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如何更改您的电子邮件签名
已编辑 2 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
翻译更新 2 几周前
更新您的电子邮件签名是一种简单但有效的方法，可以使您的电子邮件通信看起来更专业。精心设计的电子邮件签名提供了必要的联系信息，推广您的业务，并且可以使您的电子邮件看起来更加完善。以下是如何在各种电子邮件客户端（包括 Outlook、Gmail、Apple Mail 和 Yahoo Mail）中更改您的电子邮件签名的全面指南。
为什么要更改电子邮件签名？
在我们深入了解技术步骤之前，重要的是要理解为什么更新的电子邮件签名很重要：
- 专业性：签名使您的电子邮件具有正式感。
- 品牌：通过元素如标志和标语代表您的品牌。
- 联系信息：为收件人提供其他联系方式。
- 一致性：标准化的签名确保所有通信的一致性。
好的电子邮件签名的组成部分
一个好的电子邮件签名通常包括几个元素：
- 姓名：您的全名。
- 职位：您在公司的职位。
- 公司名称：公司的名称。
- 联系信息：电子邮件地址、电话号码、办公地址。
- 社交媒体链接：到商业社交媒体账户（如 LinkedIn）的链接。
- 标志和品牌：公司标志或标语。
在不同邮件客户端中更改您的电子邮件签名
1. Outlook
按照以下步骤更新 Outlook 中的电子邮件签名：
适用于 Outlook 2019、2016 和 Office 365
- 打开 Outlook 并转到“文件” > “选项”。
- 从左侧菜单中选择“邮件”。
- 点击“签名...”。
- 点击“新建”新建签名或选择一个现有签名进行编辑。
- 在“编辑签名”框中，键入并格式化您的签名。使用工具栏添加图片和链接等元素。
- 使用下拉菜单设置您的新签名，在新邮件和/或回复和转发中显示。
- 点击确定保存更改。
Outlook HTML 签名示例
<p> <strong>John Doe</strong><br> Sales Manager<br> <a href="http://www.example.com">Example Company</a><br> Phone: <a href="tel:+123456789">+1 234 567 890</a><br> <a href="mailto:john.doe@example.com">john.doe@example.com</a><br> <a href="http://www.linkedin.com/in/johndoe">LinkedIn</a><br> </p>2. Gmail
按照以下步骤更新 Gmail 中的电子邮件签名：
- 登录您的 Gmail 账户。
- 点击右上角的齿轮图标并选择“查看所有设置”。
- 转到“常规”选项卡。
- 向下滚动到“签名”部分。
- 点击“新建”添加新签名或点击现有签名进行编辑。
- 在文本框中键入并格式化您的签名。使用工具栏添加图片和链接。
- 使用下拉菜单选择签名的使用时间：新邮件、回复/转发或两者。
- 向下滚动并点击“保存更改”。
Gmail HTML 签名示例
<p> <strong>Jane Smith</strong><br> Marketing Director<br> <a href="http://www.samplecompany.com">Sample Company</a><br> Phone: <a href="tel:+1987654321">+1 987 654 321</a><br> <a href="mailto:jane.smith@samplecompany.com">jane.smith@samplecompany.com</a><br> <a href="http://www.twitter.com/janesmith">Twitter</a><br> </p>3. Apple Mail
按照以下步骤更新 Apple Mail 中的电子邮件签名：
- 打开 Apple Mail 并转到“邮件” > “偏好设置”。
- 选择“签名”选项卡。
- 选择您要为其创建或编辑签名的电子邮件账户。
- 点击“+”按钮添加新签名或选择一个现有签名进行编辑。
- 在右侧窗格中键入并格式化您的签名。
- 要将此签名设置为新邮件或回复/转发的默认签名，请从“选择签名”下拉菜单中选择它。
- 关闭偏好设置窗口保存更改。
Apple Mail HTML 签名示例
<p> <strong>Emily Johnson</strong><br> Chief Technical Officer<br> <a href="http://www.techworld.com">Tech World</a><br> Phone: <a href="tel:+10987654321">+1 098 765 4321</a><br> <a href="mailto:emily.johnson@techworld.com">emily.johnson@techworld.com</a><br> <a href="http://www.linkedin.com/in/emilyjohnson">LinkedIn</a><br> </p>4. Yahoo Mail
按照以下步骤更新 Yahoo Mail 中的电子邮件签名：
- 登录您的 Yahoo Mail 账户。
- 点击右上角的齿轮图标并选择“更多设置”。
- 从左侧菜单中选择“撰写电子邮件”。
- 切换“签名”开关将其打开。
- 在提供的文本框中键入并格式化您的签名。
- 点击“保存”应用更改。
Yahoo! Mail HTML 签名示例
<p> <strong>Michael Brown</strong><br> Financial Advisor<br> <a href="http://www.financepros.com">Finance Pros</a><br> Phone: <a href="tel:+11122334455">+1 112 233 4455</a><br> <a href="mailto:michael.brown@financepros.com">michael.brown@financepros.com</a><br> <a href="http://www.facebook.com/michaelbrown">Facebook</a><br> </p>创建有效电子邮件签名的提示
以下是一些帮助您制作有效且专业的电子邮件签名的提示：
- 保持简洁：避免在签名中放置太多信息。
- 使用一致的字体：使用一种或两种字体，使您的签名保持简洁和专业。
- 包含必需的信息：确保包括您的全名、职位和联系信息。
- 添加专业元素：包含公司标志或社交媒体链接。
- 测试：发送自己一封测试电子邮件，以确保一切正常。
- 保持更新：确保您的签名反映最新的联系方式和职位。
结论
更改您的电子邮件签名是提高电子邮件通信效果的一种小而有效的方法。无论您使用 Outlook、Gmail、Apple Mail 还是 Yahoo Mail，更新签名都是一个简单的过程。通过遵循本指南中的步骤并牢记良好签名的组成部分和提示，您可以确保您的电子邮件签名既专业又有效。
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