Como colaborar com equipes usando Trello

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Na era digital de hoje, as ferramentas de colaboração tornaram-se essenciais para um trabalho em equipe eficaz, seja a equipe trabalhando remotamente ou no mesmo escritório. O Trello é uma dessas ferramentas que facilita a colaboração sem problemas por meio de sua interface intuitiva e recursos flexíveis. O Trello ajuda a organizar tarefas, projetos e fluxos de trabalho usando quadros, listas e cartões. Este guia fornecerá informações detalhadas sobre como colaborar com equipes usando Trello, incluindo tudo, desde a configuração do seu primeiro quadro até a maximização de seus recursos para uma gestão de projetos eficaz.

Começando com o Trello

Antes de colaborar, é importante entender a estrutura básica do Trello: quadros, listas e cartões.

• Quadros: Estes são os principais projetos ou categorias maiores em que você está trabalhando.
• Listas: Dentro de um quadro, as listas ajudam a categorizar tarefas, muitas vezes representando estágios de um fluxo de trabalho, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.
• Cartões: Os cartões são tarefas ou itens nos quais você e sua equipe estão trabalhando. Eles vivem em listas e podem ser movidos dentro delas conforme necessário.

Para começar a colaborar, primeiro você precisará de uma conta Trello, que envolve se inscrever no site do Trello. Depois de fazer login, você pode criar um novo quadro e começar a adicionar listas que atendam ao fluxo de trabalho da sua equipe.

Criando seu primeiro quadro

Um quadro no Trello representa um projeto. Ao clicar em “Criar Novo Quadro” na página inicial do Trello, você pode configurar um quadro com um título específico, como “Lançamento do Site” se sua equipe estiver trabalhando no lançamento de um novo site. Personalize o quadro com uma cor de fundo ou imagem específicas para torná-lo visualmente atraente. Uma vez que seu quadro for criado, compartilhe-o com os membros da sua equipe clicando em “Convidar” e inserindo seus endereços de e-mail. Essa etapa garante que todos os que precisam acessar o quadro e contribuir possam colaborar.

Criando listas

As listas no Trello atuam como categorias que organizam cartões relacionados. Uma configuração típica pode incluir:

• A Fazer: Uma coleção de tarefas que precisam ser concluídas.
• Em andamento: Trabalhos atualmente em execução.
• Completo: A tarefa foi concluída.

No entanto, a estrutura das listas pode ser personalizada com base nas necessidades da equipe. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software pode usar listas como “backlog”, “em desenvolvimento”, “em revisão” e “completado”.

Organizando tarefas com cartões

Os cartões são o principal componente do quadro. Eles são usados para representar itens ou tarefas individuais. Quando você abre um cartão, pode adicionar detalhes de suporte, como descrições, anexos de arquivos, listas de verificação, datas de vencimento e etiquetas. Por exemplo, um cartão pode ser “Escrever uma postagem no blog”. Dentro deste cartão, você poderia adicionar uma lista de verificação com itens como “Pesquisar tópico”, “Esboçar esboço”, “Escrever conteúdo” e “Editar rascunho final”. Dessa forma, as tarefas são rastreadas de forma eficiente e os membros da equipe podem ver de relance o que precisa ser feito e o que foi concluído.

Recursos avançados de colaboração

Depois de configurar seus quadros, listas e cartões, o Trello oferece vários recursos avançados para aprimorar a colaboração dentro da equipe.

Power-ups

Os Trello Power-Ups são complementos que expandem a funcionalidade dos quadros do Trello. Eles se integram com outros aplicativos e oferecem recursos adicionais, como:

• Visualização em calendário: Para equipes que gerenciam projetos sensíveis ao tempo, sincronizar o Trello com uma visualização de calendário fornece uma visão geral das datas de vencimento e dos prazos dos power-ups.
• Envelhecimento de Cartões: Este power-up ajuda a ver quais cartões ficaram inativos por um tempo, sombreando-os de maneira diferente, destacando assim as tarefas que precisam de atenção.
• Rastreamento de tempo: Ao integrar com ferramentas de rastreamento de tempo, você pode monitorar o tempo gasto nas tarefas, levando a uma maior eficiência na distribuição de carga de trabalho.

Os power-ups podem ser adicionados no menu do Quadro, permitindo que sua equipe personalize os quadros do Trello para atender a necessidades e fluxos de trabalho específicos.

Etiquetas e tags

O Trello permite o uso de etiquetas, que ajudam a categorizar as tarefas com base em critérios como nível de prioridade, tipo de tarefa ou departamento. Por exemplo, para usar etiquetas:

• Crie etiquetas como “Urgente”, “Baixa Prioridade” ou “Erro”.
• Coloque etiquetas relevantes nos cartões para que cada membro da equipe possa identificar rapidamente as tarefas importantes.

Ao diferenciar visualmente os cartões com cores e tags, as equipes podem classificar efetivamente as tarefas e identificar quais necessitam de atenção imediata.

Comunicação da equipe

A comunicação é fundamental na colaboração, e o Trello oferece suporte a isso com seções de comentários em cada cartão. Os membros da equipe podem deixar comentários, mencionar outros membros com @nomesdeusuário ou integrar com outras plataformas de comunicação como Slack para notificações em tempo real.

Por exemplo, dentro de um cartão para uma tarefa como “Design de Mockup”:

• A nota introdutória pode fornecer uma visão geral do design e descrever as expectativas relevantes.
• Os membros da equipe podem responder com atualizações, perguntas ou feedback diretamente abaixo desse comentário.

Ao vincular conversas dentro dos cartões às suas respectivas tarefas, o contexto é mantido, permitindo uma comunicação otimizada.

Lista de verificação

Cada cartão no Trello pode ter uma lista de verificação para subtarefas. Esse recurso é útil para dividir tarefas complexas em partes menores e gerenciáveis. Por exemplo, em um cartão rotulado como “Lançar Campanha”, a lista de verificação pode incluir:

• Finalizar anúncios
• Definir um orçamento
• Acessar a programação
• Reunião de alinhamento com as partes interessadas

Marcar as tarefas à medida que são concluídas permite que os membros da equipe vejam o progresso, o que aumenta a responsabilidade e a eficiência.

Melhores práticas para colaboração em equipe no Trello

Para maximizar a eficácia do Trello como ferramenta de colaboração, adotar determinadas práticas recomendadas pode melhorar significativamente a eficiência da equipe e os resultados do projeto.

Definir processos e funções claros

Todas as equipes devem ter um entendimento claro dos processos e funções ao usar o Trello. Isso inclui definir expectativas claras, como quem é responsável por mover cartões entre listas, quem gerencia atualizações de quadros e o que é considerado uma tarefa “concluída”. Quando todos entendem suas responsabilidades, o fluxo de trabalho acontece sem problemas e a responsabilidade é direta.

Revisão regular do quadro

Fazer uma revisão regular do quadro ajuda as equipes a manterem o foco e se adaptarem a novas prioridades. Agende reuniões semanais ou quinzenais dedicadas à revisão do quadro, onde:

• As tarefas realizadas são resumidas e celebradas.
• Novas tarefas são apresentadas e atribuídas.
• Quaisquer obstáculos às tarefas atuais são discutidos e resolvidos.

Revisões regulares mantêm todos informados sobre quaisquer alterações ou atualizações.

Limite o trabalho em andamento

É benéfico limitar o número de tarefas sendo ativamente realizadas em qualquer momento. Essa prática, inspirada na metodologia Kanban, ajuda a evitar gargalos, manter a qualidade de saída alta e garantir um acompanhamento efetivo do progresso dentro do quadro do Trello. Para aumentar a produtividade, incentive os membros da equipe a se concentrar em concluir tarefas antes de iniciar novas.

Incentive o feedback contínuo

O Trello pode ser mais eficaz quando os membros da equipe são incentivados a fornecer feedback contínuo. Implementar recursos como votação em decisões importantes dentro dos cartões ou uma lista de feedback para ideias de melhoria da equipe pode criar um ambiente de comunicação aberta e trabalho em equipe.

Integração do Trello para melhor colaboração

O Trello suporta muitas integrações de terceiros que podem estender suas capacidades e promover um trabalho em equipe eficiente. Aqui estão algumas integrações populares:

Integração com Slack

Com a integração no Slack, os quadros e cartões do Trello podem ser conectados diretamente aos canais do Slack, onde as atividades podem gerar atualizações automáticas. Esta integração é ideal para:

• Manter as equipes atualizadas em tempo real à medida que as tarefas avançam no fluxo de trabalho.
• Fornecer notificações instantâneas para tarefas atribuídas sem a necessidade de verificar constantemente o Trello.

Integração com Google Drive

A integração com o Google Drive permite que as equipes anexem arquivos ou pastas diretamente aos cartões do Trello. Com isso, todos os documentos relacionados a uma tarefa específica são facilmente acessíveis dentro do cartão, reduzindo o tempo gasto procurando as informações necessárias.

Integração com Asana

O Asana é outra ferramenta de gerenciamento de projetos, e sua integração com o Trello pode possibilitar um rastreamento de projetos mais fluido. Ao sincronizar projetos entre o Trello e o Asana, as tarefas podem ser gerenciadas por meio de fluxos de trabalho ou departamentos separados, mas a visibilidade geral pode ser mantida em ambas as plataformas.

Conclusão

O Trello fornece uma plataforma confiável para que as equipes colaborem de maneira eficaz, gerenciem tarefas de maneira ágil e mantenham uma comunicação clara. Seja você trabalhando com uma equipe startup, um grupo remoto ou grandes organizações, o design flexível e fácil de usar do Trello pode ser adaptado a uma variedade de projetos e objetivos. Aproveitando seus recursos, adotando práticas recomendadas e integrando-se com outras ferramentas, você pode maximizar os esforços colaborativos e a produtividade. À medida que as equipes continuam a adotar ferramentas digitais para colaboração, o Trello se destaca como um recurso valioso capaz de se adaptar às necessidades únicas de diferentes equipes, garantindo o sucesso dos resultados dos projetos.

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