Как сотрудничать над документами в Office 2021

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeСотрудничествоДокументВ реальном времениПродуктивностьWindowsMacПрофессиональныйРабота в команде

Совместная работа над документами является важной частью рабочих сред, учебных заведений и личных проектов. Microsoft Office 2021 предоставляет упрощенные инструменты, которые позволяют пользователям эффективно работать вместе над документами Word, электронными таблицами Excel и презентациями PowerPoint. Это руководство познакомит вас с процессом совместной работы над документами в Office 2021, подробно объясняя каждый шаг, чтобы вы могли максимально использовать эти функции.

Понимание сотрудничества в Office 2021

Сотрудничество в Office 2021 разработано так, чтобы быть бесшовным и интуитивно понятным. Оно позволяет нескольким пользователям одновременно работать над одним и тем же документом, отслеживать изменения, внесенные другими, и общаться напрямую через комментарии. Используя интеграцию с облачными службами и OneDrive, Office 2021 улучшает сотрудничество, облегчая обновление документов и доступ к ним из любой точки.

Подготовка к сотрудничеству

Прежде чем вы начнете сотрудничать, убедитесь, что у вас есть активная учетная запись Microsoft и подключение к Интернету. Это позволяет использовать OneDrive для хранения и обмена документами. Вот краткий список для настройки вашей среды:

1. Создайте учетную запись Microsoft: Если у вас еще нет учетной записи, перейдите на сайт учетной записи Microsoft и следуйте инструкциям по созданию.
2. Установите Office 2021: Убедитесь, что у вас установлен Office 2021 на вашем устройстве. Если вы еще не сделали этого, возможно, вам нужно будет его приобрести или обновить.
3. Настройте OneDrive: OneDrive — это облачный сервис хранения данных от Microsoft, и он интегрирован напрямую в приложения Office. Войдите с вашей учетной записью Microsoft и включите OneDrive на вашем устройстве.

С этими предварительными условиями вы можете начать сотрудничество над документами.

Общий доступ к документам для сотрудничества

Предоставление доступа к документам — это первый шаг к совместной работе с другими. Office 2021 позволяет легко делиться файлами, используя преимущества OneDrive. Вот как предоставлять общий доступ к документам в основных приложениях Office:

Общий доступ к документу Word

1. Откройте документ Word в Office 2021.
2. Нажмите на вкладку Файл
3. Выберите Поделиться в навигационной панели.
4. Выберите Поделиться с людьми, чтобы поделиться с конкретными контактами.
5. При необходимости в разделе Пригласить людей введите адреса электронной почты ваших сотрудников.
6. Вы можете установить разрешения: решить, смогут ли они изменять или только просматривать.
7. Нажмите Поделиться, и ваш документ станет доступным другим с установленными вами разрешениями.

Общий доступ к электронным таблицам Excel

1. Откройте электронную таблицу Excel, которую хотите поделиться.
2. Перейдите на вкладку Файл и нажмите Поделиться.
3. Выберите из предложенных вариантов, например, Поделиться с людьми или Получить ссылку.
4. В разделе Пригласить людей введите адреса электронной почты или имена людей, с которыми вы хотите работать.
5. Установите уровень разрешения (изменение или только просмотр) и отправьте приглашения для совместной работы.

Общий доступ к презентации PowerPoint

1. Откройте файл PowerPoint в Office 2021.
2. Перейдите на вкладку Файл и выберите Поделиться.
3. Вы увидите варианты поделиться с людьми или получить общую ссылку.
4. Введите адреса электронной почты в разделе Пригласить людей.
5. Решите, смогут ли сотрудники изменять или просто просматривать презентацию.
6. Нажмите Поделиться, чтобы отправить приглашение.

Предоставление доступа по ссылке может быть ограничено определенными людьми, что гарантирует, что ваш документ потребует специальных разрешений для доступа к нему и останется конфиденциальным.

Совместная работа в реальном времени

Office 2021 поддерживает совместную работу в реальном времени, что означает, что изменения в документе отображаются на экранах всех участников. Это создает среду, в которой пользователи могут совместно мыслить и работать, синхронно без пересылки документов туда и обратно. Вот как вы можете использовать максимальный потенциал совместной работы в реальном времени:

1. Откройте общий документ с помощью вашего приложения Microsoft Office (Word, Excel или PowerPoint).
2. Убедитесь, что вы подключены к интернету, чтобы изменения синхронизировались в режиме реального времени.
3. Вы увидите индикатор, кто еще просматривает или редактирует документ вместе с вами.
4. Все могут независимо редактировать и просматривать изменения других, создавая совместное рабочее пространство.

Полезно поддерживать связь о ролях и кто будет редактировать какую часть документа во время совместной работы в реальном времени. Это может предотвратить дублирование и упростить командную работу. Также постарайтесь придерживаться условностей в отношении формата, стиля и структуры документа для улучшения ясности и доступности.

Использование комментариев в документе

Функция комментариев в Office 2021 полезна для оставления заметок, предложений, вопросов или уточнений прямо в документе без внесения изменений. Вот как эффективно использовать комментарии:

1. Выделите текст, ячейку или объект слайда, для которого хотите оставить комментарий.
2. Перейдите на вкладку Обзор в вашем приложении Office.
3. Выберите Новый комментарий (обычно обозначается значком пузыря).
4. Введите свой комментарий и нажмите Опубликовать.
5. Другие участники могут отвечать на ваши комментарии, продолжая разговор.
6. Комментарии можно разрешать или удалять для поддержания чистоты документа.

Используя комментарии, участники могут обсуждать конкретные вещи, не засоряя основное содержание документа, что помогает поддерживать ясность и концентрацию внимания.

Отслеживание изменений в документе

Office 2021 позволяет отслеживать каждое изменение, внесенное в документ, обеспечивая прозрачность и возможность тщательного изучения изменений перед окончательным утверждением. Это особенно полезно для редакторов и рецензентов. Вот как использовать эту функцию:

Отслеживание изменений в Word

1. Перейдите на вкладку Обзор в вашем документе Word.
2. Нажмите на Отслеживание изменений, чтобы включить эту функцию.
3. Все добавления или удаления будут отмечены, показывая редактора и временную метку.
4. В разделе Отслеживание вы можете выбрать, как будут отображаться изменения, что позволяет удобно сравнивать оригинальный и измененный текст.
5. Чтобы вручную просмотреть изменения, перейдите к каждому изменению и подтвердите или отклоните правки.

Отслеживание изменений в Excel и PowerPoint

1. Хотя в Excel и PowerPoint нет прямых функций "Отслеживания изменений", как в Word, вы можете включить отслеживание изменений и поддерживать историю версий через комментарии, используя OneDrive.
2. В Excel на вкладке Обзор можно просматривать ранее сохраненные версии.
3. PowerPoint также позволяет управлять различными ревизиями через управление версиями в Истории файлов.

Ведение журнала изменений в документе необходимо для обеспечения ответственности и ясности, особенно при работе над сложными или продолжительными проектами с несколькими участниками.

История версий

Office 2021 предоставляет историю версий для ваших документов, хранящихся в OneDrive, что помогает отслеживать прогресс и возвращаться к предыдущему состоянию, когда это необходимо. Это особенно полезно, когда внесено неожиданное изменение или потеря данных:

1. Откройте документ в любом приложении Office, связанном с OneDrive.
2. Перейдите на вкладку Файл > Информация и выберите История версий.
3. Вы увидите список статусов документов, отсортированный по дате и времени.
4. Нажмите на версию, чтобы открыть ее и увидеть, как она выглядела в то время.
5. При необходимости предыдущую версию можно восстановить взамен текущей версии.

Использование истории версий обеспечивает доступ к каждой стадии разработки документа, предотвращая постоянную потерю важной информации.

Интеграция инструментов для общения

Общение является ключевым элементом успешного сотрудничества. В то время как Office 2021 делает акцент на общении в документе через комментарии и правки, использование других инструментов Microsoft, таких как Microsoft Teams, может улучшить координацию:

1. Интеграция Microsoft Teams: Это позволяет проводить видеозвонки, чаты и предоставлять прямые ссылки на документы, над которыми выполняется работа. Ссылки на документы можно получать напрямую из интерфейса Teams.
2. Электронная почта: Уведомления по электронной почте могут отправляться одновременно из общего интерфейса приложений Office для быстрого обновления.
3. Чат в SharePoint: Если ваша организация использует SharePoint, интегрированная система обмена мгновенными сообщениями может улучшить сотрудничество во время редактирования документов.

Использование этих инструментов для общения с Office 2021 обеспечивает коллегам постоянную связь и информированность, способствуя более последовательной и эффективной рабочей среде.

Заключение

Сотрудничество над документами в Office 2021 — это простой, но мощный процесс, который сочетает в себе возможность редактировать и пересматривать в реальном времени, отслеживать изменения, управлять комментариями и просматривать эволюцию документа с помощью истории версий. С такими инструментами, как OneDrive, которые помогают повысить доступность и коммуникацию, возможности для бесперебойной работы с другими из удаленных мест становятся бесконечными. Грамотно настраивая среду для сотрудничества, эффективно используя доступные функции и интегрируя другие инструменты Microsoft для общения, вы можете достичь полного потенциала, который Office 2021 предоставляет для совместной работы над документами.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление