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Word 2016で文書を共同編集する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
Word 2016で文書を共同編集することは、今日のデジタル時代において重要なスキルです。複数のユーザーが同時に同じ文書で作業でき、チーム、教育目的、および個人的なプロジェクトのためのシームレスなワークフローを提供します。この包括的なガイドでは、Word 2016での文書共同編集のさまざまな側面を探り、経験の異なるユーザー向けにプロセスを簡単にするステップバイステップのマニュアルを提供します。文書の共有、同時編集、変更の追跡、コメントなどについて説明します。
1. 文書共同編集の紹介
文書の共同編集は、複数のユーザーが同じ文書で作業することを含みます。これにより生産性が向上し、文書全体の一貫性が維持されます。Word 2016は、OneDriveを介した共有、リアルタイムの共同編集、変更とコメントを追跡する堅牢なシステムを含む、簡単な共同作業を可能にする多くの機能を提供します。
2. 共同作業の準備
Word 2016で共同作業を開始する前に必要ないくつかの準備ステップがあります。基本的な要件は次のとおりです：
- インターネット接続：リアルタイムの編集とクラウドサービスを通じた共有を容易にするため、アクティブなインターネット接続が重要です。
- Microsoftアカウント：共同文書が保存されるOneDriveにアクセスするには、Microsoftアカウントが必要です。持っていない場合は、無料で簡単に作成できます。
- OneDrive：OneDriveは、Word 2016が文書を保存し、共同作業を促進するために使用するクラウドサービスです。Microsoftアカウントにリンクするために設定する必要があります。
3. 文書の共有
共同作業を開始するには、まず他のユーザーと文書を共有する必要があります。以下はその方法です：
- OneDriveにアップロード：Word 2016で文書を開きます。ファイルタブをクリックし、名前を付けて保存を選択します。場所のリストからOneDriveを選びます。プロンプトが表示されたら、Microsoftアカウントでサインインします。
- 文書の共有：OneDriveに保存した後、Wordウィンドウの右上にある共有ボタンをクリックします。共有したい共同作業者のメールアドレスを入力します。編集や閲覧などの適切な権限を付与していることを確認します。
- 権限の設定：各共同作業者に対して特定の権限を設定できます。編集を許可または表示のみにするオプションをクリックします。
4. リアルタイムでの共同作業
文書が共有されたら、リアルタイムでの共同作業を開始できます。リアルタイム共同作業の仕組みは次のとおりです：
- 共有後、共同作業者は文書にアクセスするリンクを受け取ります。リンクをクリックしてサインインすると、編集を開始できます。
- Word 2016は、ユーザーと共同作業者がほぼ瞬時にお互いの変更を確認できるようにします。このリアルタイム機能により、効果的な協力が可能になります。
- 文書内の共同作業者の存在は、ウィンドウ上部に表示されるアバターやイニシャルを通じて確認できます。
5. 変更の追跡
変更の追跡は、特に詳細な修正を伴う場合、文書共同作業の重要な要素です。Word 2016は、変更を効率的に追跡することを可能にします：
- 編集履歴機能をオンにする：レビュータブに移動して変更履歴の追跡をクリックします。これにより、文書に加えられたすべての修正をWordが追跡できるようになります。
- マークアップの理解：変更履歴の追跡が有効になると、行われた変更は異なる色で示されます。削除された変更は取り消し線で表示され、追加された変更は下線が引かれます。
- 変更を受け入れるまたは拒否する：各変更をレビューし、受け入れるか拒否することができます。これは、変更を右クリックし、適切なオプションを選択することで行われます。
6. コメントの追加と管理
コメントは、共同作業者がメモ、提案、質問を残すための便利な方法です。共同編集文書でのコメント管理方法は次のとおりです：
- コメントを挿入：関連するテキストを強調表示し、レビュータブに移動して新しいコメントをクリックします。余白にコメントを入力します。
- 返信する：共同作業者は、返信ボタンを使用してコメントに返信することができ、文書内での対話を促進します。
- コメントの削除：コメントが解決されたら、コメントを右クリックしてコメントを削除を選択することで削除できます。
7. コンフリクトの解決
時には、共同作業者によって行われた変更が互いに衝突することがあります。Word 2016には、このような問題を解決するためのメカニズムがあります：
- コンフリクトの通知：コンフリクトが発生すると、Wordはダイアログボックスを通じてユーザーに通知し、解決を促します。
- 手動での解決：異なるバージョンの変更を比較することで手動でコンフリクトを確認し、情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。
8. バージョンの保存
Word 2016は、時間の経過とともに文書のバージョンを自動的に保存します。この機能により、次のことが可能になります：
- 以前のバージョンのレビュー：ファイルをクリックし、情報を選択してバージョン履歴を選ぶことで、文書の以前のバージョンにアクセスします。ここで、文書の以前の状態をレビューし、復元することができます。
- 以前のバージョンの復元：以前のバージョンを選択し、復元をクリックしてそのバージョンに戻ることができます。
9. 結論
提供されているツールを理解すれば、Word 2016での文書の共同作業は簡単で直感的なプロセスです。OneDriveでの文書の共有からリアルタイムでの編集、変更の追跡、コメントの管理、コンフリクトの解決、バージョン管理まで、Word 2016は効率的な文書共同作業のために必要なすべてのリソースをユーザーに提供します。このガイドに従うことで、文書共同作業に不慣れな人でも効果的に参加でき、異なる分野のチームが生産的なワークフローを維持することができます。
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