Как распределить ресурсы по задачам в Microsoft Project

Отредактировано 3 дней назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft ProjectРесурсыЗадачиНазначениеУправление проектамиWindowsПланированиеЭффективностьПланированиеПродуктивностьУправление командой

Microsoft Project — это мощный инструмент, широко используемый для управления проектами. Он помогает планировать, составлять расписание и эффективно управлять проектами. Один из важных аспектов управления проектами заключается в распределении ресурсов по задачам, обеспечивая наличие необходимого персонала, материалов и оборудования для своевременного и экономически эффективного выполнения задач. В этой статье мы подробно рассмотрим, как распределять ресурсы по задачам в Microsoft Project.

Понимание ресурсов в Microsoft Project

Перед тем, как перейти к процессу, важно понять, что такое ресурсы в контексте Microsoft Project. Ресурсы относятся к единицам, необходимым для выполнения задачи, включая:

• Ресурсы работы: Люди и оборудование, выполняющие работу.
• Физические ресурсы: Расходные материалы, которые используются по мере выполнения работы, такие как кирпичи, нефть и т.д.
• Стоимость ресурсов: Типичные финансовые расходы, связанные с задачей, такие как расходы на поездки, консалтинговые услуги и т.д.

Настройка ресурсов

Прежде чем вы сможете назначать ресурсы задачам, их нужно настроить в вашем проекте. Вот как это сделать:

Шаг 1: Открыть лист ресурсов

Для начала перейдите на вкладку "Ресурсы" и нажмите "Лист ресурсов". Это откроет новый вид, специально предназначенный для управления ресурсами.

Шаг 2: Добавление ресурсов

В листе ресурсов вы можете начать добавлять ресурсы. Введите имена ресурсов в столбец "Имя ресурса". Для ресурсов задач можно использовать дополнительные столбцы, такие как "Тип", "Максимальные единицы" и "Основной календарь", чтобы указать характер ресурсов.

Пример: Если вы хотите добавить инженерную команду, вы можете назвать ее "Инженерная команда", задать "Тип" как "Задача" и указать доступность с помощью "Максимальные единицы". Если у вас пять инженеров, значение будет 500%, поскольку каждый инженер представляет 100%.

Шаг 3: Определение деталей ресурсов

Настройте свойства ресурсов, заполнив другие столбцы, такие как "Стандартная ставка" и "Ставка сверхурочной работы" для управления затратами, или используйте "Основной календарь", чтобы согласовать ресурсы с их доступностью.

Распределение ресурсов на задачи

После настройки ресурсов вы можете назначить им задачи. Следуйте этим шагам, чтобы эффективно назначать ресурсы:

Шаг 1: Открыть диаграмму Ганта

Переключитесь на вид "Диаграмма Ганта", перейдя на вкладку "Вид" и выбрав "Диаграмма Ганта". Этот вид позволяет вам просматривать задачи проекта вместе с временной шкалой.

Шаг 2: Выбор задачи

В списке задач нажмите на задачу, к которой вы хотите назначить ресурсы. Эта задача будет выделена для дальнейших действий.

Шаг 3: Использование диалога информации о задаче

Существует два способа доступа к назначениям ресурсов:

• Нажмите вкладку "Задачи" и выберите "Информация". В появившемся диалоговом окне нажмите вкладку "Ресурсы".
• Щелкните правой кнопкой мыши задачу и выберите "Информация", затем переключитесь на вкладку "Ресурсы" в диалоговом окне.

Шаг 4: Распределение ресурсов

Вкладка "Ресурсы":

• Выберите ресурс из раскрывающегося списка под "Имя ресурса".
• Введите количество единиц, которое представляет процент ресурсов, выделенных для задачи. Если ресурс полностью используется, введите "100%".
• Продолжайте добавлять ресурсы по мере необходимости для задачи.

Закройте диалоговое окно, чтобы сохранить изменения. Теперь выбранные ресурсы связаны с задачей.

Использование диалога "Назначение ресурсов"

Вместо использования диалога информации о задаче вы также можете использовать диалог "Назначение ресурсов" для назначения ресурсов. Вот как:

Шаг 1: Выбор задачи

В представлении диаграммы Ганта нажмите на задачу, к которой вы хотите назначить ресурсы.

Шаг 2: Откройте диалог назначения ресурсов

Перейдите на вкладку "Ресурсы" и нажмите "Указать ресурсы". Это отобразит список всех доступных ресурсов.

Шаг 3: Распределение ресурсов

В диалоговом окне назначения ресурсов:

• Выберите один или несколько ресурсов, используя "Ctrl + Щелчок" для множественного выбора.
• Нажмите кнопку "Назначить", чтобы добавить ресурс к выбранной задаче.

Понимание распределения и избыточного распределения ресурсов

При распределении ресурсов важно контролировать их распределение и убедиться, что ни один ресурс не переполнен. Избыточное распределение происходит, когда ресурс назначается на большее количество задач, чем он может выполнить за определенное время.

Идентификация избыточного распределения

Ресурсы, которые переполнены, будут выделены красным цветом в представлениях "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов". Вы можете использовать эти представления для определения мест, где необходимы корректировки.

Решение проблемы избыточного распределения

Рассмотрите следующие стратегии для решения проблемы избыточного распределения:

• Корректировка графика задач: Измените сроки задач, чтобы равномернее распределить использование ресурсов.
• Переназначение задач: Переместите некоторые задачи на другие доступные ресурсы, чтобы уравновесить нагрузку.
• Уровень ресурсов: Используйте функцию "Уровень ресурсов" в Microsoft Project, которая может автоматически перераспределить рабочие задания, чтобы устранить избыточное распределение.

Лучшие практики распределения ресурсов

Для эффективного управления ресурсами недостаточно просто распределять их по задачам. Вот некоторые лучшие практики, которые обеспечат оптимальное распределение ресурсов:

1. Ясно определяйте роли и обязанности

Перед распределением ресурсов четко определите роли и обязанности, чтобы избежать путаницы. Убедитесь, что все понимают свои задачи и ожидаемые результаты.

2. Регулярно обновляйте информацию о ресурсах

Держите информацию в актуальном состоянии, включая доступность ресурсов, навыки и издержки. Эти точные данные являются основой для эффективного распределения ресурсов.

3. Мониторинг использования ресурсов

Постоянно следите за тем, как используются ресурсы. Используйте представления и отчеты в Microsoft Project для анализа рабочих нагрузок и выявления областей, требующих улучшения.

Заключение

Распределение ресурсов по задачам в Microsoft Project — это ключевой шаг в любом процессе управления проектами. Это гарантирует, что у вас есть нужные люди и материалы в нужное время, чтобы эффективно и экономично завершить проект. Следуя приведенным шагам и лучшим практикам, вы сможете повысить шансы на успешное выполнение проекта, правильно планируя, отслеживая и управляя своими ресурсами. Помните, что ключ к эффективному управлению ресурсами заключается в подготовке, общении и постоянном контроле.

Ресурсы — это основа выполнения вашего проекта, и Microsoft Project предоставляет надежную платформу для комплексного управления этими ресурсами. Используйте это руководство в качестве основы для дальнейшего изучения возможностей Microsoft Project, настраивая его функционал в соответствии с потребностями ваших проектов.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление