如何在 Office 2021 中协作处理文档

已编辑 3 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队

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在工作环境、教育环境和个人项目中，协作处理文档是一个重要的部分。Microsoft Office 2021 提供了简化的工具，使用户能够高效地在 Word 文档、Excel 电子表格和 PowerPoint 演示文稿上一起工作。本指南将向您介绍在 Office 2021 中协作处理文档的过程，详细说明每个步骤，以确保您能够充分利用这些功能。

理解 Office 2021 中的协作

Office 2021 中的协作旨在实现无缝和直观的体验。它允许多个用户同时在同一文档上工作，跟踪他人所做的更改，并通过评论直接沟通。通过与云服务和 OneDrive 的集成，Office 2021 增强了协作，使得保持文档更新并从任何地方访问变得更容易。

准备合作

在您开始协作之前，请确保您拥有一个有效的 Microsoft 帐户和互联网连接。这可以使用 OneDrive 存储和共享文档。以下是设置您的环境的简要步骤：

1. 创建 Microsoft 帐户：如果您还没有，请访问 Microsoft 帐户网站并按照步骤创建一个。
2. 安装 Office 2021：确保您的设备上安装了 Office 2021。如果尚未安装，您可能需要购买或升级。
3. 设置 OneDrive：OneDrive 是 Microsoft 的云存储服务，它直接集成到 Office 应用程序中。使用您的 Microsoft 帐户登录，并在您的设备上启用 OneDrive。

完成这些前置条件后，您现在可以开始协作处理文档。

文档共享以便协作

共享文档是与他人协作的第一步。Office 2021 允许您轻松利用 OneDrive 分享文件。以下是在主要 Office 应用程序中分享文档的方法：

分享 Word 文档

1. 在 Office 2021 中打开您的 Word 文档。
2. 点击文件标签
3. 从导航窗格中选择共享。
4. 选择与他人共享以与特定联系人共享。
5. 可选地，在邀请他人下输入您的协作者的电子邮箱地址。
6. 您可以设置权限：决定他们可以编辑还是只能查看。
7. 点击分享，您的文档现在将根据您设置的权限对他人可访问。

分享 Excel 电子表格

1. 打开您想分享的 Excel 电子表格。
2. 转到文件选项卡并点击分享。
3. 选择与他人分享或获取链接等选项。
4. 在邀请他人下输入您想合作的人的电子邮箱地址或姓名。
5. 设置权限级别（编辑或仅查看）并发送合作邀请。

分享 PowerPoint 演示文稿

1. 在 Office 2021 中打开您的 PowerPoint 文件。
2. 转到文件选项卡，然后选择分享。
3. 您将看到与他人分享或获取可分享链接的选项。
4. 在邀请他人部分输入电子邮箱地址。
5. 决定协作者是可以编辑还是只能查看演示文稿。
6. 点击分享以发送邀请。

链接共享可以限制为特定的人，确保您的文档需要特定权限才能访问并保持私密。

实时协作

Office 2021 支持实时协作，意味着对文档所做的更改会出现在所有协作者的屏幕上。这创造了一个用户可以一起集思广益和同步工作的环境，而无需来回发送文档。以下是如何充分利用实时协作的方法：

1. 使用您的 Microsoft Office 应用程序（Word、Excel 或 PowerPoint）打开共享文档。
2. 确保您连接到互联网，以便实时同步更改。
3. 您会看到谁在与您一起查看或编辑文档的指示器。
4. 每个人都可以独立编辑，但可以看到他人的编辑，促进协作工作空间。

在实时协作中保持关于角色和谁将编辑文档的哪个部分的沟通是有帮助的。这可以防止重叠并简化团队合作。另外，尝试采用文档格式、风格和结构的惯例，以增强清晰度和可访问性。

在文档中使用评论

Office 2021 中的评论功能可用于直接在文档中留下备注、建议、问题或澄清，而无需进行更改。以下是如何有效使用评论的方法：

1. 选择您要评论的文本、单元或幻灯片对象。
2. 转到您的 Office 应用程序中的审阅选项卡。
3. 选择新建评论（通常由一个气泡图标表示）。
4. 输入您的评论并点击发布。
5. 其他协作者可以回复您的评论，保持对话进行。
6. 评论可以解决或删除以保持文档的整洁。

通过使用评论，协作者可以讨论特定问题而不会使主文档内容混乱，有助于保持清晰和专注。

跟踪文档更改

Office 2021 允许您跟踪对文档所做的每一次编辑，提供透明度并能够在最终批准前彻底审阅更改。这对于编辑和审稿人尤其有用。以下是如何使用此功能的方法：

在 Word 中跟踪更改

1. 转到 Word 文档中的审阅选项卡。
2. 点击跟踪更改以启用此功能。
3. 任何添加或删除将被标记，显示编辑者和时间戳。
4. 在跟踪部分，您可以选择如何显示更改，方便地比较原始文本和修改后的文本。
5. 要手动审阅更改，请转到每个更改并接受或拒绝编辑。

在 Excel 和 PowerPoint 中跟踪更改

1. 虽然 Excel 和 PowerPoint 没有像 Word 那样直接的“跟踪更改”功能，您可以通过 OneDrive 启用更改跟踪并维护版本历史记录。
2. 在 Excel 中，在审阅下，您可以查看先前保存的版本。
3. PowerPoint 也允许您在文件历史中通过版本管理来管理不同的修订。

维护文档更改日志对于问责和清晰度至关重要，特别是当与多个贡献者合作处理复杂或冗长的项目时。

版本历史

Office 2021 为存储在 OneDrive 中的文档提供版本历史记录，有助于跟踪进度并在需要时恢复到以前的状态。当意外编辑发生或数据丢失时，这特别有用：

1. 在链接到 OneDrive 的任一 Office 应用程序中打开文档。
2. 转到文件 > 信息并选择版本历史。
3. 您将看到按日期和时间排序的文档状态列表。
4. 点击一个版本打开它，查看当时的样子。
5. 如果需要，可以恢复以前的版本以替换当前版本。

使用版本历史确保文档开发的所有阶段都是可访问的，防止任何重要信息被永久丢失。

集成通信工具

沟通对成功的协作至关重要。在 Office 2021 中，注重通过评论和编辑进行文档内的沟通，使用其他微软工具如 Microsoft Teams 可以增强协调：

1. Microsoft Teams 集成：这允许进行视频通话、聊天以及指向正在处理文档的直接链接。文档链接可以直接从 Teams 界面访问。
2. 电子邮件：电子邮件通知可以从 Office 应用程序的共享界面同时发送，以便快速更新。
3. SharePoint 中的聊天：如果您的组织使用 SharePoint，集成的即时消息可以在文档编辑期间增强协作。

将这些通信工具与 Office 2021 一起使用，确保同事始终保持良好的联系和信息通畅，从而促进更加一致和高效的工作环境。

结论

在 Office 2021 中协作处理文档是一个简单而强大的过程，它结合了实时编辑和修改、跟踪更改、管理评论以及通过版本历史审查文档演变的能力。借助 OneDrive 等工具的帮助，提高可访问性和沟通，在远程工作时与他人无缝协作的可能性变得无限。通过合理设置协作环境、有效使用可用功能以及集成其他微软通信工具，您可以充分利用 Office 2021 提供的文档协作潜力。

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