Cómo crear un flujo de trabajo personalizado en Jira

Editado 3 hace días por ExtremeHow Equipo Editorial

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Jira es una herramienta poderosa de gestión de proyectos, ampliamente utilizada por equipos de desarrollo para rastrear problemas, errores, mejoras y tareas de proyectos. Entre sus muchas funciones, la capacidad de crear flujos de trabajo personalizados es altamente beneficiosa para los equipos que necesitan procesos adaptados para manejar proyectos individuales. Esta lección te guiará paso a paso sobre cómo crear flujos de trabajo personalizados en Jira, explicando conceptos en inglés sencillo y proporcionando ejemplos detallados donde sea necesario.

Entendiendo el flujo de trabajo en Jira

Antes de profundizar en el proceso de creación, es importante entender de qué consiste un flujo de trabajo en Jira. Un flujo de trabajo representa una serie de pasos o etapas por las que pasa un problema durante su ciclo de vida. Cada etapa en un flujo de trabajo se denomina "estatus". En el flujo de trabajo predeterminado, ejemplos de estatus incluyen: "Por hacer", "En progreso", "En revisión" y "Completado".

El flujo de trabajo también define transiciones: son caminos que conectan un estatus con otro, reflejando un cambio en el estado de un problema. La transición puede pasar de "por hacer" a "en progreso" o de "en progreso" a "hecho".

¿Por qué crear un flujo de trabajo personalizado?

Los flujos de trabajo predeterminados proporcionados por Jira pueden no satisfacer las necesidades de todos. Diferentes equipos tienen diferentes procesos, y es importante tener flujos de trabajo que reflejen la forma en que trabaja tu equipo. Los flujos de trabajo personalizados te permiten definir estados y transiciones que coincidan con los procesos específicos de tu equipo. Esto puede llevar a un mejor seguimiento, informes más precisos y una ejecución de proyectos más eficiente.

Pasos para crear un flujo de trabajo personalizado en Jira

Ahora, echemos un vistazo a los pasos necesarios para crear un flujo de trabajo personalizado en Jira. Este proceso generalmente implica planificar un flujo de trabajo, crear el flujo de trabajo en Jira, agregar estatus y transiciones, y luego vincular el flujo de trabajo a un proyecto.

Paso 1: Planifica tu flujo de trabajo personalizado

Antes de siquiera abrir Jira, siéntate y haz un plan para tu flujo de trabajo. Identifica todos los estatus desde el inicio de un problema hasta el final. Habla con tu equipo para asegurarte de que no falte ningún estatus y que el flujo de trabajo esté completamente alineado con las necesidades de tu proyecto. Ejemplos de estatus podrían ser:

• Atrasos
• Por hacer
• En progreso
• Revisión de código
• Pruebas
• Despliegue
• Hecho

Además, define transiciones. Cada estado tendrá una serie de pasos lógicos para pasar de un estado al siguiente. Mapear esto proporcionará una guía clara cuando llegue el momento de implementar el flujo de trabajo.

Paso 2: Accede a la sección de flujos de trabajo en Jira

Inicia sesión en Jira con privilegios de administrador ya que crear flujos de trabajo requiere dicho acceso. Ve a Configuración de Jira haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha. Selecciona "Problemas" del menú desplegable. En el menú de Problemas, encuentra y haz clic en "Flujos de trabajo". Esto te llevará a la página de Gestión de Flujos de Trabajo, donde puedes gestionar todos los flujos de trabajo existentes y crear nuevos.

Paso 3: Crea un nuevo flujo de trabajo

En la página de Flujos de Trabajo, haz clic en el botón "Agregar flujo de trabajo" para comenzar a crear un nuevo flujo de trabajo personalizado. Jira te pedirá que le des a tu flujo de trabajo un nombre único y una descripción. Es importante ser descriptivo porque este nombre aparecerá en la configuración de tu proyecto Jira.

Paso 4: Agrega condiciones a tu flujo de trabajo

Después de crear tu flujo de trabajo, necesitarás agregar estatus. En el editor de flujo de trabajo, debería haber un botón o enlace para agregar un nuevo estatus. Haz clic en él y comienza a agregar cada estatus de acuerdo con tu plan. Puedes establecer colores únicos para cada estatus para que se destaquen en tu rastreador de problemas.

Ejemplo de nuevo estatus:

<name>Revisión de código</name> <category>En progreso</category> <description>El código está actualmente bajo revisión.</description>

Paso 5: Agrega transiciones entre estatus

Dependiendo de tu situación, necesitas definir la transición. Usa el editor para agregar transiciones entre situaciones. Cada transición debe tener un nombre, y también puedes agregar opciones opcionales como reglas que controlen cuándo puede ocurrir la transición. Para agregar una transición, haz clic en la situación desde la que quieres hacer la transición y luego selecciona "Agregar transición".

Ejemplo de nueva transición:

<from>Revisión de código</from> <to>Pruebas</to> <name>Aprobar código</name> <description>Transición a pruebas después de la aprobación de la revisión de código.</description>

Paso 6: Publica tu flujo de trabajo

Una vez que hayas establecido todas las condiciones y cambios, y estés satisfecho con el flujo de trabajo, es hora de publicarlo. Haz clic en el botón "Publicar" para finalizar el flujo de trabajo. Si se te solicita, asegúrate de guardar todos los cambios; esta acción hará que tu nuevo flujo de trabajo esté disponible para su uso con el proyecto.

Paso 7: Asocia el flujo de trabajo con un esquema de flujo de trabajo

En Jira, los flujos de trabajo están vinculados a un esquema de flujo de trabajo. El esquema de flujo de trabajo determina qué flujo de trabajo se aplica a qué tipo de problema. Ve a la sección de Esquemas de Flujos de Trabajo de Jira (ubicada bajo el menú de Problemas). Encuentra el esquema de flujo de trabajo adecuado o crea un nuevo esquema, y luego agrega tu flujo de trabajo personalizado a los tipos de problemas relevantes en tu proyecto.

Paso 8: Asigna un esquema de flujo de trabajo a un proyecto

Finalmente, necesitas mapear el esquema de flujo de trabajo a tu proyecto. Ve a la sección de Proyectos en Jira, selecciona tu proyecto y haz clic en "Configuración del proyecto". Bajo la sección de "Flujo de trabajo", puedes asignar el esquema de flujo de trabajo apropiado a tu proyecto. Este paso asegura que el flujo de trabajo que creaste sea efectivo y se use activamente en el contexto de tu proyecto.

Prueba y mejora tu flujo de trabajo

Ahora que tu flujo de trabajo está activo, prueba exhaustivamente para asegurarte de que los estatus están cambiando como se espera y que no se omiten pasos. Obtén comentarios de tu equipo para averiguar cómo se siente el flujo de trabajo en la práctica y si se necesitan cambios. Los ajustes podrían incluir agregar nuevas transiciones, automatizar algunas transiciones con funciones posteriores o actualizar los nombres de los estatus para mayor claridad.

Recuerda que para que los cambios se vean reflejados en la configuración actual de tu proyecto, deberás volver a publicar siguiendo los mismos pasos que antes.

Conclusión y mejores prácticas

Crear flujos de trabajo personalizados en Jira puede parecer complicado al principio, pero es una herramienta increíblemente útil una vez que la has configurado. Sigue el plan y aborda cada paso de manera metódica. Asegúrate de involucrar a tu equipo en la fase de planificación para asegurarte de que se cumplan sus necesidades y que el nuevo proceso sea adoptado por todo el equipo. Un flujo de trabajo bien pensado puede mejorar drásticamente el seguimiento y la eficiencia de tu proyecto.

Revisa tus flujos de trabajo regularmente para asegurarte de que siguen alineados con los procesos en constante cambio de tu equipo. A medida que los proyectos evolucionan, tener flujos de trabajo flexibles te asegura poder adaptarte rápidamente sin tiempo de inactividad significativo o interrupciones en la productividad de tu equipo.

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