Word 2016 में फ्लोचार्ट कैसे बनाएं

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Word 2016 एक बहुमुखी शब्द प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर है जिसमें कई विशेषताएं हैं, जिसमें फ्लोचार्ट बनाने की क्षमता शामिल है। फ्लोचार्ट वे आरेख हैं जो किसी प्रक्रिया, प्रणाली या गणना के चरणों का प्रतिनिधित्व करते हैं। वे एल्गोरिदम को विज़ुअलाइज़ करने, कार्यप्रवाह प्रदर्शन करने और जटिल प्रक्रियाओं को सरल तरीके से चित्रित करने के लिए उपयोगी होते हैं।

फ्लोचार्ट क्या है?

फ्लोचार्ट एक प्रक्रिया का दृश्य प्रतिनिधित्व है जिसमें प्रतीक और तीर शामिल होते हैं। प्रत्येक प्रतीक प्रक्रिया में एक अलग प्रकार की प्रक्रिया या चरण को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, एक अंडाकार आमतौर पर प्रक्रिया की शुरुआत या अंत का प्रतिनिधित्व करता है, जबकि एक आयत प्रक्रिया के चरण का प्रतिनिधित्व करता है। इन प्रतीकों को जोड़ने के लिए तीरों, या रेखाओं का उपयोग किया जाता है ताकि चरणों का प्रवाह या अनुक्रम दिखाया जा सके। Word 2016 में फ्लोचार्ट बनाना उपयोगकर्ताओं को अपनी विचारों या प्रणालियों को तार्किक रूप से प्रस्तुत करने की अनुमति देता है।

फ्लोचार्ट का उपयोग क्यों करें?

फ्लोचार्ट के कई फायदे हैं। वे एक प्रक्रिया का स्पष्ट दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं, जिससे यह आसान होता है कि चरणों की पहचान की जाए और वे किस क्रम में घटित होते हैं। यह स्पष्टता एक प्रणाली में संभावित बाधाओं या अक्षमता की पहचान करने में सहायता करती है। इतने ही नहीं, फ्लोचार्ट एक उत्कृष्ट संचार उपकरण के रूप में भी कार्य करते हैं, विशेष रूप से जटिल परियोजनाओं में, क्योंकि वे किसी प्रक्रिया की समझ को सरल कर सकते हैं और बेहतर निर्णय लेने में मदद कर सकते हैं।

Microsoft Word 2016 के साथ आरंभ करें

Word 2016 में फ्लोचार्ट बनाने के लिए, आपको सबसे पहले अपने कंप्यूटर पर Word अनुप्रयोग खोलना होगा। यदि आपने पहले कभी Word नहीं खोला है, तो आप इसे स्टार्ट मेनू पर क्लिक करके और खोज बार में "Word" टाइप करके पा सकते हैं। कार्यक्रम खोलने के लिए Microsoft Word 2016 का आइकन क्लिक करें। एक बार जब खुल जाए, तो आप एक खाली दस्तावेज़ से शुरू कर सकते हैं।

अपने दस्तावेज़ को सेट करना

फ्लोचार्ट तत्व बनाने से पहले, अपने दस्तावेज़ को सेट करें ताकि लेआउट की आवश्यकताओं को पूरा करे। आप अपने चार्ट के लिए पृष्ठ अभिविन्यास को लैंडस्केप में समायोजित करना चाह सकते हैं।

1. पृष्ठ के शीर्ष पर "लेआउट" टैब पर क्लिक करें।
2. लेआउट विकल्पों से "अभिविन्यास" चुनें।
3. यदि आवश्यक हो तो "लैंडस्केप" चुनें।

यह सेटअप आपको अपने फ्लोचार्ट बनाने के लिए अधिक दृश्यमान स्थान देता है।

फ्लोचार्ट तत्व बनाना

Microsoft Word 2016 में कई आकृतियाँ शामिल हैं जिनका उपयोग फ्लोचार्ट बनाने के लिए किया जा सकता है। ये आकृतियाँ "इन्सर्ट" टैब के अंतर्गत "Shapes" उपकरण में पाई जा सकती हैं।

फ्लोचार्ट आकृतियों का उपयोग

फ्लोचार्ट आकृतियाँ खोजने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. रिबन पर स्थित "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें।
2. चित्रण समूह में "Shapes" पर क्लिक करें।
3. ड्रॉप-डाउन मेनू में, फ्लोचार्ट तक स्क्रॉल करें।
4. यहां, आपको प्रोसेस, निर्णय, स्टार्ट/एंड और अधिक जैसे विभिन्न विकल्प दिखाई देंगे।

सबसे आम आकार हैं:

• अंडाकार: प्रक्रिया की शुरुआत और अंत का प्रतिनिधित्व करता है। यह आमतौर पर फ्लोचार्ट का प्रारंभ और अंतिम बिंदु होता है।
• आयत: एक प्रक्रिया या क्रिया का प्रतिनिधित्व करता है। यह आमतौर पर फ्लोचार्ट्स में किसी भी कार्यवाही या कार्य को दर्शाने के लिए उपयोग किया जाता है।
• हीरा: निर्णय बिंदु को इंगित करता है। यह आकार एक निर्णय का प्रतिनिधित्व करता है जो हाँ/नहीं या सत्य/असत्य स्थितियों के आधार पर प्रवाह के पथ को बदल सकता है।
• समांतर चतुर्भुज: इनपुट और आउटपुट के लिए उपयोग किया जाता है। यह आने वाले डेटा और बाहर जाने वाले परिणामों को दर्शाता है।

किसी आकार का चयन करने के लिए उस पर क्लिक करें। आपका कर्सर एक क्रॉसहेर प्रतीक में बदल जाएगा, जिससे आप अपने चयनित आकार को दस्तावेज़ पर खींचकर आकार दे सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं के अनुसार आकार समायोजित करें।

आकृतियों को जोड़ना

प्रत्येक आकृति के बीच प्रवाह दिशा दिखाने के लिए तीरों की आवश्यकता होती है। तीर जोड़ने के लिए:

1. फिर से "इन्सर्ट" टैब पर वापस जाएं और "Shapes" पर क्लिक करें।
2. "लाइन्स" के अंतर्गत, एक रेखा या तीर चुनें।
3. दो फ्लोचार्ट तत्वों के बीच क्लिक करें और खींचें ताकि उन्हें जोड़ा जा सके।
4. तीर के आकार या दिशा को समायोजित करने के लिए तीर के सिरों को क्लिक करके खींचें।

यह प्रक्रिया कार्यों या निर्णयों के अनुक्रम की पहचान करने में मदद करता है और आपको फ्लोचार्ट के माध्यम से तार्किक रूप से मार्गदर्शन करता है।

फ्लोचार्ट तत्व संरेखित और वितरित करना

एक संगठित फ्लोचार्ट को समझने में सरल होता है। Word आपको तत्वों को व्यवस्थित रूप से संरेखित और वितरित करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका फ्लोचार्ट व्यवस्थित है, इन चरणों का पालन करें:

आकार संरेखित करें

1. उन आकारों का चयन करें जिन्हें आप संरेखित करना चाहते हैं। आप "Shift" कुंजी को दबाकर और प्रत्येक आकार पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
2. "ड्राइंग टूल्स" के अंतर्गत "फॉर्मेट" टैब पर जाएं।
3. "Align" को चुनें और ड्रॉप-डाउन विकल्प देखें।
4. अपनी पसंद के अनुसार विकल्पों में से "जाएं बाएं साइड में संरेखित करें", "जाएं दाएं साइड में संरेखित करें", "केंद्र में संरेखित करें" आदि चुनें।

आकार वितरित करें

1. फिर से, "Shift" दबाकर प्रत्येक एक का चयन करें।
2. "फॉर्मेट" टैब में, "Align" पर क्लिक करें।
3. "क्षैतिज रूप से वितरित करें" या "ऊर्ध्वाधर रूप से वितरित करें" को चुनें ताकि चयनित आकार समान रूप से वितरित हो सकें।

यह संरेखण और वितरण सुनिश्चित करता है कि सब कुछ दृश्यमान रूप से संरेखित है, फ्लोचार्ट की स्पष्टता और पेशेवरता को बढ़ाते हुए।

फ्लोचार्ट आकृतियों में पाठ जोड़ना

फ्लोचार्ट आकृतियों के अंदर पाठ जोड़ना महत्वपूर्ण होता है क्योंकि पाठ प्रत्येक चरण या निर्णय के लिए एक स्पष्टीकरण प्रदान करता है। किसी आकार में पाठ जोड़ने के लिए:

1. उस आकार पर क्लिक करें जिसमें आप पाठ सम्मिलित करना चाहते हैं।
2. आकार के अंदर एक टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा, ताकि आप सीधे उसमें टाइप कर सकें।
3. पाठ दर्ज करें, फिर इसे पूरा करने के लिए आकार के बाहर क्लिक करें।
4. संपादन के लिए, आकार पर वापस क्लिक करें और आवश्यकतानुसार समायोजित करें।

अपने पाठ में स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि आपके बिंदु समझने में आसान हैं, क्योंकि फ्लोचार्ट जटिल जानकारी को सरल बनाने के लिए होते हैं।

फ्लोचार्ट तत्वों का स्वरूपण

अपने फ्लोचार्ट को आकर्षक और सुसंगत बनाने के लिए आकृतियों और रेखाओं का स्वरूपण महत्वपूर्ण है। आप रंग बदल सकते हैं, प्रभाव जोड़ सकते हैं, और रेखा शैली को संशोधित कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप अपने फ्लोचार्ट तत्वों को कैसे स्वरूपित कर सकते हैं:

आकार स्वरूपण

1. उस आकार पर क्लिक करें जिसे आप स्वरूपित करना चाहते हैं।
2. "ड्राइंग टूल्स" के अंतर्गत "फॉर्मेट" टैब पर जाएं।
3. "Shape Fill" जैसे विकल्पों का उपयोग करके रंग बदलें, "Shape Outline" के तहत सीमा समायोजित करें, और "Shape Effects" के लिए दृश्य प्रभाव जैसे छायाएं और प्रतिबिंब जोड़ें।

रेखा स्वरूपण

1. जिस रेखा या तीर को आप स्वरूपित करना चाहते हैं उसे चुनें।
2. "ड्राइंग टूल्स" के अंतर्गत "फॉर्मेट" टैब में, "Shape Outline" ड्रॉप-डाउन का उपयोग करके रेखा के रंग या शैली को बदलें।
3. आवश्यकतानुसार तीर शैली और सिरे समायोजित करने के लिए "तीर" विकल्प का उपयोग करें।

अपने फ्लोचार्ट में सुसंगत शैली बनाए रखना एक पेशेवर रूप बनाने में सहायता करता है। इसे साफ रखने के लिए सीमित रंग पैलेट का उपयोग करें और अत्यधिक विस्तार से बचें।

अपने फ्लोचार्ट को सहेजना और साझा करना

एक बार जब आपका फ्लोचार्ट पूरा हो जाए, तो आप इसे सहेजना और संभवतः इसे दूसरों के साथ साझा करना चाहेंगे। सहेजने से यह सुनिश्चित होता है कि आपका काम खो नहीं जाएगा, और यदि आपको समायोजन करने की आवश्यकता होती है या इसे ईमेल या अन्य माध्यमों से साझा करने की आवश्यकता होती है तो आप इसे आसानी से फिर से एक्सेस कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप अपने फ्लोचार्ट को कैसे सहेज और साझा कर सकते हैं:

अपना फ्लोचार्ट सहेजें

1. अपने Word विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में "फ़ाइल" पर क्लिक करें।
2. विकल्पों में से "जैसे सहेजें" चुनें।
3. अपने फ़ाइल को सहेजने के स्थान का चयन करें।
4. एक फ़ाइल नाम दर्ज करें और सुनिश्चित करें कि Word दस्तावेज़ स्वरूप (.docx) चयनित है।
5. "सहेजें" पर क्लिक करें।

अपना फ्लोचार्ट साझा करना

अपने फ्लोचार्ट को साझा करने के लिए, आप इसे सीधे Word से प्रिंट कर सकते हैं या इसे PDF के रूप में निर्यात कर सकते हैं:

मुद्रण:

1. "फ़ाइल" पर जाएं और "प्रिंट" चुनें।
2. अपने प्रिंटर का चयन करें और आवश्यकता पड़ने पर अभिविन्यास और पृष्ठ जैसी सेटिंग्स को समायोजित करें।
3. अपने फ्लोचार्ट की हार्ड कॉपी बनाने के लिए "प्रिंट" पर क्लिक करें।

PDF के रूप में निर्यात:

1. "फ़ाइल" पर क्लिक करें और "निर्यात" चुनें।
2. "PDF/XPS दस्तावेज़ बनाएँ" चुनें।
3. "PDF/XPS बनाएँ" पर क्लिक करें, अपने विकल्प सेट करें, और फिर "प्रकाशित करें" पर क्लिक करें।

PDF स्वरूप साझा करने के लिए आदर्श होता है, क्योंकि यह फ्लोचार्ट के लेआउट को बनाए रखता है चाहे प्राप्तकर्ता इसे देखने के लिए किस प्रकार का उपकरण या सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहा हो।

निष्कर्ष

Word 2016 में फ्लोचार्ट बनाना प्रक्रियाओं, प्रणालियों या कार्यप्रवाह को दृश्य रूप में व्यक्त करने का एक प्रभावी तरीका है। सॉफ़्टवेयर एक विस्तृत विविधता के उपकरण और अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है ताकि आपकी फ्लोचार्ट्स को विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित किया जा सके। इन विस्तृत निर्देशों का पालन करके, आप स्पष्ट और पेशेवर फ्लोचार्ट्स बना सकते हैं जो व्यक्तिगत कार्यों और पेशेवर परियोजनाओं दोनों में सहायता करते हैं। याद रखें कि वर्ड के स्वरूपण विकल्पों का उपयोग करें ताकि सजावटी और सुसंगत चार्ट बन सकें, और इसे आसान पहुँच और वितरण के लिए आवश्यकतानुसार सहेजें या साझा करें। चार्टिंग का आनंद लें!

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