Como criar uma lista suspensa no Excel

Editado 3 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Excel é uma ferramenta poderosa que permite aos usuários gerenciar e organizar dados de maneira sistemática e eficiente. Uma das funcionalidades que aprimora o gerenciamento de dados no Excel é a lista suspensa. Listas suspensas no Excel permitem que os usuários selecionem uma entrada específica de uma lista de opções predefinidas. Essa funcionalidade é especialmente útil quando você precisa inserir entradas repetidas ou limitar a entrada de dados a um intervalo específico de opções. Este guia abrangente irá guiá-lo passo a passo no processo de criação de uma lista suspensa no Excel, permitindo que você otimize suas tarefas de entrada de dados enquanto minimiza erros e garante consistência.

Entendendo os benefícios das listas suspensas

Antes de mergulharmos nos aspectos técnicos de criação de listas suspensas no Excel, é importante entender por que usar listas suspensas pode ser benéfico:

• Consistência: As listas suspensas garantem que os usuários selecionem apenas opções pré-aprovadas, evitando assim qualquer inconsistência na entrada de dados.
• Redução de erros: Limita a possibilidade de erros restringindo as entradas a valores predefinidos.
• Economia de tempo: Ao fornecer uma lista de opções, os usuários podem evitar digitar os dados manualmente, economizando assim tempo.
• Simplificação: Simplifica o processo de entrada de dados, tornando-o mais direto e amigável.

Criando uma lista suspensa no Excel

Passo 1: Prepare sua lista

O primeiro passo para criar uma lista suspensa é preparar a lista de opções que você deseja exibir no seu menu suspenso. Esta lista pode estar localizada na mesma planilha que sua lista suspensa ou em uma planilha diferente dentro do mesmo workbook. Para preparar sua lista, basta seguir os passos abaixo:

1. Selecione uma coluna em branco ou área na sua planilha.
2. Insira cada opção na sua lista suspensa, colocando cada opção em uma célula separada dentro desta coluna ou área. Por exemplo, se você estiver criando uma lista para "Países", você poderia listar "Estados Unidos", "Canadá", "México", etc.

Agora que sua lista está pronta, você passará a criar a lista suspensa propriamente dita.

Passo 2: Criando a lista suspensa

Depois de preparar suas opções, agora você pode criar uma lista suspensa em uma célula ou intervalo de células onde deseja limitar as entradas. Siga estes passos detalhados:

1. Selecione a célula ou células onde você deseja a lista suspensa. Se quiser a lista em uma única célula, clique nessa célula. Se quiser o recurso em um intervalo de células, clique e arraste o mouse sobre todas as células para selecioná-las.
2. Após selecionar suas células, vá para a aba "Dados" no ribbon do Excel localizado na parte superior da janela.
3. Nas opções da aba "Dados", localize o grupo "Ferramentas de Dados". Clique em "Validação de Dados". Isso abrirá a caixa de diálogo de Validação de Dados.
4. Na caixa de diálogo de Validação de Dados, vá para a aba "Configurações". Em "Permitir", clique na seta suspensa e selecione "Lista".
5. Aparecerá uma caixa de entrada "Origem". Aqui, você deve inserir a localização da sua lista de opções. Se sua lista estiver na mesma planilha, você pode simplesmente selecionar a lista com o mouse, e o Excel preencherá automaticamente a caixa "Origem" com as referências corretas de células (por exemplo, A1:A10).
6. Clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo. Sua lista suspensa agora está definida para a célula ou intervalo de células selecionado.

Teste sua lista suspensa

Agora que você criou a lista suspensa, é importante testá-la para garantir que funcione corretamente:

• Clique na célula com a lista suspensa. Você verá uma pequena seta ao lado da célula. Clique na seta para ver a lista.
• Tente selecionar uma opção da lista para verificar se ela foi corretamente inserida na célula.
• Verifique se há algum problema, como entradas incorretas ou listas não exibidas. Certifique-se de que os dados de origem estão referenciados corretamente.

Modifique sua lista suspensa

Modificar sua lista suspensa é simples. Se sua lista de opções mudar, talvez você precise atualizá-la. Veja como ajustar uma lista suspensa:

1. Para adicionar novos itens à sua lista, basta adicionar mais entradas à coluna ou área onde suas opções estão armazenadas.
2. Volte para a célula com a lista suspensa e abra novamente "Validação de Dados" na aba "Dados".
3. Altere o intervalo de células na caixa "Origem" para incluir suas novas entradas ou acomodar qualquer entrada já existente.
4. Clique em "OK" para aplicar as mudanças.

Se você deseja remover itens específicos da sua lista suspensa, remova o item da lista de opções e ajuste o intervalo através das configurações de "Validação de Dados" conforme descrito acima, se necessário.

Tecnologias avançadas

Além da configuração básica de listas suspensas, o Excel oferece técnicas mais avançadas para aproveitar ainda mais o poder das listas suspensas:

Criando uma lista suspensa dinâmica

Uma lista suspensa dinâmica atualiza-se automaticamente quando a lista de entradas válidas muda. Você pode criar uma lista dinâmica definindo um intervalo nomeado ou usando as funções OFFSET e CONT.NÚM. Aqui está um exemplo básico:

Primeiro, siga estes passos para definir um intervalo nomeado:

1. Selecione o intervalo de dados de suas opções de lista (por exemplo, A1:A10).
2. Vá para a aba "Fórmulas" na faixa superior.
3. Clique em "Definir Nome" e insira um nome que identifique esta lista, como "Lista de Países".
4. Uma vez determinado o nome, você pode usá-lo como origem na caixa de diálogo de Validação de Dados inserindo =ListaPaíses na caixa "Origem".

Listas suspensas dependentes

Em alguns casos, você pode querer fazer uma opção de lista suspensa depender de uma seleção de outra lista suspensa. Um exemplo disso é selecionar um país e, em seguida, listar cidades que dependem do país selecionado.

Para criar listas suspensas dependentes, você deve primeiro criar cada lista relacionada e depois definir um nome de categoria para cada lista dependente. Para cada entrada pai, sua lista dependente deve corresponder exatamente ao seu nome. Use a função INDIRECT na caixa de Origem de Validação de Dados:

Digamos que você tenha uma lista suspensa para países e outra para cidades:

1. Crie sua primeira lista suspensa para países usando os passos descritos acima.
2. Para cidades, crie listas separadas com o nome de cada país (por exemplo, "Lista Estados Unidos").
3. Use =INDIRECT(A1) para a "Origem" da segunda lista suspensa, onde A1 é a célula que contém o país selecionado.

Com esta configuração, a lista suspensa de cidades mudará dependendo do que o usuário selecionar na lista suspensa de países.

Conclusão

Criar listas suspensas no Excel é uma ótima maneira de tornar suas planilhas mais profissionais, eficientes e fáceis de usar. Ao seguir essas etapas, você pode garantir que sua entrada de dados não seja apenas rápida, mas também precisa e consistente, economizando tempo e esforço a longo prazo. Seja trabalhando com listas simples ou precisando empregar um gerenciamento de listas mais avançado, o Excel possui ferramentas para ajudá-lo a criar listas suspensas funcionais e dinâmicas para atender às suas necessidades.

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