वर्ड 2016 में एक दस्तावेज़ पर सहयोग कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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आज के डिजिटल युग में वर्ड 2016 में एक दस्तावेज़ पर सहयोग करना एक आवश्यक कौशल है। यह कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ उसी दस्तावेज़ पर काम करने की अनुमति देता है, जो टीमों, शैक्षणिक उद्देश्यों और व्यक्तिगत परियोजनाओं के लिए एक निर्बाध कार्यप्रवाह प्रदान करता है। इस व्यापक मार्गदर्शिका में, हम वर्ड 2016 में दस्तावेज़ सहयोग के विभिन्न पहलुओं का पता लगाएंगे, जो सभी अनुभव स्तरों के उपयोगकर्ताओं के लिए प्रक्रिया को सरल बनाते हुए एक चरण-दर-चरण पुस्तिका प्रदान करता है। हम दस्तावेज़ साझा करने, समकालीन संपादन, परिवर्तनों को ट्रैक करने, टिप्पणियों और अधिक की चर्चा करेंगे।

1. दस्तावेज़ सहयोग का परिचय

दस्तावेज़ सहयोग में कई उपयोगकर्ता एक ही दस्तावेज़ पर काम करते हैं। इससे उत्पादकता बढ़ती है और दस्तावेज़ में लगातार बने रहने में मदद मिलती है। वर्ड 2016 कई सुविधाएँ प्रदान करता है जो आसान सहयोग की अनुमति देती हैं, जिनमें वनड्राइव के माध्यम से साझा करना, वास्तविक समय सह-लेखन और परिवर्तनों और टिप्पणियों को ट्रैक करने के लिए एक मजबूत प्रणाली शामिल हैं।

2. सहयोगिता के लिए तैयारी

वर्ड 2016 में सहयोग शुरू करने से पहले कुछ प्रारंभिक चरणों की आवश्यकता होती है। यहाँ बुनियादी आवश्यकताएँ हैं:

• इंटरनेट कनेक्शन: एक सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन महत्वपूर्ण है क्योंकि यह क्लाउड सेवाओं के माध्यम से वास्तविक समय संपादन और साझा करने की सुविधा प्रदान करता है।
• माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट: वनड्राइव तक पहुंच प्राप्त करने के लिए आपको एक माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट की आवश्यकता होगी, जहां सहयोगात्मक दस्तावेज़ संग्रहीत होगा। यदि आपके पास नहीं है, तो आप आसानी से एक मुफ्त में बना सकते हैं।
• वनड्राइव: वनड्राइव एक क्लाउड सेवा है जिसका इस्तेमाल वर्ड 2016 दस्तावेजों को संग्रहीत करने और सहयोगिता की सुविधा प्रदान करने के लिए करता है। इसे सेट अप और आपके माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट से लिंक किया जाना चाहिए।

3. दस्तावेज़ साझा करना

सहयोग शुरू करने के लिए, आपको पहले अपना दस्तावेज़ दूसरों के साथ साझा करना होगा। इसे कैसे किया जाए:

1. वनड्राइव पर अपलोड करना: अपने दस्तावेज़ को वर्ड 2016 में खोलें। फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, और फिर इस रूप में सहेजें चुनें। स्थानों की सूची में से वनड्राइव चुनें। यदि पूछा जाए, तो अपने माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट के साथ साइन इन करें।
2. दस्तावेज़ साझा करें: एक बार वनड्राइव पर सहेजने के बाद, वर्ड विंडो के शीर्ष दाएं कोने पर शेयर बटन पर क्लिक करें। सहयोगकर्ताओं के ईमेल पते दर्ज करें जिनके साथ आप साझा करना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आप उपयुक्त अनुमतियाँ देते हैं, जैसे संपादन या देखने की।
3. अनुमतियाँ सेट करना: आप प्रत्येक परिपूरक के लिए विशिष्ट अनुमतियाँ सेट कर सकते हैं। केवल संपादन करने या देखने की अनुमति देने के लिए विकल्पों पर क्लिक करें।

4. वास्तविक समय में सहयोग करें

एक बार आपका दस्तावेज़ अन्य लोगों के साथ साझा हो जाने के बाद, आप वास्तविक समय में सहयोग शुरू कर सकते हैं। यहां वास्तविक समय सहयोग कैसे काम करता है:

• साझा करने के बाद, सहयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ तक पहुंच प्राप्त करने के लिए एक लिंक मिलता है। एक बार वे लिंक पर क्लिक करते हैं और साइन इन करते हैं, वे संपादन शुरू कर सकते हैं।
• वर्ड 2016 दोनों उपयोगकर्ताओं और सहयोगकर्ताओं को एक-दूसरे के परिवर्तन लगभग तुरंत देखने की अनुमति देता है। यह वास्तविक समय की सुविधा कुशल सहयोगी प्रयासों को सक्षम बनाती है।
• दस्तावेज़ में सहयोगकर्ताओं की उपस्थिति खिड़की के शीर्ष पर अवतार या आरंभिक के माध्यम से देखी जा सकती है।

5. परिवर्तनों को ट्रैक करना

जब विस्तृत संशोधन शामिल होते हैं, तो दस्तावेज़ सहयोग का एक महत्वपूर्ण घटक परिवर्तनों को ट्रैक करना होता है। वर्ड 2016 आपको परिवर्तनों को कुशलतापूर्वक ट्रैक करने की अनुमति देता है:

1. ट्रैक चेंजेज़ सक्षम करें: जांच टैब पर जाएं और ट्रैक चेंजेज़ पर क्लिक करें। यह वर्ड को दस्तावेज़ में किए गए सभी संशोधनों को ट्रैक करने की अनुमति देता है।
2. मार्कअप को समझना: एक बार ट्रैक चेंजेज़ सक्षम हो जाने पर, किए गए कोई भी परिवर्तन एक अलग रंग में नोट किए जाते हैं। हटाए गए परिवर्तन स्ट्राइकथ्रू के रूप में दिखाई देते हैं, और जोड़े गए परिवर्तन रेखांकित होते हैं।
3. परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करना: आप प्रत्येक परिवर्तन की समीक्षा कर सकते हैं और इसे स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। यह परिवर्तन पर राइट-क्लिक करके और उपयुक्त विकल्प चुनकर किया जाता है।

6. टिप्पणियाँ जोड़ना और प्रबंधित करना

टिप्पणियाँ सहयोगियों के लिए नोट्स, सुझाव या प्रश्न छोड़ने का एक उपयोगी तरीका है। अपनी सहयोगी दस्तावेज़ में टिप्पणियों को प्रबंधित करने का तरीका यहां बताया गया है:

1. टिप्पणियाँ डालना: एक टिप्पणी जोड़ने के लिए, प्रासंगिक पाठ को हाइलाइट करें, फिर जांच टैब पर जाएं और नई टिप्पणी पर क्लिक करें। मार्जिन में अपनी टिप्पणी टाइप करें।
2. टिप्पणियों का उत्तर देना: सहयोगकर्ता उत्तर दें बटन का उपयोग करके टिप्पणियों का उत्तर दे सकते हैं, जिससे दस्तावेज़ के अंदर संवाद की सुविधा मिलती है।
3. टिप्पणियाँ हटाना: एक बार टिप्पणी का उत्तर दिए जाने के बाद, उसे टिप्पणी पर राइट-क्लिक करके और टिप्पणी हटाएं चुनकर हटाया जा सकता है।

7. संघर्ष समाधान

कभी-कभी, सहयोगकर्ताओं द्वारा किए गए बदलाव एक-दूसरे के साथ विरोधाभासी हो सकते हैं। वर्ड 2016 में ऐसी समस्याओं को हल करने के लिए तंत्र होते हैं:

1. संघर्षों की सूचना देना: जब एक संघर्ष होता है, तो वर्ड उपयोगकर्ताओं को समाधान के लिए एक संवाद बॉक्स के माध्यम से सूचित करता है।
2. मैन्युअल समाधान: आप विभिन्न संस्करणों के परिवर्तनों की तुलना करके संघर्षों की मैन्युअल रूप से समीक्षा कर सकते हैं, जो सूचित निर्णय लेने में मदद करेगी।

8. संस्करण सहेजना

वर्ड 2016 समय के साथ एक दस्तावेज़ के संस्करणों को स्वचालित रूप से बचाता है। यह सुविधा आपको:

• पिछले संस्करणों की समीक्षा करें: एक दस्तावेज़ के ऐतिहासिक संस्करणों तक फ़ाइल पर क्लिक करके, फिर जानकारी और संस्करण इतिहास का चयन करके पहुँच प्राप्त करें। यहां, आप दस्तावेज़ की एक पहले की स्थिति की समीक्षा और पुनर्स्थापित कर सकते हैं।
• एक पिछला संस्करण बहाल करें: एक पिछला संस्करण चुनें और बहाल करें पर क्लिक करें यदि आप उस संस्करण में वापस जाना चाहते हैं।

9. निष्कर्ष

उपलब्ध उपकरणों को समझने के बाद, वर्ड 2016 में एक दस्तावेज़ पर सहयोग एक सरल और सहज प्रक्रिया है। वनड्राइव पर दस्तावेज़ साझा करने से लेकर वास्तविक समय में संपादन, परिवर्तनों को ट्रैक करने, टिप्पणियों का प्रबंधन, संघर्षों का समाधान और संस्करण नियंत्रण, वर्ड 2016 उपयोगकर्ताओं को कुशल दस्तावेज़ सहयोग के लिए सभी आवश्यक संसाधनों से सुसज्जित करता है। इस मार्गदर्शिका का पालन करने से दस्तावेज़ सहयोग में नए लोग भी प्रभावी ढंग से भाग ले सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि विभिन्न क्षेत्रों की टीमें एक उत्पादक कार्यप्रवाह बनाए रखती हैं।

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