Como colaborar em um documento no Word 2016

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Colaborar em um documento no Word 2016 é uma habilidade essencial na era digital de hoje. Isso permite que vários usuários trabalhem simultaneamente no mesmo documento, proporcionando um fluxo de trabalho contínuo para equipes, fins educacionais e projetos pessoais. Neste guia abrangente, exploraremos vários aspectos da colaboração de documentos no Word 2016, oferecendo um manual passo a passo que simplifica o processo para usuários de todos os níveis de experiência. Discutiremos o compartilhamento de documentos, a edição simultânea, o acompanhamento de alterações, os comentários e muito mais.

1. Introdução à colaboração de documentos

A colaboração de documentos envolve vários usuários trabalhando no mesmo documento. Isso aumenta a produtividade e ajuda a manter a consistência em todo o documento. O Word 2016 oferece muitos recursos que permitem uma colaboração fácil, incluindo o compartilhamento via OneDrive, coautoria em tempo real e um sistema robusto para rastreamento de alterações e comentários.

2. Preparação para a cooperação

Existem algumas etapas preliminares necessárias antes de começar a colaborar no Word 2016. Aqui estão os requisitos básicos:

• Conexão com a Internet: Uma conexão com a internet ativa é importante, pois facilita a edição em tempo real e o compartilhamento por meio de serviços em nuvem.
• Conta Microsoft: Você precisará de uma conta Microsoft para acessar o OneDrive, onde o documento colaborativo será armazenado. Se você não tiver uma, pode criar facilmente uma gratuitamente.
• OneDrive: O OneDrive é um serviço em nuvem usado pelo Word 2016 para armazenar documentos e facilitar a colaboração. Ele deve ser configurado e vinculado à sua conta Microsoft.

3. Compartilhamento de documentos

Para começar a colaborar, você primeiro precisa compartilhar seu documento com outros. Veja como você pode fazer isso:

1. Carregar para o OneDrive: Abra seu documento no Word 2016. Clique na guia Arquivo e escolha Salvar Como. Escolha OneDrive na lista de locais. Se solicitado, entre com sua conta Microsoft.
2. Compartilhar o documento: Uma vez salvo no OneDrive, clique no botão Compartilhar no canto superior direito da janela do Word. Insira os endereços de e-mail dos colaboradores com quem deseja compartilhar. Certifique-se de conceder as permissões apropriadas, como edição ou visualização.
3. Definindo permissões: Você pode definir permissões específicas para cada colaborador. Clique nas opções para permitir apenas edição ou visualização.

4. Colaborar em tempo real

Depois que seu documento é compartilhado com outros, você pode começar a colaborar em tempo real. Veja como funciona a colaboração em tempo real:

• Após o compartilhamento, os colaboradores recebem um link para acessar o documento. Assim que clicarem no link e fizerem login, eles podem começar a editar.
• O Word 2016 permite que tanto os usuários quanto os colaboradores vejam as alterações quase instantaneamente. Esse recurso em tempo real permite esforços colaborativos eficientes.
• A presença de colaboradores no documento pode ser vista através de avatares ou iniciais aparecendo no topo da janela.

5. Acompanhamento de alterações

O acompanhamento de alterações é um componente crítico da colaboração de documentos, especialmente quando revisões detalhadas estão envolvidas. O Word 2016 permite que você acompanhe alterações de forma eficiente:

1. Ativar controle de alterações: Vá para a guia Revisão e clique em Controlar Alterações. Isso permite que o Word acompanhe todas as revisões feitas no documento.
2. Entendendo a marcação: Depois que o controle de alterações é ativado, todas as alterações feitas são anotadas em uma cor diferente. As alterações deletadas aparecem como tachadas, e as alterações adicionadas são sublinhadas.
3. Aceitar ou rejeitar alterações: Você pode revisar cada alteração e aceitá-la ou rejeitá-la. Isso é feito clicando com o botão direito na alteração e escolhendo a opção apropriada.

6. Adicionando e gerenciando comentários

Os comentários são uma forma útil para os colaboradores deixarem notas, sugestões ou perguntas. Veja como gerenciar comentários no seu documento colaborativo:

1. Inserindo comentários: Para adicionar um comentário, destaque o texto relevante, depois vá para a guia Revisão e clique em Novo Comentário. Digite seu comentário na margem.
2. Responder aos comentários: Os colaboradores podem responder aos comentários usando o botão Responder, facilitando o diálogo dentro do documento.
3. Excluindo Comentários: Depois que um comentário foi resolvido, ele pode ser excluído clicando com o botão direito no comentário e selecionando Excluir Comentário.

7. Resolução de conflitos

Às vezes, as alterações feitas pelos colaboradores podem entrar em conflito entre si. O Word 2016 possui mecanismos para resolver tais questões:

1. Notificação de conflitos: Quando ocorre algum conflito, o Word notifica os usuários através de uma caixa de diálogo para resolução.
2. Resolução manual: Você pode revisar os conflitos manualmente comparando diferentes versões das alterações, o que ajudará a tomar decisões informadas.

8. Salvando a versão

O Word 2016 salva automaticamente versões de um documento ao longo do tempo. Este recurso permite que você:

• Revisar versões anteriores: Acesse versões históricas de um documento clicando em Arquivo, depois em Informações e selecionando Histórico de Versões. Aqui, você pode revisar e restaurar um estado anterior do documento.
• Restaurar uma versão anterior: Selecione uma versão anterior e clique em Restaurar se quiser voltar para essa versão.

9. Conclusão

Uma vez que você entenda as ferramentas disponíveis, colaborar em um documento no Word 2016 é um processo direto e intuitivo. Desde o compartilhamento de documentos no OneDrive até a edição em tempo real, o acompanhamento de alterações, o gerenciamento de comentários, a resolução de conflitos e o controle de versão, o Word 2016 oferece aos usuários todos os recursos necessários para uma colaboração de documentos eficiente. Seguindo este guia, mesmo aqueles que são novos na colaboração de documentos podem participar efetivamente, garantindo que as equipes de diferentes áreas mantenham um fluxo de trabalho produtivo.

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