अपना ईमेल हस्ताक्षर कैसे बदलें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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अपने ईमेल हस्ताक्षर को अपडेट करना एक सरल लेकिन प्रभावी तरीका है जिससे आपके ईमेल संचार पेशेवर दिख सकते हैं। एक अच्छी तरह से बनाया गया ईमेल हस्ताक्षर आवश्यक संपर्क जानकारी प्रदान करता है, आपके व्यवसाय को बढ़ावा देता है, और आपके ईमेल को और भी निखार सकता है। नीचे विभिन्न ईमेल क्लाइंट्स में जैसे Outlook, Gmail, Apple Mail, और Yahoo Mail में अपना ईमेल हस्ताक्षर कैसे बदलें, इसकी एक व्यापक गाइड दी गई है।

आपका ईमेल हस्ताक्षर क्यों बदलें?

तकनीकी कदमों में जाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि एक अपडेटेड ईमेल हस्ताक्षर होना क्यों महत्वपूर्ण है:

• पेशेवरता: हस्ताक्षर आपके ईमेल को औपचारिक स्पर्श देता है।
• ब्रांडिंग: यह लोगो और टैगलाइन जैसे तत्वों के माध्यम से आपके ब्रांड का प्रतिनिधित्व करता है।
• संपर्क जानकारी: यह प्राप्तकर्ताओं को आपसे संपर्क करने के वैकल्पिक तरीके प्रदान करता है।
• संगति: एक मानकीकृत हस्ताक्षर सभी संचारों में संगति सुनिश्चित करता है।

एक अच्छे ईमेल हस्ताक्षर के घटक

एक अच्छा ईमेल हस्ताक्षर आमतौर पर कई तत्वों को शामिल करता है:

• नाम: आपका पूरा नाम।
• कार्य शीर्षक: कंपनी में आपका पद।
• कंपनी का नाम: कंपनी का नाम।
• संपर्क जानकारी: ईमेल पता, फ़ोन नंबर, कार्यालय का पता।
• सोशल मीडिया लिंक्स: व्यावसायिक सोशल मीडिया खातों के लिंक, जैसे LinkedIn।
• लोगो और ब्रांडिंग: कंपनी का लोगो या टैगलाइन।

विभिन्न ईमेल क्लाइंट्स में अपना ईमेल हस्ताक्षर बदलना

1. Outlook

Outlook में अपना ईमेल हस्ताक्षर अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

Outlook 2019, 2016, और Office 365 के लिए

1. Outlook खोलें और "File" > "Options" पर जाएं।
2. बाएं मेनू से "Mail" का चयन करें।
3. "Signature..." पर क्लिक करें
4. एक नया हस्ताक्षर बनाने के लिए "New" पर क्लिक करें या किसी मौजूदा हस्ताक्षर का संपादन करने के लिए उसे चुनें।
5. "Edit Signature" बॉक्स में, अपना हस्ताक्षर टाइप और प्रारूपित करें। टूलबार का उपयोग करके चित्र और लिंक जोड़ें।
6. ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके अपने नए हस्ताक्षर को नए संदेशों और/या उत्तरों और अग्रेषणों में प्रदर्शित होने के लिए सेट करें।
7. अपनी परिवर्तनों को सुरक्षित करने के लिए OK पर क्लिक करें।

Outlook के लिए एक HTML हस्ताक्षर का उदाहरण

<p> <strong>John Doe</strong><br> Sales Manager<br> <a href="http://www.example.com">Example Company</a><br> Phone: <a href="tel:+123456789">+1 234 567 890</a><br> <a href="mailto:john.doe@example.com">john.doe@example.com</a><br> <a href="http://www.linkedin.com/in/johndoe">LinkedIn</a><br> </p>

2. Gmail

Gmail में अपना ईमेल हस्ताक्षर अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. अपने Gmail खाते में लॉग इन करें।
2. ऊपरी-दाएँ कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और "See all settings" चुनें।
3. "General" टैब पर जाएं।
4. "Signature" अनुभाग तक स्क्रॉल करें।
5. एक नया हस्ताक्षर जोड़ने के लिए "Create New" पर क्लिक करें या किसी मौजूदा हस्ताक्षर का संपादन करने के लिए उसे चुनें।
6. टेक्स्ट बॉक्स में अपना हस्ताक्षर टाइप और प्रारूपित करें। चित्र और लिंक जोड़ने के लिए टूलबार का उपयोग करें।
7. ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके हस्ताक्षर के उपयोग का समय चुनें: नए ईमेल के लिए, उत्तर/अग्रेषण के लिए, या दोनों के लिए।
8. नीचे स्क्रॉल करें और "Save Changes" पर क्लिक करें।

Gmail के लिए HTML हस्ताक्षर का उदाहरण

<p> <strong>Jane Smith</strong><br> Marketing Director<br> <a href="http://www.samplecompany.com">Sample Company</a><br> Phone: <a href="tel:+1987654321">+1 987 654 321</a><br> <a href="mailto:jane.smith@samplecompany.com">jane.smith@samplecompany.com</a><br> <a href="http://www.twitter.com/janesmith">Twitter</a><br> </p>

3. Apple Mail

Apple Mail में अपना ईमेल हस्ताक्षर अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. Apple Mail खोलें और "Mail" > "Preferences" पर जाएं।
2. "Signature" टैब का चयन करें।
3. उस ईमेल खाते का चयन करें जिसके लिए आप एक हस्ताक्षर बनाना या संपादित करना चाहते हैं।
4. नया हस्ताक्षर जोड़ने के लिए "+" बटन पर क्लिक करें या किसी मौजूदा हस्ताक्षर का संपादन करने के लिए उसे चुनें।
5. दाएँ पैन में अपना हस्ताक्षर टाइप और प्रारूपित करें।
6. इस हस्ताक्षर को नए ईमेल या उत्तर/अग्रेषण के लिए डिफ़ॉल्ट सेट करने के लिए, इसे "Choose signature" ड्रॉप-डाउन मेनू से चुनें।
7. अपनी परिवर्तनों को सुरक्षित करने के लिए Preferences विंडो को बंद करें।

Apple Mail के लिए एक HTML हस्ताक्षर का उदाहरण

<p> <strong>Emily Johnson</strong><br> Chief Technical Officer<br> <a href="http://www.techworld.com">Tech World</a><br> Phone: <a href="tel:+10987654321">+1 098 765 4321</a><br> <a href="mailto:emily.johnson@techworld.com">emily.johnson@techworld.com</a><br> <a href="http://www.linkedin.com/in/emilyjohnson">LinkedIn</a><br> </p>

4. Yahoo Mail

Yahoo Mail में अपना ईमेल हस्ताक्षर अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. अपने Yahoo Mail खाते में लॉग इन करें।
2. ऊपरी-दाएँ कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और "More Settings" चुनें।
3. बाएँ मेनू में "Compose an Email" का चयन करें।
4. हस्ताक्षर स्विच को चालू करने के लिए इसे टॉगल करें।
5. दी गई टेक्स्ट बॉक्स में अपना हस्ताक्षर टाइप और प्रारूपित करें।
6. अपनी परिवर्तनों को लागू करने के लिए "Save" पर क्लिक करें।

Yahoo! Mail के लिए एक HTML हस्ताक्षर का उदाहरण

<p> <strong>Michael Brown</strong><br> Financial Advisor<br> <a href="http://www.financepros.com">Finance Pros</a><br> Phone: <a href="tel:+11122334455">+1 112 233 4455</a><br> <a href="mailto:michael.brown@financepros.com">michael.brown@financepros.com</a><br> <a href="http://www.facebook.com/michaelbrown">Facebook</a><br> </p>

एक प्रभावी ईमेल हस्ताक्षर बनाने के लिए टिप्स

यहां कुछ टिप्स दी गई हैं जिससे आप एक प्रभावी और पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर बना सकते हैं:

• इसे सरल रखें: अपने हस्ताक्षर में बहुत अधिक जानकारी डालने से बचें।
• संगत फोंट का उपयोग करें: अपने हस्ताक्षर को साफ और पेशेवर रखने के लिए एक या दो फोंट का उपयोग करें।
• आवश्यक जानकारी शामिल करें: यह सुनिश्चित करें कि आपका पूरा नाम, कार्य शीर्षक, और संपर्क जानकारी शामिल है।
• एक पेशेवर स्पर्श जोड़ें: एक कंपनी का लोगो या आपके सोशल मीडिया लिंक शामिल करें।
• इसे परीक्षण करें: खुद को एक परीक्षण ईमेल भेजें यह सुनिश्चित करने के लिए कि सबकुछ उम्मीद के मुताबिक काम कर रहा है।
• इसे अपडेट रखें: सुनिश्चित करें कि आपका हस्ताक्षर आपकी नवीनतम संपर्क जानकारी और कार्य शीर्षक को दर्शाता है।

निष्कर्ष

अपने ईमेल हस्ताक्षर को बदलना एक छोटा लेकिन प्रभावी तरीका है जिससे आप अपने ईमेल संचार को सुधार सकते हैं। चाहे आप Outlook, Gmail, Apple Mail या Yahoo Mail का उपयोग करें, अपना हस्ताक्षर अपडेट करना एक सीधी प्रक्रिया है। इस गाइड में दिए गए चरणों का पालन करके और एक अच्छे हस्ताक्षर के घटकों और सुझावों को ध्यान में रखकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका ईमेल हस्ताक्षर पेशेवर और प्रभावी है।

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