टोडोइस्ट में टीमों के साथ कार्यों पर सहयोग कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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आज की तेज़-तर्रार दुनिया में, प्रभावी सहयोग टीमें की सफलता की कुंजी है, चाहे वे कॉर्पोरेट सेटिंग में काम कर रही हों, स्कूल प्रोजेक्ट पर, या किसी अन्य वातावरण में जहां टीम समन्वय महत्वपूर्ण है। टोडोइस्ट उपलब्ध कई उपकरणों में से एक है जो टीमों को कुशलतापूर्वक कार्य प्रबंधन करने में मदद करता है। यह एक उपयोगकर्ता के अनुकूल मंच प्रदान करता है कार्यों को व्यवस्थित करने, प्राथमिकताएं सेट करने और टीम के सदस्यों के साथ वास्तविक समय में सहयोग करने के लिए।

टोडोइस्ट का उपयोग करके कार्यों पर सहयोग करना कई चरणों में शामिल होता है, और इन चरणों को समझना साझा जिम्मेदारियों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और ट्रैक करने के लिए आवश्यक है। यह गाइड अन्वेषण करेगा कि टीमें टोडोइस्ट का उपयोग करके कैसे प्रभावी ढंग से सहयोग कर सकती हैं, व्यावहारिक उदाहरणों और विस्तारपूर्वक निर्देशों के साथ टीम की उत्पादकता को सेट अप, प्रबंधित और सुधारने के लिए।

टीम सहयोग के लिए टोडोइस्ट सेट अप करना

टोडोइस्ट पर एक टीम के साथ सहयोग शुरू करने के लिए, पहला चरण यह सुनिश्चित करना है कि सभी टीम सदस्यों के पास टोडोइस्ट पर खाते हों। यहाँ कैसे आप टोडोइस्ट को प्रभावी टीम सहयोग के लिए सेट अप कर सकते हैं:

1. टोडोइस्ट खाता बनाना

यदि प्रत्येक टीम सदस्य का पहले से खाता नहीं है, तो उन्हें एक टोडोइस्ट खाता बनाना होगा। यह टोडोइस्ट वेबसाइट पर जाकर या अपने मोबाइल डिवाइस के ऐप स्टोर से टोडोइस्ट ऐप डाउनलोड करके किया जा सकता है। खाता निर्माण प्रक्रिया के दौरान, आपको एक ईमेल प्रदान करनी होगी और एक पासवर्ड सेट करना होगा।

2. एक टीम प्रोजेक्ट सेट अप करना

एक बार जब सभी टीम सदस्यों के पास उनके खाते होते हैं, तो अगला चरण एक साझा प्रोजेक्ट बनाना है। टोडोइस्ट में एक प्रोजेक्ट कार्यों के लिए एक कंटेनर की तरह होता है जिसे प्रोजेक्ट का हिस्सा बनता है और जिसे सभी लोग देख सकते हैं और संशोधित कर सकते हैं। इसे बनाने के लिए ये कदम अपनाएं:

• अपने टोडोइस्ट खाते में लॉग इन करें।
• "एड प्रोजेक्ट" बटन पर क्लिक करें जो कि आमतौर पर एक प्लस "+" चिह्न के साथ मार्क होता है।
• प्रोजेक्ट का नाम उचित रूप से दें ताकि यह दर्शाए कि टीम किस पर काम करेगी। उदाहरण के लिए, इसे "मार्केटिंग अभियान" या "वेबसाइट रिडिज़ाइन" नाम दिया जा सकता है।
• आप आसानी से पहचानने के लिए प्रोजेक्ट को कलर-कोड कर सकते हैं।

3. टीम सदस्यों को आमंत्रित करना

प्रोजेक्ट बनाने के बाद, आपको अपने टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट पर आमंत्रित करना होगा। यह सुनिश्चित करेगा कि उनके पास पहुंच होगी और वे कार्यों में योगदान कर सकें:

• अभी बनाए गए प्रोजेक्ट को खोलें।
• "शेयर" बटन खोजें, जो कि आमतौर पर प्रोजेक्ट इंटरफेस के शीर्ष दाईं ओर स्थित होता है।
• वे टीम सदस्य जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं, उनके ईमेल पते दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि ईमेल उनके टोडोइस्ट खातों से मेल खाते हों।
• एक निमंत्रण भेजें। टीम सदस्य अपने ईमेल इनबॉक्स में एक प्रोजेक्ट से जुड़ने का आमंत्रण प्राप्त करेंगे।

कार्य और जिम्मेदारियों का प्रबंधन

एक बार आपका टीम एक प्रोजेक्ट के भीतर स्थापित हो जाती है, तो आप कार्यों को प्रबंधित करना शुरू कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि जिम्मेदारियों को सौंपने के लिए एक स्पष्ट प्रणाली हो ताकि प्रत्येक टीम सदस्य को उनके रोल्स और समय सीमा का पता हो।

1. कार्य निर्मित करना और सौंपना

टोडोइस्ट का मुख्य कार्यकार्य निर्माण और प्रबंधन करना है। कार्य बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

• उस प्रोजेक्ट पर जाएं जहां आप कार्य को स्थापित करना चाहते हैं।
• "एड टास्क" बटन पर क्लिक करें। यह आमतौर पर प्रोजेक्ट के भीतर कार्य सूची के नीचे "+" चिह्न के साथ होता है।
• कार्य के लिए एक वर्णनात्मक नाम दर्ज करें। स्पष्ट रहें और बताएं कि क्या किया जाना चाहिए।
• आप कार्य के नाम इनपुट के बगल में कैलेंडर आइकन पर क्लिक करके एकनिर्धारित तिथि जोड़ सकते हैं।

किसी विशेष टीम सदस्य को कार्य सौंपने के लिए:

• आप जब एक कार्य बनाते हैं, तो आप को एक "असाइन" या व्यक्ति आइकन कार्य विवरण के पास दिखाई देगा।
• आइकॉन पर क्लिक करें और उन ड्रॉपडाउन सूची से टीम सदस्य का चयन करें जिन्हें आप कार्य सौंपना चाहते हैं।

इस पद्धति का उपयोग करने से यह सुनिश्चित होता है कि प्रत्येक व्यक्ति को अपनी ज़िम्मेदारियों का पता हो और वह अपने सौंपे गए कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सके।

2. प्राथमिकताओं को सेट करना

किसी भी प्रोजेक्ट में, सभी कार्य समान नहीं होते हैं। कुछ कार्य अधिक महत्वपूर्ण होते हैं और उन्हें उनका प्राथमिकता के अनुसार प्रबंधित किया जाना चाहिए। टोडोइस्ट आपको प्रत्येक कार्य के लिए प्राथमिकता सेट करने की अनुमति देता है:

• जब आप एक कार्य बनाते हैं या संपादित करते हैं, तो "प्राथमिकता" विकल्प खोजें।
• दी गई विकल्पों में से चयन करें, आमतौर पर स्तर 1 से 4 तक के, जिसमें 1 सबसे उच्च प्राथमिकता होती है और 4 सबसे कम प्राथमिकता।
• प्राथमिकता स्तरों को रंग कोड द्वारा प्रदर्शित किया जा सकता है - उदाहरण के लिए, लाल रंग का उच्च प्राथमिकता कार्यों के लिए उपयोग किया जा सकता है।

3. लेबल और फिल्टर का उपयोग करना

टोडोइस्ट आपको लेबल्स और फिल्टर्स का उपयोग करके कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है:

• लेबल्स: लेबल्स वे कुंजीशब्द होते हैं जिन्हें किसी भी कार्य पर अतिरिक्त वर्गीकरण के लिए टैग किया जा सकता है। लेबल जोड़ने के लिए, “@आपका_लेबल_नाम” लिखें या मौजूदा लेबल्स में से चुनें। उदाहरण के लिए, @अर्जेंट या @रिव्यू जैसे लेबल्स का उपयोग करें ताकि कार्यों की प्रकृति को प्रतिबिंबित किया जा सके।
• फिल्टर्स: फिल्टर्स कस्टम दृष्टिकोण होते हैं जो आपको प्रोजेक्ट के उन कार्यों को देखने की अनुमति देते हैं जो कुछ मानदंडों को पूरा करते हैं। आप एक फिल्टर सेट कर सकते हैं ताकि सभी आज के कार्य या सभी उच्च प्राथमिकता वाले कार्य देख सकें। एक फिल्टर बनाने के लिए फिल्टर सेक्शन पर जाएं और `आज` या `प्राथमिकता 1` जैसी स्थितियों को दर्ज करें।

संचार और दक्षता में सुधार करें

टोडोइस्ट केवल कार्यों तक ही सीमित नहीं है; यह टीम संचार और दक्षता में भी सुधार करता है। यहां कुछ विशेषताएं और टिप्स हैं जो आपकी टीम को बेहतर कार्य करने में मदद करने के लिए टोडोइस्ट का लाभ उठाने के लिए हैं।

1. टिप्पणियों का उपयोग करना

कार्य पर टिप्पणियां जोड़कर सतत संचार को सुविधाजनक बना सकते हैं। आप ऐसा कर सकते हैं:

• उस कार्य को खोलें जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं।
• "टिप्पणी जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
• अपना संदेश दर्ज करें। इसमें कार्य से संबंधित स्थिति अपडेट, प्रश्न, या प्रासंगिक जानकारी शामिल हो सकती है।
• एक टिप्पणी पोस्ट करें। जो सदस्य जुड़े हैं उन्हें नई टिप्पणियों की सूचनाएं प्राप्त होंगी, यह सुनिश्चित करता है कि कार्य के बारे में संवाद सक्रिय रहे और सभी अपडेट प्राप्त हों।

2. अनुलग्नक और एकीकरण

आप कार्यों के लिए फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं और अन्य उपकरणों को एकीकृत कर सकते हैं जिससे उत्पादकता बढ़ सके:

• कार्य विंडो में, आप फ़ाइल संलग्न करें विकल्प पाएंगे। इसका उपयोग दस्तावेज़ों, छवियों या किसी अन्य प्रासंगिक सामग्री के लिए करें।
• गूगल कैलेंडर, ड्रॉपबॉक्स या स्लैक जैसे अन्य उपकरणों के साथ टोडोइस्ट को एकीकृत करने के लिए सेटिंग्स पर जाएं और एकीकरण विकल्पों पर नेविगेट करें। इससे प्रक्रियाओं को सरल बनाया जा सकता है, जिससे एप्लिकेशन्स के बीच स्विच करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

3. नियमित समीक्षा और अनुकूलन

यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम पटरी पर है और किसी भी बदलाव के साथ तालमेल रख रही है, नियमित समीक्षा प्रक्रिया लागू करने पर विचार करें:

• साप्ताहिक या द्वि-साप्ताहिक समीक्षा बैठक निर्धारित करें ताकि प्रोजेक्ट प्रगति पर विचार किया जा सके, प्राथमिकताओं को समायोजित किया जा सके, और कार्यों को फिर से आवंटित किया जा सके यदि आवश्यक हो।
• विश्लेषण करें कि कौन से कार्य पूरे हुए, विलंबित हुए, या समस्याएं थीं। इन मुद्दों को एक टीम के रूप में संबोधित करें ताकि भविष्य के प्रदर्शन में सुधार हो।

निष्कर्ष

टोडोइस्ट टीमों को प्रभावी ढंग से सहयोग करने और कार्यों को प्रबंधित करने के लिए एक बहुमुखी मंच प्रदान करता है। साझा परियोजनाओं की स्थापना और कार्यों को सौंपने से लेकर कार्य को प्राथमिकता देने और लेबल्स का उपयोग करने तक, टोडोइस्ट टीमों को सुव्यवस्थित और उत्पादक बनाए रखने के लिए एक व्यापक विशेषताओं का सुइट प्रदान करता है। टिप्पणियों और एकीकरण के माध्यम से टीम संचार में सुधार से सहयोग और भी बेहतर होता है। जब आप अपनी टीम समन्वय आवश्यकताओं के लिए टोडोइस्ट का उपयोग करते हैं, तो ध्यान दें कि नियमित समीक्षाओं पर आधारित प्रक्रियाओं को समायोजित करना उत्पादकता और टीम की सफलता में सुधार कर सकता है। टोडोइस्ट की शक्ति का लाभ उठाकर, टीमें परियोजनाओं की जटिलताओं को अधिक आसानी और दक्षता के साथ नेविगेट कर सकती हैं।

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