चाहते हैं, जैसे कि योग, गिनती आदि।

उदाहरण के लिए, अगर आप बिक्री डेटा का विश्लेषण कर रहे हैं, तो आपके पास "उत्पाद" पंक्तियों में, "बिक्री दिनांक" स्तंभों में, और "कुल बिक्री राशि" मूल्यों में हो सकते हैं।

चरण 6: मूल्यों को अनुकूलित करना

मूल्यों को कैसे प्रदर्शित किया जाए, इसे अनुकूलित करने के लिए, मूल्यों के क्षेत्र में फ़ील्ड के बगल के ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें। आप चुन सकते हैं:

• मान फ़ील्ड सेटिंग्स: आपको डेटा को सारांशित करने वाले फ़ंक्शन को बदलने की अनुमति देता है, जैसे योग, गिनती, औसत, आदि।
• मान दिखाएँ अस: आपको कुल का प्रतिशत, पिछले मान से अंतर, आदि के रूप में मान प्रदर्शित करने की अनुमति देता है।

चरण 7: अपने पिवट टेबल को स्वरूपित करना

एक बार जब आपका पिवट टेबल सेट हो जाता है, तो आप इसे प्रस्तुति के लिए स्वरूपित कर सकते हैं। आप कर सकते हैं:

• सेल्स को प्रारूपित करें: नंबर प्रारूप, फॉन्ट्स, रंग, सीमाओं आदि को समायोजित करें।
• डिजाइन टैब: पिवट टेबल टूल्स डिज़ाइन टैब का उपयोग करके पूर्वनिर्धारित शैलियों और रंग योजनाओं को लागू करें।

पिवट टेबल्स की उन्नत सुविधाएँ

डेटा समूह बनाना

आप तिथियों या संख्याओं जैसी अधिक विस्तृत डेटा को श्रेणियों में समूहित कर सकते हैं। बस पिवट टेबल में फ़ील्ड लेबल्स पर राइट-क्लिक करें, "समूह" का चयन करें और अपनी श्रेणियाँ परिभाषित करें।

विवरणों के लिए नीचे स्क्रॉल करें

किसी भी सारांशित डेटा बिंदु पर डबल-क्लिक करें ताकि एक नई शीट बनाई जा सके जो आपके डेटा सेट से उस डेटा बिंदु के विवरण को विभाजित कर दे।

पिवट चार्ट एकीकरण

Excel पिवट टेबल्स के साथ पिवट चार्ट्स को एकीकृत करने का विकल्प प्रदान करता है। पिवट चार्ट सम्मिलित करने के लिए, अपने पिवट टेबल का चयन करें और इन्सर्ट टैब पर जाएं, फिर पिवट चार्ट पर क्लिक करें।

डेटा को रिफ्रेश करना

अगर अंतर्निहित डेटा बदल जाता है, तो आप पिवट टेबल को राइट-क्लिक करके और "रिफ्रेश" को चुनकर अपडेट कर सकते हैं।

व्यावहारिक उदाहरण

कल्पना करें कि आपके पास विभिन्न उत्पादों के लिए विभिन्न राज्यों में बिक्री डेटा का एक डेटा सेट है। उदाहरण के लिए, आपका डेटा इस प्रकार हो सकता है:

 प्रोडक्ट नाम | बिक्री राशि | राज्य | तारीख , उत्पाद A | 1500 | NY | 01/01/2023 उत्पाद B |2000 |NY |01/01/2023 उत्पाद C | 1000 | CA | 01/01/2023 उत्पाद A | 1200 | TX | 01/02/2023 उत्पाद B | 1800 | NC | 01/02/2023 

आप प्रत्येक राज्य में प्रत्येक उत्पाद की कुल बिक्री मासिक रूप से देखने के लिए एक पिवट टेबल बनाने का विकल्प चुनते हैं। आप निम्नलिखित कर सकते हैं:

• प्रोडक्ट का नाम पंक्तियों के क्षेत्र में खींचें।
• राज्य को स्तंभों के क्षेत्र में खींचें।
• बिक्री राशि को मूल्यों के क्षेत्र में खींचें।
• तारीख फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें और डेटा को महीनों के आधार पर समूह बनाएं।

यह एक व्यापक टेबल उत्पन्न करेगा जो दिखाएगा कि प्रत्येक राज्य में महीने दर महीने उत्पाद कैसे प्रदर्शन कर रहे हैं, जिससे आपको मूल्यवान जानकारी एक नजर में मिल जाएगी।

निष्कर्ष

Excel में डेटा विश्लेषण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा पिवट टेबल हैं, जो कम से कम मैन्युअल प्रयास के साथ महत्वपूर्ण जानकारी को जल्दी से निकालने के लिए अत्यधिक लचीलापन और शक्ति प्रदान करते हैं। वे विशाल डेटा सेट्स को संभाल सकते हैं और महत्वपूर्ण सारांश और दृश्य प्रस्तुत कर सकते हैं।

इन चरणों का पालन करके, आप अपने स्वयं के पिवट टेबल्स बना सकते हैं ताकि आपके डेटा के विभिन्न पहलुओं का पता लगाया जा सके, रुझानों को उजागर किया जा सके, और व्यक्तिगत या व्यावसायिक परियोजनाओं में निर्णय लेने की प्रक्रियाओं का समर्थन किया जा सके।

याद रखें कि पिवट टेबल्स के लिए Excel द्वारा प्रदान की गई सुविधाओं का नियमित रूप से अन्वेषण करें और प्रयोग करें, क्योंकि ये कौशल आपके डेटा प्रबंधन और विश्लेषणात्मक क्षमताओं को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकते हैं।

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