Как создать цифровую подпись в Word 2021

Отредактировано 6 дней назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeWordЦифровая подписьАутентификацияБезопасностьДокументWindowsMacПрофессиональный

Цифровые подписи в Word 2021 обеспечивают безопасный и электронный способ подписания документов. Этот метод добавляет подлинность документу и гарантирует получателю источник документа и идентичность подписавшего. В этом полном руководстве мы пошагово проведем вас через процесс создания цифровой подписи в Word 2021. Это объяснение предназначено для легкого понимания, чтобы оно было доступным для всех, независимо от их предыдущего опыта работы с цифровыми подписями.

Почему стоит использовать цифровую подпись?

Цифровая подпись — это не просто цифровая версия вашей рукописной подписи. Это криптографическая техника, которая обеспечивает целостность, подлинность и неоспоримость цифровых сообщений и документов. Вот некоторые причины, по которым использование цифровой подписи является полезным:

• Безопасность: Цифровые подписи используют шифрование для защиты документов от несанкционированного доступа и манипуляций.
• Подлинность: Они подтверждают источник документа, проверяют идентичность подписавшего.
• Целостность: Любые изменения в подписанном документе заметны, что обеспечивает защиту целостности документа.
• Отказ: Подписывающий не может отрицать подлинность подписи после ее подписания.
• Юридическая сила: Во многих юрисдикциях цифровые подписи имеют ту же ценность, что и традиционные рукописные подписи.

Требования для создания цифровой подписи

Прежде чем вы сможете создать цифровую подпись в Word 2021, вам нужно выполнить несколько предварительных условий:

1. Microsoft Office 2021: Убедитесь, что у вас установлена программа Word 2021 на вашем устройстве.
2. Цифровой сертификат: Вам понадобится цифровой сертификат, который можно получить в удостоверяющем центре (CA). Он служит доказательством вашей идентичности и необходим для создания подписей. Вы можете приобрести сертификат у признанного удостоверяющего центра.
3. Настройка цифрового идентификатора: После получения цифрового сертификата вам нужно настроить его в Word. Этот шаг важен для использования вашего цифрового сертификата для подписи документов.

Пошаговое руководство по созданию цифровой подписи в Word

Процесс создания цифровой подписи в Word 2021 включает несколько шагов. Вот подробное руководство:

Шаг 1: Получите цифровой сертификат

Для создания цифровой подписи вы должны сначала получить цифровой сертификат. Вы можете получить этот сертификат у доверенного удостоверяющего центра (CA). Некоторые известные CA включают Verisign, DigiCert и GlobalSign. Они предоставляют сертификаты, которые подтверждают вашу личность и обеспечивают безопасность ваших цифровых сообщений.

Шаг 2: Установите и настройте ваш цифровой сертификат

После получения цифрового сертификата, вам нужно установить его на свое устройство. Следуйте этим шагам, чтобы установить и настроить ваш цифровой сертификат:

1. Откройте файл сертификата, который вы загрузили у удостоверяющего центра.
2. Следуйте экранным инструкциям для установки сертификата. Это обычно включает соглашение с условиями и указание места хранения, где ваш сертификат будет сохранен.
3. После завершения установки ваш цифровой сертификат добавляется в хранилище сертификатов вашей системы. Это делает его доступным для использования в таких приложениях, как Microsoft Word.

Шаг 3: Настройка цифрового идентификатора в Word

После установки цифрового сертификата вам нужно настроить цифровой идентификатор в Microsoft Word:

1. Откройте Microsoft Word 2021.
2. Нажмите Файл в верхнем меню, чтобы открыть закулисный вид.
3. Затем нажмите Параметры, чтобы получить доступ к окну параметров Word.
4. В окне параметров Word выберите Центр управления безопасностью из левого меню.
5. Нажмите Параметры центра управления безопасностью, чтобы открыть центр управления безопасностью.
6. В центре управления безопасностью нажмите Безопасность электронной почты из левой панели.
7. В разделе Зашифрованная электронная почта нажмите Настройки.
8. В настройках Безопасность электронной почты настройте ваш цифровой идентификатор, выбрав его из списка доступных сертификатов.
9. Нажмите ОК, чтобы сохранить настройки.

Шаг 4: Добавление цифровой подписи в документ

После настройки цифрового идентификатора вы можете добавить цифровую подпись в вашем документе Word. Следуйте этим шагам:

1. Откройте документ Word, в который вы хотите добавить цифровую подпись.
2. Щелкните по области документа, где вы хотите разместить строку подписи.
3. Перейдите на вкладку Вставка на ленте Word.
4. Нажмите Строка подписи в группе текста.
5. Появится диалоговое окно с названием Настройка подписи. Заполните поля, такие как имя подписчика, должность, адрес электронной почты и любые дополнительные инструкции, которые вы хотите отобразить на строке подписи.
6. Нажмите ОК, чтобы вставить строку подписи в документ.
7. Щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи в документе и выберите Подпись из контекстного меню.
8. В диалоговом окне Подпись выберите вашу цифровую подпись из списка подписей.
9. Если вы хотите создать рукописную подпись, вы можете выбрать, подписать с использованием изображения подписи, или подписать, рисуя изображение с помощью устройства ввода пера, если ваше устройство поддерживает это.
10. После выбора вашей подписи нажмите Подпись, чтобы добавить цифровую подпись в ваш документ.

Шаг 5: Проверка подписи

После подписания документа важно убедиться, что подпись действительна. Вот как это сделать:

1. После добавления подписи Word отобразит панель подписи на правой стороне окна.
2. Нажмите на подпись в панели, чтобы просмотреть дополнительные подробности.
3. Word отобразит сообщение, указывающее, является ли подпись действительной. Оно может также предоставить информацию об идентичности подписанта и целостности документа.
4. Если возникнет проблема, такая как несовпадение сертификата, Word выявит проблему для вашего внимания.

Понимание компонентов цифровой подписи

Для более глубокого понимания цифровых подписей полезно знать их ключевые компоненты:

• Функция хеширования: Документ проходит через функцию хеширования, которая сжимает его в строку фиксированного размера. Это хеш-знаение уникально для содержимого документа.
• Шифрование закрытым ключом: Хеш-значение шифруется с помощью закрытого ключа подписанта, таким образом формируя подпись.
• Открытый ключ: Чтобы проверить подпись, получатель использует открытый ключ подписанта. Если открытый ключ успешно расшифровывает хеш, это подтверждает подлинность подписи.
• Цепочка сертификатов: Цифровые подписи часто вовлекают цепочку сертификатов, начиная с корневого удостоверяющего центра. Это устанавливает доверие к идентичности подписанта.

Устранение общих проблем

Если вы столкнулись с проблемами при создании или проверке цифровой подписи, рассмотрите следующие решения:

Проблема 1: Сертификат не распознан

Решение: Убедитесь, что ваш цифровой сертификат правильно установлен в хранилище сертификатов вашей системы. Также проверьте, что настройки даты и времени вашей системы корректны, так как расхождения могут вызвать проблемы с распознаванием сертификата.

Проблема 2: Панель подписи отображает ошибки

Решение: Проверьте цепочку сертификатов, чтобы убедиться, что все промежуточные сертификаты включены и признаны. Если цепочка содержит недоверенные сертификаты, загрузите и установите доверенный корневой сертификат с веб-сайта удостоверяющего центра.

Проблема 3: Невозможно подписать документ

Решение: Убедитесь, что вы установили правильный цифровой сертификат, связанный с вашим цифровым идентификатором в Word. Кроме того, убедитесь, что ваш документ Word сохранен в формате, поддерживающем цифровые подписи, таких как DOCX.

Лучшие способы использования цифровых подписей

При использовании цифровых подписей следуйте этим лучшим практикам, чтобы поддерживать безопасность и эффективность:

• Регулярно обновляйте сертификаты: Держите ваш цифровой сертификат в актуальном состоянии и обновляйте его перед истечением срока, чтобы избежать прерывания обслуживания.
• Защищайте закрытые ключи: Храните ваши закрытые ключи надежно и никогда ими не делитесь.
• Проверяйте документы: Всегда проверяйте цифровые подписи входящих документов, чтобы убедиться в их подлинности.
• Обучайте членов команды: Обучите других в вашей организации о важности и использовании цифровых подписей, чтобы обеспечить безопасную цифровую среду.

Заключение

Создание цифровой подписи в Word 2021 важно для поддержания безопасности и целостности цифровых документов. Благодаря этому руководству вы узнали пошаговый процесс получения цифрового сертификата, настройку цифрового идентификатора и применение цифровой подписи к вашим документам. Вы также будете лучше подготовлены для устранения любых проблем, возникающих в результате использования цифровых подписей, и принятия лучших практик для обеспечения безопасности ваших цифровых коммуникаций. Используя цифровые подписи, вы повышаете как личное, так и организационное доверие в управлении электронными документами.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление