Como alocar recursos a tarefas no Microsoft Project

Editado 3 dias atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Project é uma ferramenta poderosa amplamente utilizada para gerenciamento de projetos. Ele ajuda a planejar, agendar e gerenciar projetos de forma eficiente. Um dos aspectos importantes do gerenciamento de projetos é a alocação de recursos para tarefas, garantindo que o pessoal, materiais e equipamentos necessários estejam disponíveis para concluir as tarefas de maneira oportuna e econômica. Neste artigo, discutiremos em detalhes como alocar recursos para tarefas no Microsoft Project.

Compreendendo os recursos no Microsoft Project

Antes de prosseguir com o processo, é importante entender o que recursos significam no contexto do Microsoft Project. Recursos referem-se às unidades necessárias para realizar uma tarefa, incluindo:

• Recursos de trabalho: As pessoas e equipamentos que realizam o trabalho.
• Recursos físicos: Consumíveis que são usados à medida que o trabalho progride, como tijolos, óleo, etc.
• Recursos de custo: Custos financeiros típicos associados a uma tarefa, como despesas de viagem, honorários de consultoria, etc.

Configurando recursos

Antes de atribuir recursos a tarefas, você precisa configurá-los em seu projeto. Veja como fazer isso:

Etapa 1: Abra a planilha de recursos

Para começar, vá para a guia "Recursos" e clique em "Planilha de Recursos". Isso abrirá uma nova visualização especificamente para gerenciar recursos.

Etapa 2: Adicione recursos

Na planilha de recursos, você pode começar a adicionar recursos. Insira os nomes dos recursos na coluna "Nome do Recurso". Para recursos de tarefa, colunas adicionais, como "Tipo", "Unidades Máximas" e "Calendário Base" podem ser usadas para especificar a natureza dos recursos.

Exemplo: Se você quiser adicionar uma equipe de engenheiros, pode nomeá-la como "Equipe de Engenheiros", definir o "Tipo" como "Tarefa" e especificar a disponibilidade com "Unidades Máximas". Se houver cinco engenheiros, o valor será 500% porque cada engenheiro representa 100%.

Etapa 3: Defina os detalhes do recurso

Personalize as propriedades do recurso preenchendo outras colunas, como "Taxa Padrão" e "Taxa de Hora Extra" para gerenciamento de custos, ou use o "Calendário Base" para alinhar os recursos com sua disponibilidade.

Alocando recursos para tarefas

Depois que os recursos estiverem configurados, você pode atribuir tarefas a eles. Siga estas etapas para atribuir recursos de forma eficaz:

Etapa 1: Abra o gráfico de Gantt

Mude para a visualização "Gráfico de Gantt" indo até a guia "Exibir" e clicando na opção "Gráfico de Gantt". Esta visualização permite que você veja suas tarefas do projeto junto com a linha do tempo.

Etapa 2: Escolha uma tarefa

Na lista de tarefas, clique na tarefa à qual você deseja alocar recursos. Esta tarefa ficará destacada para ações adicionais.

Etapa 3: Use a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa

Existem duas maneiras de acessar as atribuições de recursos:

• Clique na guia "Tarefas" e selecione "Informações". Na caixa de diálogo que aparece, clique na guia "Recursos".
• Clique com o botão direito do mouse na tarefa e selecione "Informações", em seguida, mude para a guia "Recursos" na caixa de diálogo.

Etapa 4: Alocar Recursos

Na guia "Recursos":

• Selecione um recurso na lista suspensa em "Nome do Recurso".
• Insira o número de unidades, que representa a porcentagem de recursos alocados para a tarefa. Se um recurso estiver sendo totalmente utilizado, insira "100%".
• Continue adicionando recursos conforme necessário para a tarefa.

Feche a caixa de diálogo para salvar as alterações. Agora, os recursos selecionados estão vinculados à tarefa.

Usando a caixa de diálogo Atribuir Recursos

Em vez de usar a caixa de diálogo de informações da tarefa, você também pode usar a caixa de diálogo "Atribuir Recursos" para atribuir recursos. Veja como:

Etapa 1: Escolha a tarefa

Na visualização do gráfico de Gantt, clique na tarefa à qual deseja atribuir recursos.

Etapa 2: Abra a caixa de diálogo Atribuir Recursos

Vá para a guia "Recursos" e clique em "Especificar Recursos". Isso trará uma lista de todos os recursos disponíveis.

Etapa 3: Alocar Recursos

Na caixa de diálogo Atribuir Recursos:

• Selecione um ou mais recursos usando “Ctrl + Clique” para seleções múltiplas.
• Clique no botão "Atribuir" para adicionar o recurso à tarefa selecionada.

Compreendendo a Alocação de Recursos e a Sobrealocação

Ao alocar recursos, é importante monitorar sua alocação e garantir que nenhum recurso esteja sobrecarregado. A sobrealocação ocorre quando um recurso é atribuído a mais tarefas do que pode gerenciar em um determinado tempo.

Identificação de Sobrealocação

Os recursos que estão sobrecarregados serão destacados em vermelho nas visualizações da Planilha de Recursos ou Uso de Recursos. Você pode usar essas visualizações para determinar onde ajustes são necessários.

Solução para Sobrealocação

Considere as seguintes estratégias para resolver a sobrealocação:

• Ajuste os cronogramas das tarefas: Modifique os prazos das tarefas para distribuir o uso de recursos de maneira mais equilibrada.
• Reatribua tarefas: Mova algumas tarefas para outros recursos disponíveis para equilibrar a carga.
• Escalonar recursos: Use o recurso "Escalonar recursos" do Microsoft Project, que pode redistribuir automaticamente as atribuições de trabalho para eliminar a sobrealocação.

Melhores práticas para alocar recursos

Para gerenciar efetivamente os recursos, não basta simplesmente alocá-los a tarefas. Aqui estão algumas melhores práticas para garantir a alocação ideal de recursos:

1. Defina claramente os papéis e responsabilidades

Antes de alocar recursos, defina claramente os papéis e responsabilidades para evitar confusões. Certifique-se de que todos compreendam suas tarefas e resultados esperados.

2. Atualize as informações de recursos regularmente

Mantenha as informações atualizadas, incluindo disponibilidade de recursos, habilidades e custos. Esses dados precisos formam a base para uma alocação eficaz de recursos.

3. Monitore o uso dos recursos

Mantenha um controle constante sobre como os recursos estão sendo usados. Use visualizações e relatórios no Microsoft Project para analisar cargas de trabalho e identificar áreas de melhoria.

Conclusão

Alocar recursos para tarefas no Microsoft Project é uma etapa crucial em qualquer processo de gerenciamento de projetos. Isso garante que você tenha as pessoas e materiais certos disponíveis no momento certo para concluir seu projeto de forma eficaz e eficiente. Seguindo as etapas e as melhores práticas delineadas, você pode melhorar as chances de sucesso do seu projeto ao planejar, acompanhar e gerenciar adequadamente seus recursos. Lembre-se de que a chave para um gerenciamento eficaz de recursos está na preparação, comunicação e monitoramento constante.

Os recursos são a espinha dorsal da execução do seu projeto, e o Microsoft Project fornece uma plataforma robusta para gerenciar esses recursos de forma abrangente. Use este guia como base para explorar ainda mais as possibilidades dentro do Microsoft Project, personalizando suas funcionalidades para atender às necessidades específicas dos seus projetos.

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