Cómo colaborar con equipos usando Trello

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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En la era digital actual, las herramientas de colaboración se han vuelto fundamentales para un trabajo en equipo efectivo, ya sea que el equipo trabaje de manera remota o en la misma oficina. Trello es una de esas herramientas que facilita la colaboración sin problemas a través de su interfaz intuitiva y características flexibles. Trello ayuda a organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo utilizando tableros, listas y tarjetas. Esta guía te proporcionará información detallada sobre cómo colaborar con equipos usando Trello, incluyendo todo, desde cómo configurar tu primer tablero hasta maximizar sus características para una gestión efectiva de proyectos.

Comenzando con Trello

Antes de colaborar, es importante entender la estructura básica de Trello: tableros, listas y tarjetas.

• Tableros: Estos son los proyectos principales o categorías más grandes en las que estás trabajando.
• Listas: Dentro de un tablero, las listas ayudan a categorizar tareas, a menudo representando etapas de un flujo de trabajo, como "por hacer," "en progreso," y "hecho."
• Tarjetas: Las tarjetas son tareas o elementos en los que tú y tu equipo están trabajando. Viven en listas y se pueden mover dentro de las listas según sea necesario.

Para comenzar a colaborar, primero necesitarás una cuenta de Trello, lo cual implica registrarte en el sitio web de Trello. Una vez que hayas iniciado sesión, puedes crear un nuevo tablero y comenzar a agregar listas que se ajusten al flujo de trabajo de tu equipo.

Creando tu primer tablero

Un tablero en Trello representa un proyecto. Al hacer clic en "Crear nuevo tablero" desde la página principal de Trello, puedes configurar un tablero con un título específico, como "Lanzamiento de sitio web" si tu equipo está trabajando en dar vida a un nuevo sitio web. Personaliza el tablero con un color de fondo específico o una imagen para hacerlo visualmente atractivo. Una vez que tu tablero esté creado, compártelo con los miembros de tu equipo haciendo clic en "Invitar" e ingresando sus direcciones de correo electrónico. Este paso asegura que todos los que necesiten acceder al tablero y contribuir puedan colaborar.

Creando listas

Las listas en Trello actúan como categorías que organizan tarjetas relacionadas. Una configuración típica podría incluir:

• Por hacer: Una colección de tareas que deben completarse.
• En progreso: Trabajos que están en curso.
• Completado: La tarea está completada.

Sin embargo, la estructura de las listas se puede personalizar según las necesidades del equipo. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software podría usar listas como "en cola," "en desarrollo," "en revisión," y "completado."

Organizando tareas con tarjetas

Las tarjetas son el componente principal del tablero. Se utilizan para representar elementos o tareas individuales. Cuando abres una tarjeta, puedes agregar detalles de apoyo como descripciones, archivos adjuntos, listas de verificación, fechas de vencimiento y etiquetas. Por ejemplo, una tarjeta podría ser "Escribir una publicación de blog." Dentro de esta tarjeta, podrías agregar una lista de verificación con elementos como "Investigar tema," "Borrador del esquema," "Escribir contenido," y "Editar borrador final." De esta manera, las tareas se rastrean de manera eficiente y los miembros del equipo pueden ver de un vistazo qué necesita hacerse y qué se ha completado.

Funciones avanzadas de colaboración

Una vez que tengas configurados tus tableros, listas y tarjetas, Trello ofrece una serie de funciones avanzadas para mejorar la colaboración dentro del equipo.

Extensiones

Las Extensiones de Trello son complementos que amplían la funcionalidad de los tableros de Trello. Se integran con otras aplicaciones y proporcionan características adicionales como:

• Vista de calendario: Para los equipos que gestionan proyectos sensibles al tiempo, sincronizar Trello con una vista de calendario proporciona una visión general de las fechas de vencimiento y plazos de la extensión.
• Envejecimiento de tarjetas: Esta extensión ayuda a ver qué tarjetas han estado inactivas por un tiempo al sombrearlas de manera diferente, destacando así las tareas que necesitan atención.
• Seguimiento de tiempo: Al integrarse con herramientas de seguimiento de tiempo, puedes monitorear el tiempo dedicado a las tareas, lo que lleva a una mayor eficiencia en la distribución de la carga de trabajo.

Las extensiones se pueden agregar desde el menú del tablero, lo que permite a tu equipo personalizar los tableros de Trello para adaptar las necesidades y flujos de trabajo específicos.

Etiquetas y tags

Trello te permite usar etiquetas, que ayudan a categorizar las tareas según criterios como el nivel de prioridad, tipo de tarea o departamento. Por ejemplo, para usar etiquetas:

• Crea etiquetas como "Urgente," "Baja Prioridad," o "Bug."
• Pon etiquetas relevantes en las tarjetas para que cada miembro del equipo pueda identificar rápidamente las tareas importantes.

Al diferenciar visualmente las tarjetas con colores y tags, los equipos pueden clasificar eficazmente las tareas e identificar cuál requiere atención inmediata.

Comunicación del equipo

La comunicación es clave en la colaboración, y Trello apoya esto con secciones de comentarios en cada tarjeta. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios, mencionar a otros miembros con @ nombres de usuario, o integrarse con otras plataformas de comunicación como Slack para recibir notificaciones en tiempo real.

Por ejemplo, dentro de una tarjeta para una tarea como "Diseño de maqueta":

• La nota introductoria puede proporcionar un breve resumen del diseño y esbozar expectativas relevantes.
• Los miembros del equipo pueden responder con actualizaciones, preguntas o retroalimentación directamente debajo de ese comentario.

Al vincular las conversaciones dentro de las tarjetas a sus correspondientes tareas, se mantiene el contexto, lo que permite una comunicación simplificada.

Lista de verificación

Cada tarjeta en Trello puede tener una lista de verificación para subtareas. Esta característica es útil para descomponer tareas complejas en partes más pequeñas y manejables. Por ejemplo, en una tarjeta etiquetada como "Lanzar campaña," la lista de verificación podría incluir:

• Finalizar los anuncios
• Establecer un presupuesto
• Acceder al calendario
• Reunión de alineación con las partes interesadas

Marcar las tareas a medida que se completan permite a los miembros del equipo ver el progreso, lo que aumenta la responsabilidad y eficiencia.

Mejores prácticas para la colaboración en equipo en Trello

Para maximizar la efectividad de Trello como herramienta de colaboración, adoptar ciertas mejores prácticas puede mejorar significativamente la eficiencia del equipo y los resultados del proyecto.

Definir procesos y roles claros

Todos los equipos deben tener una comprensión clara de los procesos y roles al usar Trello. Esto incluye establecer expectativas claras, como quién es responsable de mover tarjetas entre listas, quién gestiona las actualizaciones del tablero, y qué se considera una tarea "hecha." Cuando todos entienden sus responsabilidades, el flujo de trabajo se desarrolla sin problemas y la responsabilidad es directa.

Revisión regular del tablero

Revisar regularmente el tablero ayuda a los equipos a mantenerse enfocados y adaptarse a nuevas prioridades. Programa reuniones semanales o quincenales dedicadas a revisar el tablero donde:

• Se resumen y celebran las tareas realizadas.
• Se presentan y asignan nuevas tareas.
• Se discuten y resuelven los obstáculos para las tareas actuales.

Las revisiones regulares mantienen a todos informados de cualquier cambio o actualización.

Limitar el trabajo en progreso

Es beneficioso limitar el número de tareas que se realizan activamente en cualquier momento. Esta práctica, inspirada en la metodología Kanban, ayuda a evitar cuellos de botella, mantener una salida de alta calidad, y garantizar un seguimiento efectivo del progreso dentro del tablero de Trello. Para aumentar la productividad, anima a los miembros del equipo a centrarse en completar tareas antes de comenzar nuevas.

Fomentar la retroalimentación continua

Trello puede ser más efectivo cuando los miembros del equipo tienen la oportunidad de proporcionar retroalimentación continua. Implementar características como votar en decisiones importantes dentro de las tarjetas o una lista de retroalimentación para ideas de mejora del equipo puede crear un entorno de comunicación abierta y trabajo en equipo.

Integración de Trello para una mejor colaboración

Trello admite muchas integraciones de terceros que pueden ampliar sus capacidades y promover un trabajo en equipo eficiente. Aquí hay algunas integraciones populares:

Integración de Slack

Con la integración de Slack, los tableros y tarjetas de Trello se pueden conectar directamente a los canales de Slack, donde las actividades pueden generar actualizaciones automáticas. Esta integración es ideal para:

• Mantener a los equipos actualizados en tiempo real a medida que las tareas avanzan a través del flujo de trabajo.
• Proporcionar notificaciones instantáneas para tareas asignadas sin la necesidad de comprobar constantemente Trello.

Integración con Google Drive

La integración con Google Drive permite a los equipos adjuntar fácilmente archivos o carpetas directamente a las tarjetas de Trello. Con esto, todos los documentos relacionados con una tarea en particular son fácilmente accesibles dentro de la tarjeta, reduciendo el tiempo dedicado a buscar la información necesaria.

Integración con Asana

Asana es otra herramienta de gestión de proyectos, y su integración con Trello puede permitir un seguimiento de proyectos más fluido. Al sincronizar proyectos entre Trello y Asana, las tareas se pueden gestionar a través de flujos de trabajo o departamentos separados, pero la visibilidad general se puede mantener a través de ambas plataformas.

Conclusión

Trello proporciona una plataforma confiable para que los equipos colaboren efectivamente, gestionen tareas de manera ágil y mantengan una comunicación clara. Ya sea que estés trabajando con un equipo emergente, un grupo remoto o grandes organizaciones, el diseño flexible y fácil de usar de Trello puede adaptarse a una variedad de proyectos y objetivos. Aprovechando sus características, adoptando prácticas recomendadas, e integrándose con otras herramientas, puedes maximizar los esfuerzos de colaboración y la productividad. A medida que los equipos continúan adoptando herramientas digitales para la colaboración, Trello brilla como un activo valioso que puede adaptarse a las necesidades únicas de diferentes equipos, asegurando resultados exitosos en los proyectos.

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