Cómo crear una plantilla personalizada en Word 2016

Editado 1 hace un día por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Word 2016 es una potente herramienta de procesamiento de texto que permite a los usuarios crear muchos tipos de documentos, incluyendo cartas, informes, folletos y más. Una de sus características útiles es la capacidad de crear plantillas personalizadas. Las plantillas ayudan a estandarizar el aspecto de los documentos y ahorran tiempo al no tener que configurar el formato y los estilos cada vez que creas un documento nuevo. Esta guía te guiará a través de los pasos para crear una plantilla personalizada en Word 2016 en detalle.

Entendiendo las plantillas

Una plantilla es un diseño de documento predefinido que define la apariencia de un documento. Las plantillas a menudo incluyen fuentes, estilos, diseños y elementos de contenido predefinidos. Cuando aplicas una plantilla a un documento nuevo, se abre como una copia, donde puedes agregar o editar contenido sin cambiar la plantilla original. Esto asegura consistencia en todos tus archivos que utilizan la plantilla y también ahorra una cantidad significativa de tiempo.

Proceso paso a paso para crear una plantilla personalizada

Paso 1: Comienza un documento nuevo

Comienza abriendo Microsoft Word 2016. Una vez que la aplicación se inicie, verás un documento en blanco, o puedes elegir entre varias plantillas disponibles. Para nuestros propósitos, elige un nuevo documento en blanco haciendo clic en "Archivo" en el menú, luego selecciona "Nuevo" y haz doble clic en "Documento en blanco".

Paso 2: Configura el formato de tu documento

Antes de guardarlo como una plantilla, debes configurar los estilos y formatos predeterminados del documento. Piensa en qué elementos necesitas estandarizar, tales como:

• Márgenes y Orientación: Ve a la pestaña "Diseño". Haz clic en "Márgenes" para establecer los tamaños de márgenes que desees. Puedes personalizar los márgenes eligiendo la opción "Márgenes personalizados..." para tamaños específicos. Establece la orientación del documento (vertical u horizontal) si es necesario.
• Encabezados y pies de página: Ve a la pestaña "Insertar", luego selecciona "Encabezado" o "Pie de página" según tus necesidades. Crea encabezados y pies de página consistentes para tu documento, como incluir un título de documento, números de página o un logotipo.
• Estilos y fuentes: En la pestaña "Inicio", puedes personalizar tu tipo de fuente, tamaño y estilos (negrita, cursiva, subrayado) a través del grupo "Estilos". Considera establecer un tema y colores para mantener la consistencia.
• Párrafo y Espaciado: Ajusta el espaciado de líneas y párrafos en la pestaña "Inicio" bajo la sección "Párrafo". Esto ayuda a mantener una estructura de documento limpia y legible.

Paso 3: Agrega y personaliza elementos de contenido

Las plantillas a menudo incluyen texto de marcador de posición o contenido, que puede servir como guía al crear un documento nuevo basado en esta plantilla. Agrega elementos como:

• Texto de marcador de posición: Usa llaves, como {{título}}, {{fecha}}, o {{nombre}}, para marcar áreas donde se debe insertar información específica.
• Tablas y gráficos: Si las tablas o gráficos se usan frecuentemente en tus documentos, insértalos con los formatos especificados y datos de muestra. Esto puede servir como un marcador de posición para actualizar más tarde con el contenido real.
• Imágenes y logotipos: Inserta imágenes o logotipos en ubicaciones especificadas para mantener un aspecto estándar en todos los documentos.

Paso 4: Asegura y bloquea las secciones

A veces, puedes querer bloquear ciertas partes de la plantilla para que no se puedan cambiar después del uso. Puedes hacer esto utilizando la opción "Restringir edición". Sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña "Revisar" y selecciona "Restringir Edición".
2. Aparecerá un panel lateral. Bajo "Restricciones de edición", marca la casilla y selecciona "No se permiten cambios (solo lectura)" para restringir a los usuarios de editar todo el documento o partes específicas.
3. Puedes ajustar esta configuración seleccionando excepciones o áreas específicas donde se permita editar.

Paso 5: Guarda tu plantilla

Una vez que hayas personalizado tu documento a tu gusto, es hora de guardarlo como una plantilla:

1. Haz clic en "Archivo" en el menú.
2. Selecciona "Guardar como" y elige tu ubicación preferida para guardar tu plantilla.
3. En el desplegable "Guardar como tipo", selecciona "Plantilla de Word (*.dotx)" o si deseas guardar macros, selecciona "Plantilla habilitada para macros de Word (*.dotm)."
4. Dale un nombre a tu plantilla y haz clic en "Guardar".

Paso 6: Usa tu plantilla personalizada

Después de guardar tu plantilla, puedes usarla en cualquier momento siguiendo estos pasos:

1. Abre Word 2016 y haz clic en "Archivo".
2. Selecciona "Nuevo" para crear un documento nuevo.
3. Selecciona "Personal" de las categorías de plantillas para ver tus plantillas personalizadas.
4. Haz clic en la plantilla que acabas de crear para abrir un documento nuevo basado en esa plantilla.

Consejos para crear una plantilla efectiva

Crear una plantilla efectiva puede hacer que el trabajo sea aún más eficiente. Aquí hay algunos consejos:

• Piensa en la consistencia: Asegúrate de crear plantillas que puedan usarse de manera consistente en diferentes documentos, asegurando un resultado profesional y consistente.
• Usa campos sabiamente: Usar campos para fechas, números de página y otro contenido automatizado ahorra tiempo y asegura precisión.
• Manténlo simple pero versátil: Incluye solo los elementos esenciales y mantén los marcadores de posición genéricos para acomodar una variedad de usos.

Conclusión

Crear plantillas personalizadas en Word 2016 puede ser una herramienta extremadamente útil para aquellos que desean aumentar la consistencia de los documentos y la eficiencia del flujo de trabajo. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, puedes crear plantillas que estandaricen elementos en diferentes documentos, haciendo tu trabajo más eficiente y tus documentos más profesionales. Ya sea que necesites plantillas para negocios, educación o uso personal, aprender a crearlas de manera eficiente puede agilizar tu proceso de creación de documentos para muchos proyectos y tareas.

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