मैक पर आउटलुक ईमेल का बैकअप कैसे लें

संपादित 1 दिन पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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ईमेल का बैकअप लेना एक महत्वपूर्ण कार्य है जिसे कई लोग नज़रअंदाज़ कर देते हैं, विशेष रूप से जब वे नए हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर पर जा रहे हों। यदि आप मैक पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो यह जानना कि आपके ईमेल का बैकअप कैसे लेना है, आपके सिस्टम में कुछ गलत होने पर या आपको अपने संदेशों को एक नए प्लेटफॉर्म पर स्थानांतरित करने की जरूरत होने पर आपको काफी परेशानी से बचा सकता है। इस गाइड में, हम मैक पर आपके आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने के चरणों को बताएंगे, जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि आपकी महत्वपूर्ण पत्राचार सुरक्षित और रिकवर करने योग्य है।

ईमेल बैकअप के महत्व को समझना

ईमेल में अक्सर महत्वपूर्ण जानकारी होती है जो व्यक्तिगत और व्यावसायिक, दोनों दृष्टियों से महत्वपूर्ण हो सकती है। चाहे वो वित्तीय जानकारी हो, व्यक्तिगत रिश्ते, कानूनी पत्राचार या कार्य-संबंधी अवलोकन हों, इन इलेक्ट्रॉनिक संदेशों को सुरक्षित रखना आवश्यक है। आपके ईमेल का बैकअप यह सुनिश्चित करता है कि यदि आपके आउटलुक एप्लिकेशन, कंप्यूटर या खातों के साथ कुछ अप्रत्याशित होता है, तो आप इस जानकारी तक पहुंच नहीं खोएंगे।

तैयारी

ईमेल का बैकअप लेना शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके वर्तमान सेटअप की सीमाओं और आवश्यकताओं की अच्छी समझ हो:

• अपने स्टोरेज स्पेस की जांच करें: यह सुनिश्चित करें कि आपके मैक पर ईमेल बैकअप के लिए पर्याप्त स्टोरेज स्पेस हो। ईमेल फाइल्स काफी बड़ी हो सकती हैं अगर आपको बहुत सारी अटैचमेंट्स मिलती हैं।
• आउटलुक अपडेट करें: सुनिश्चित करें कि आपका आउटलुक एप्लिकेशन नवीनतम संस्करण में अपडेट है। यह केवल कम्पेटिबिलिटी के लिए ही नहीं बल्कि बैकअप प्रक्रिया को सुचारू और त्रुटियों से कम प्रभावित करने के लिए भी आवश्यक है।
• महत्वपूर्ण फोल्डरों की पहचान करें: जानें कि कौन से फोल्डर और ईमेल बैकअप के लिए प्राथमिकता हैं। इससे आपको समय और स्टोरेज स्पेस की बचत होगी क्योंकि आप केवल उस जानकारी पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो महत्वपूर्ण है।

विधि 1: आउटलुक की निर्यात सुविधा का उपयोग करना

मैक पर आउटलुक एक इन-बिल्ट विशेषता प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को ईमेल डेटा निर्यात करने की अनुमति देती है। आप इस विशेषता का उपयोग कैसे कर सकते हैं:

1. आउटलुक खोलें: अपने मैक पर आउटलुक एप्लिकेशन लॉन्च करें।
2. मेनू पर जाएं: स्क्रीन के शीर्ष पर मेनू बार में File पर क्लिक करें।
3. निर्यात चुनें: निर्यात सेटिंग्स खोलने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू से Export चुनें।
4. निर्यात करने के लिए डेटा चुनें: आपको ईमेल, कैलेंडर, कार्य और अन्य डेटा निर्यात करने के विकल्प दिखाई देंगे। जिस वस्त्र को आप बैकअप लेना चाहते हैं उसे चुनें। ईमेल के लिए, सुनिश्चित करें कि आप ईमेल को चुनते हैं।
5. निर्यात स्वरूप: उस स्वरूप को चुनें जिसमें आप बैकअप चाहते हैं। मैक के लिए आउटलुक आमतौर पर .olm फाइलों में निर्यात करता है।
6. फ़ोल्डर चुनें: आप कौन से फ़ोल्डर निर्यात करना चाहते हैं चुनें। आप सभी फ़ोल्डरों या विशेष फ़ोल्डरों का चयन कर सकते हैं।
7. निर्यात आरंभ करें: Continue पर क्लिक करें और उस स्थान को चुनें जहां आप निर्यात की गई फाइल को सहेजना चाहते हैं। उस स्थान को चुनें जहां आप आसानी से फाइल पा सकते हैं।
8. निर्यात पूरा करें: निर्यात प्रक्रिया शुरू होगी, और पूर्ण होने पर, आपको अपनी निर्दिष्ट स्थान में बैकअप फाइल (.olm) मिलेगी।

.olm फाइल स्वरूप विशेष रूप से मैक के लिए आउटलुक द्वारा उपयोग किया जाने वाला आर्काइव फाइल स्वरूप है। यह विधि एक बार में आपके ईमेल, कैलेंडर, संपर्क, और अन्य डेटा का व्यापक बैकअप प्रदान करती है।

विधि 2: ईमेल संदेशों को मैन्युअली कॉपी करें

यदि आप आउटलुक के इन-बिल्ट निर्यात टूल का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल को सुरक्षित स्थान पर मैन्युअल रूप से कॉपी कर सकते हैं। आप ऐसा कैसे कर सकते हैं:

1. ईमेल चुनें: आउटलुक खोलें और उस फ़ोल्डर पर जाएं जिसमें आप बैकअप लेना चाहते हैं।
2. ईमेल कॉपी करें: Command कुंजी को दबाए रखें और जिस ईमेल को आप कॉपी करना चाहते हैं उसे क्लिक करके चुनें। आप Command+A का उपयोग करके एक विशेष फ़ोल्डर के सभी ईमेल भी चुन सकते हैं।
3. ड्रैग और ड्रॉप करें: चयनित ईमेल को अपने डेस्कटॉप या फाइंडर में एक फ़ोल्डर पर खींचें और छोड़ें। वे .eml फाइलों के रूप में सहेजे जाएंगे।
4. सावधानीपूर्वक सहेजें: एक बार आपके ईमेल फाइल्स आपके डेस्कटॉप या फ़ोल्डर में होने पर, आप उन्हें बाहरी हार्ड ड्राइव पर स्थानांतरित कर सकते हैं या उन्हें सुरक्षित रखने के लिए क्लाउड स्टोरेज सेवा में अपलोड कर सकते हैं।

यह विधि अधिक थकाऊ है और बहुत बड़ी संख्या में ईमेल के लिए उपयुक्त नहीं हो सकती है। हालांकि, यह आउटलुक का उपयोग किए बिना व्यक्तिगत ईमेल फाइल्स तक पहुंच की अनुमति देती है।

विधि 3: टाइम मशीन का उपयोग करना

यदि आप नियमित रूप से टाइम मशीन का उपयोग करके अपने मैक का बैकअप लेते हैं, तो आप शायद पहले से ही अपने आउटलुक ईमेल को इन नियमित स्नैपशॉट्स का हिस्सा बना चुके हैं। यहाँ आप यह सुनिश्चित कैसे कर सकते हैं कि आपके ईमेल एक टाइम मशीन बैकअप का हिस्सा हैं:

1. सिस्टम प्रेफरेंसेस खोलें: ऊपरी-बाएँ कोने में Apple आइकन पर क्लिक करें, फिर System Preferences चुनें।
2. टाइम मशीन का चयन करें: सिस्टम प्रेफरेंसेस विंडो में, Time Machine आइकन खोजें और उस पर क्लिक करें।
3. टाइम मशीन को कॉन्फ़िगर करें: सुनिश्चित करें कि आपका टाइम मशीन बैकअप चालू है और कि यह आपके मुख्य हार्ड ड्राइव को शामिल करता है, जहाँ आउटलुक डेटा संग्रहीत है।
4. डेटा समावेश सुनिश्चित करें: सुनिश्चित करें कि कोई फिल्टर आपके ईमेल या आउटलुक फाइल्स को बैकअप होने से रोक नहीं रहे हैं।
5. बैकअप अपने आप शुरू होते हैं: एक बार सेट हो जाने पर, टाइम मशीन आपकी पूरी प्रणाली का एक शेड्यूल पर अपने आप बैकअप लेती है। आपकी आउटलोक ईमेल उस प्रक्रिया में शामिल होती हैं, बिना आपकी ओर से किसी अतिरिक्त कदम की आवश्यकता के।

टाइम मशीन सभी आपके डेटा, जिसमें आपके ईमेल शामिल हैं, को न्यूनतम मैन्युअल हस्तक्षेप के साथ बैकअप लेने का एक सरल और प्रभावी तरीका प्रदान करती है। हालांकि, ध्यान रखें कि अगर आउटलोक फाइल्स भ्रष्ट हो जाएं, तो वे भ्रष्ट फाइलें भी आपके टाइम मशीन बैकअप में हो सकती हैं।

तीसरे-पक्ष के टूल का उपयोग करना

यदि आप इन-बिल्ट तरीकों का उपयोग नहीं करना चाहते हैं या अतिरिक्त विशेषताओं की तलाश में हैं, तो कई तृतीय-पक्ष के उपकरण और एप्लिकेशन हैं जो आपको आपके आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने में मदद कर सकते हैं। ये एप्लिकेशन अक्सर अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं, जैसे की बैकअप ऑपरेशन्स को अनुसूचित करना और स्वचालित रूप से विभिन्न स्वरूपों या स्थानों पर ईमेल सहेजना। कुछ उपकरणों में Mail Backup X, EaseUS Todo Backup और अन्य शामिल हैं। तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर का चयन करते समय, सुनिश्चित करें कि यह प्रतिष्ठित है और उपयोगकर्ता समीक्षाओं को पढ़कर और डेवलपर की प्रामाणिकता को सत्यापित करके अपने डेटा सुरक्षा को बनाए रखें।

बैकअप ईमेल पुनर्स्थापित करना

यह जानना महत्वपूर्ण है कि बैकअप कैसे किया जाता है, लेकिन आपको यह भी जानना चाहिए कि आपके बैकअप किए गए ईमेल को कैसे पुनर्स्थापित करें। यहाँ मैक पर आउटलुक में ओएलएम फाइलों को पुनर्स्थापित करने के लिए एक संक्षिप्त गाइड है:

1. आउटलुक खोलें। अपने मैक पर आउटलुक एप्लिकेशन शुरू करें।
2. आयात सुविधा का उपयोग करें: मेनू बार में File पर क्लिक करें, फिर Import चुनें।
3. फाइल प्रकार का चयन करें: आयात विंडो में, Outlook for Mac Archive file (.olm) का चयन करें और Continue पर क्लिक करें।
4. ओएलएम फाइल का पता लगाएं: अपने बैकअप (.olm) फाइल के स्थान पर जाएं और उसे चुनें।
5. डेटा आयात करें: आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करें। आउटलुक तब बैकअप फाइल से ईमेल और अन्य डेटा को पुनर्स्थापित करेगा।

पुनर्स्थापना करने से पहले किसी भी नए ईमेल या डेटा के अलग से बैकअप लेना सुनिश्चित करें, क्योंकि यह प्रक्रिया मौजूदा डेटा को ओवरराइट कर सकती है।

निष्कर्ष

अपने मैक पर आउटलुक ईमेल का बैकअप लेना यह सुनिश्चित करता है कि आपकी मूल्यवान संचार और कैलेंडर विवरण सुरक्षित हैं। चाहे आप आउटलुक की इन-बिल्ट निर्यात विशेषताओं का उपयोग करें, मैन्युअल प्रक्रियाओं का लाभ लें, टाइम मशीन का उपयोग करें, या तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन का उपयोग करें, सबसे महत्वपूर्ण बात है कि एक संगत बैकअप रूटीन हो।

अपनी बैकअप प्रतिलिपियों को नियमित रूप से अपडेट करना और उन्हें सुरक्षित स्थान, जैसे एक बाहरी हार्ड ड्राइव या एन्क्रिप्टेड क्लाउड सेवा में रखना याद रखें। इस डेटा को पुनर्स्थापित करने की प्रक्रिया के साथ खुद को परिचित करें ताकि आप किसी भी ऐसी स्थिति के लिए तैयार हों जो आपको अपने ईमेल को पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता हो।

इन चरणों का पालन करके, आप अपनी महत्वपूर्ण जानकारी की सुरक्षा में मदद करते हैं, और सुनिश्चित करते हैं कि आप तकनीकी समस्याओं, डेटा भ्रष्टाचार, आकस्मिक विलोपन, या एक नए डिवाइस पर स्थानांतरित होने की स्थिति में कभी भी तैयार नहीं होते।

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