Word 2021 में एक डिजिटल हस्ताक्षर कैसे बनाएं

संपादित 6 दिन पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Word 2021 में डिजिटल हस्ताक्षर सुरक्षित और इलेक्ट्रॉनिक तरीके से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का एक तरीका प्रदान करते हैं। यह विधि दस्तावेज़ की प्रामाणिकता जोड़ती है और प्राप्तकर्ता को दस्तावेज़ की उत्पत्ति और हस्ताक्षरकर्ता की पहचान का आश्वासन देती है। इस व्यापक गाइड में, हम आपको Word 2021 में डिजिटल हस्ताक्षर बनाने की प्रक्रिया के बारे में कदम दर कदम बताएंगे। यह व्याख्या हर किसी के लिए समझने में आसान होनी चाहिए, चाहे उनका डिजिटल हस्ताक्षरों के साथ पहले का अनुभव कोई भी हो।

डिजिटल हस्ताक्षर क्यों उपयोग करें?

डिजिटल हस्ताक्षर केवल आपके हस्तलिखित हस्ताक्षर का डिजिटल संस्करण नहीं है। यह एक क्रिप्टोग्राफिक तकनीक है जो डिजिटल संदेशों और दस्तावेज़ों की अखंडता, प्रामाणिकता, और अस्वीकृति से सुरक्षा सुनिश्चित करती है। कुछ कारण हैं क्यों डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग लाभकारी होता है:

• सुरक्षा: डिजिटल हस्ताक्षर एनक्रिप्शन तकनीक का उपयोग करते हैं ताकि दस्तावेज़ को अनधिकृत पहुंच और परिवर्तन से सुरक्षित रखा जा सके।
• प्रामाणिकता: यह दस्तावेज़ के स्रोत की पुष्टि करते हैं, हस्ताक्षरकर्ता की पहचान की जाँच करते हैं।
• अखंडता: हस्ताक्षरित दस्तावेज़ में कोई भी बदलाव ध्यान देने योग्य होते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि दस्तावेज़ की अखंडता सुरक्षित है।
• अस्वीकृति: हस्ताक्षरी हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को अस्वीकार नहीं कर सकता है हस्ताक्षर के बाद।
• कानूनी मान्यता: कई अधिकारक्षेत्रों में, डिजिटल हस्ताक्षरों का वही मूल्य होता है जैसा कि पारंपरिक हस्तलिखित हस्ताक्षरों का होता है।

डिजिटल हस्ताक्षर बनाने की पूर्वावश्यकताएँ

Word 2021 में डिजिटल हस्ताक्षर बनाने से पहले, आपको कुछ पूर्वावश्यकताओं को पूरा करना होगा:

1. Microsoft Office 2021: सुनिश्चित करें कि अपने डिवाइस पर Word 2021 इंस्टॉल कर रखा है।
2. डिजिटल प्रमाणपत्र: आपको एक डिजिटल प्रमाणपत्र की आवश्यकता होगी, जिसे प्रमाणपत्र प्राधिकरण (CA) से प्राप्त किया जा सकता है। यह आपकी पहचान का प्रमाण है और हस्ताक्षर बनाने के लिए आवश्यक है। आप मान्यताप्राप्त प्रमाणपत्र प्राधिकरण से प्रमाणपत्र खरीद सकते हैं।
3. डिजिटल आइडी सेट अप करें: एक बार जब आपके पास डिजिटल प्रमाणपत्र होता है, तो आपको Word में अपनी डिजिटल आइडी को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होती है। इस चरण का उपयोग दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के लिए आवश्यक है।

Word में डिजिटल हस्ताक्षर बनाने की चरण-दर-चरण गाइड

Word 2021 में डिजिटल हस्ताक्षर बनाने में कई चरण शामिल होते हैं। यहां एक विस्तृत मार्गदर्शन है:

चरण 1: एक डिजिटल प्रमाणपत्र प्राप्त करें

डिजिटल हस्ताक्षर बनाने के लिए, सबसे पहले आपको एक डिजिटल प्रमाणपत्र प्राप्त करना होगा। आप इसे एक विश्वसनीय प्रमाणपत्र प्राधिकरण (CA) से प्राप्त कर सकते हैं। कुछ प्रसिद्ध CA में Verisign, DigiCert, और GlobalSign शामिल हैं। वे प्रमाणपत्र प्रदान करते हैं जो आपकी पहचान की जांच करते हैं और आपकी डिजिटल संचार की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

चरण 2: अपने डिजिटल प्रमाणपत्र को इंस्टॉल और कॉन्फ़िगर करें

एक बार जब आप अपना डिजिटल प्रमाणपत्र प्राप्त कर लेते हैं, तो आपको इसे अपने डिवाइस पर इंस्टॉल करना होता है। अपने डिजिटल प्रमाणपत्र को इंस्टॉल और कॉन्फ़िगर करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. प्रमाणपत्र प्राधिकरण से डाउनलोड की गई प्रमाणपत्र फ़ाइल खोलें।
2. प्रमाणपत्र को इंस्टॉल करने के लिए ऑन-स्क्रीन संकेतों का पालन करें। इसमें आमतौर पर शर्तों से सहमति जताने और स्टोर स्थान को निर्दिष्ट करने का कार्य शामिल होता है जहां आपका प्रमाणपत्र सहेजा जाएगा।
3. इंस्टॉल प्रक्रिया के पूर्ण होने के बाद, आपका डिजिटल प्रमाणपत्र आपके सिस्टम के प्रमाणपत्र स्टोर में जोड़ दिया जाता है। इससे यह Microsoft Word जैसी अनुप्रयोगों में उपयोग के लिए उपलब्ध होता है।

चरण 3: Word में एक डिजिटल आइडी सेट अप करें

एक बार जब आपका डिजिटल प्रमाणपत्र इंस्टॉल हो जाए, तो आपको Microsoft Word में अपनी डिजिटल आइडी सेट अप करनी होगी:

1. Microsoft Word 2021 खोलें।
2. शीर्ष मेनू में File पर क्लिक करके बैकस्टेज दृश्य खोलें।
3. इसके बाद, Options पर क्लिक करें ताकि Word विकल्प विंडो खोल सके।
4. Word विकल्प विंडो में, बाईं पैनल से Trust Center चुनें।
5. Trust Center Settings पर क्लिक करें ताकि ट्रस्ट सेंटर खोले।
6. ट्रस्ट सेंटर में, बाईं ओर की पैनल से Email Security पर क्लिक करें।
7. एन्क्रिप्टेड ईमेल अनुभाग के अंतर्गत, Settings पर क्लिक करें।
8. ईमेल सुरक्षा सेटिंग्स में, अपनी डिजिटल आइडी को उपलब्ध प्रमाणपत्रों की सूची से चुनकर कॉन्फ़िगर करें।
9. अपनी सेटिंग्स को सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।

चरण 4: दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें

जब आपने अपनी डिजिटल आइडी सेट अप कर ली हो, तो आप अब अपने Word दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं। इन चरणों का पालन करें:

1. उस Word दस्तावेज़ को खोलें जिसमें आप डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ना चाहते हैं।
2. दस्तावेज़ के उस क्षेत्र पर क्लिक करें जहाँ आप हस्ताक्षर पंक्ति दिखाई देना चाहते हैं।
3. Word रिबन पर इन्सर्ट टैब पर जाएं।
4. Text ग्रुप में Signature Line पर क्लिक करें।
5. Signature Setup शीर्षक वाली एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगी। इसमें फील्ड्स भरें जैसे हस्ताक्षरकर्ता का नाम, शीर्षक, ईमेल पता, और कोई भी अतिरिक्त निर्देश जो आप हस्ताक्षर पंक्ति पर दिखाना चाहते हैं।
6. दस्तावेज़ में हस्ताक्षर पंक्ति जोड़ने के लिए OK पर क्लिक करें।
7. दस्तावेज़ में हस्ताक्षर पंक्ति पर दायां क्लिक करें और संदर्भ मेनू से Signature चुनें।
8. Signature डायलॉग बॉक्स में, उपलब्ध हस्ताक्षरों की सूची से अपना डिजिटल हस्ताक्षर चुनें।
9. यदि आप हस्तलिखित हस्ताक्षर बनाना चाहते हैं, तो आप हस्ताक्षर चित्र का उपयोग करके हस्ताक्षर कर सकते हैं, या कलम इनपुट डिवाइस के साथ चित्र बनाकर हस्ताक्षर कर सकते हैं, यदि आपका कंप्यूटर इसका समर्थन करता है।
10. अपना हस्ताक्षर चुनने के बाद, अपने दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने के लिए Signature पर क्लिक करें।

चरण 5: हस्ताक्षर की सत्यापन करें

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद, यह सत्यापित करना महत्वपूर्ण है कि हस्ताक्षर मान्य है। यहां कैसे करें:

1. हस्ताक्षर जोड़ने के बाद, Word विंडो के दाईं ओर हस्ताक्षर पैन प्रदर्शित करेगा।
2. पैन में हस्ताक्षर पर क्लिक करें ताकि अधिक विवरण देखा जा सके।
3. Word एक संदेश प्रदर्शित करेगा जो हस्ताक्षर के मान्यता की पुष्टि करेगा। यह हस्ताक्षरकर्ता की पहचान और दस्तावेज़ की अखंडता के बारे में विवरण भी प्रदान कर सकता है।
4. यदि कोई समस्या मौजूद है, जैसे कि प्रमाणपत्र का बेमेल, Word आपकी ध्यान के लिए समस्या को हाइलाइट करेगा।

डिजिटल हस्ताक्षर घटकों की समझ

डिजिटल हस्ताक्षरों का गहन समझ प्राप्त करने के लिए, उनकी मुख्य घटकों के बारे में जानना लाभकारी होता है:

• हैश फंक्शन: दस्तावेज़ एक हैश फंक्शन के माध्यम से बनाया जाता है जो इसे निश्चित आकार के चरित्रों की श्रृंखला में संपीडित करता है। यह हैश मान दस्तावेज़ की सामग्री के लिए अनूठा होता है।
• प्राइवेट की एनक्रिप्शन: हैश मान को हस्ताक्षरकर्ता की निजी कुंजी के उपयोग से एनक्रिप्ट किया जाता है, इस प्रकार हस्ताक्षर बनता है।
• सार्वजनिक कुंजी: हस्ताक्षर की सत्यापित करने के लिए, प्राप्तकर्ता हस्ताक्षरकर्ता की सार्वजनिक कुंजी का उपयोग करता है। अगर सार्वजनिक कुंजी सफलतापूर्वक हैश खोलती है, तो यह हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को पुष्टि करती है।
• प्रमाणपत्र श्रृंखला: डिजिटल हस्ताक्षर अक्सर एक प्रमाणपत्र श्रृंखला को शामिल करते हैं, जो मुक् य प्रमाणपत्र प्राधिकरण से शुरू होता है। इससे हस्ताक्षरकर्ता की पहचान में विश्वास स्थापित होता है।

सामान्य समस्याओं का निवारण

यदि आप डिजिटल हस्ताक्षर बनाने या सत्यापित करने में समस्याओं का सामना कर रहे हैं, तो निम्नलिखित समाधानों पर विचार करें:

समस्या 1: प्रमाणपत्र का मान्यता नहीं है

समाधान: सुनिश्चित करें कि आपका डिजिटल प्रमाणपत्र आपके सिस्टम के प्रमाणपत्र स्टोर में सही ढंग से स्थापित है। इसके अलावा, आपके सिस्टम की तारीख और समय की सेटिंग्स सही होने को वेरीफाई करें, क्योंकि असंगतियाँ प्रमाणपत्र मान्यता में समस्याएं उत्पन्न कर सकती हैं।

समस्या 2: हस्ताक्षर पैन में त्रुटियाँ दिखाई देती हैं

समाधान: प्रमाणपत्र श्रृंखला की जांच करें ताकि सभी इंटरमीडिएट प्रमाणपत्र सम्मिलित और मान्यता प्राप्त हों। यदि श्रृंखला में अविश्वसनीय प्रमाणपत्र शामिल हैं, तो प्रमाणपत्र प्राधिकरण की वेबसाइट से विश्वसनीय मुख्य प्रमाणपत्र डाउनलोड और इंस्टॉल करें।

समस्या 3: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने में असमर्थ

समाधान: सुनिश्चित करें कि आप Word में अपनी डिजिटल आइडी से संबंधित सही डिजिटल प्रमाणपत्र स्थापित कर चुके हैं। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपका Word दस्तावेज़ डिजिटल हस्ताक्षर का समर्थन करता है, जैसे कि DOCX फ़ॉर्मेट में सहेजा गया है।

डिजिटल हस्ताक्षरों का सर्वोत्तम उपयोग करने के तरीके

डिजिटल हस्ताक्षरों का उपयोग करते समय, सुरक्षा और दक्षता बनाए रखने के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:

• प्रमाणपत्रों का नियमित अद्यतन: अपनी डिजिटल प्रमाणपत्र को अद्यतित रखें और सेवा निरंतरता बनाए रखने से पहले इसका नवीनीकरण करें।
• प्राइवेट कुंजियाँ सुरक्षित करें: अपनी प्राइवेट कुंजियाँ सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करें और उन्हें किसी के साथ साझा न करें।
• दस्तावेजों को सत्यापित करें: इनकमिंग दस्तावेज़ की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए हमेशा डिजिटल हस्ताक्षरों का सत्यापन करें।
• टीम के सदस्यों को शिक्षित करें: अपने संगठन में अन्य लोगों को डिजिटल हस्ताक्षरों के महत्व और उपयोग के बारे में प्रशिक्षित करें ताकि एक सुरक्षित डिजिटल वातावरण को बढ़ावा दिया जा सके।

निष्कर्ष

Word 2021 में डिजिटल हस्ताक्षर बनाना डिजिटल दस्तावेज़ों की सुरक्षा और अखंडता बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है। इस गाइड के माध्यम से, आपने डिजिटल प्रमाणपत्र प्राप्त करने, अपनी डिजिटल आईडी सेट करने, और अपने दस्तावेज़ों में डिजिटल हस्ताक्षर लागू करने की कदम-दर-कदम प्रक्रिया को सीखा। आप इसकी मदद से डिजिटल हस्ताक्षरों के इस्तेमाल से उत्पन्न समस्याओं को हल करने और अपनी डिजिटल संचार को सुरक्षित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने में बेहतर सुसज्जित होंगे। डिजिटल हस्ताक्षरों का उपयोग करके, आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में व्यक्तिगत और संगठनात्मक विश्वास दोनों बढ़ाते हैं।

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