माइक्रोसॉफ्ट पावर BI में कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे लागू करें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट पावर BI एक बिज़नेस इंटेलिजेंस टूल है जो आपको कच्चे डेटा को सूचनात्मक दृश्यों में बदलने की अनुमति देता है। इसकी विश्लेषणात्मक क्षमता को बढ़ाने वाली सुविधाओं में से एक है कंडीशनल फॉर्मेटिंग। कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग आपके रिपोर्ट या डैशबोर्ड में डेटा की उपस्थिति को बदलने के लिए किया जाता है, जो कि निश्चित परिस्थितियों पर आधारित होता है। यह सुविधा रुझानों को हाइलाइट करने, विसंगतियों पर ध्यान आकर्षित करने और डेटा विज़ुअलाइज़ेशन में सुधार करने में मदद करती है।

पावर BI में कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने में नियमों को परिभाषित करना शामिल होता है जो दृश्य तत्वों को जैसे कि रंग, डेटा बार्स और आइकन को आधारभूत डेटा के मुताबिक बदलने के लिए होती है। यह प्रक्रिया आपके डेटा कहानियों को महत्वपूर्ण डेटा बिंदुओं पर जोर देकर सुधार सकती है।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग को समझना

कंडीशनल फॉर्मेटिंग को कैसे लागू करें इसे समझने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि इसका क्या अर्थ है और इसे पूरे संभावित तरीके से कैसे उपयोग किया जा सकता है। पावर BI में कंडीशनल फॉर्मेटिंग इन पर लागू की जा सकती है:

• पृष्ठभूमि रंग: किसी सेल या डेटा बिंदु की पृष्ठभूमि का रंग उस मूल्य के आधार पर बदल सकता है जिसे वह रखता है।
• फॉन्ट रंग: पृष्ठभूमि रंगों की तरह, फॉन्ट रंगों को भी बदला जा सकता है।
• डेटा बार: एक दृश्य बल्ब एक सेल के भीतर जोड़ा जा सकता है, जो अन्य सेल्स की तुलना में सेल के मूल्य को दर्शाता है।
• आइकन: डेटा को दर्शाने के लिए विभिन्न आइकन का उपयोग किया जा सकता है, प्रत्येक आइकन एक अलग मूल्य या स्थिति का प्रतिनिधित्व करता है।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के चरण

एक पावर BI रिपोर्ट बनाएं या खोलें

कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए, आपको पहले एक पावर BI रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। आप या तो एक नई रिपोर्ट बना सकते हैं या एक मौजूदा रिपोर्ट को खोल सकते हैं। जब पावर BI डेस्कटॉप के साथ काम करते हैं, तो आपके पास अधिक उन्नत सुविधाएं होंगी।

रिपोर्ट में एक दृश्य का चयन करें

उस दृश्य का चयन करें जिस पर आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं। यह एक तालिका, मैट्रिक्स, या चार्ट हो सकता है। दृश्य के प्रकार आपके उपलब्ध फॉर्मेटिंग विकल्पों को निर्धारित करेंगे।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्पों तक पहुंचें

एक बार जब आपका दृश्य चयनित हो जाता है, तो आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्पों तक पहुंचना चाहेंगे। इसे करने के लिए:

• दाईं ओर विज़ुअलाइज़ेशन पेन को देखें।
• फॉर्मेट पेन खोलने के लिए पेंट रोलर आइकन पर क्लिक करें।
• "विज़ुअलाइज़ेशन" पेन में मूल्यों अनुभाग के अंतर्गत आप जिस आइटम को फॉर्मेट करना चाहते हैं, उसे ढूंढें।
• इसके बगल में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें और कंडीशनल फॉर्मेटिंग चुनें।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग के प्रकार चुनें

पावर BI कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लिए कई विकल्प प्रदान करता है:

1. रंग स्केल

रंग स्केल विकल्प आपको फील्ड मूल्यों के आधार पर ग्रेडिएंट रंग सेट करने की अनुमति देता है। आप न्यूनतम और अधिकतम मूल्यों का चयन कर सकते हैं, और रंग स्वचालित रूप से दोनों के बीच समायोजित होंगे।

• जिस फील्ड को आप फॉर्मेट करना चाहते हैं, उसके लिए पृष्ठभूमि का रंग स्केल पर क्लिक करें।
• आवश्यकता अनुसार न्यूनतम, अधिकतम, और केंद्र मानों का चयन करें। इन मूल्यों के लिए रंग निर्दिष्ट करें।
• वैकल्पिक रूप से, डायवर्जिंग रंग भी चुने जा सकते हैं मध्यम-बिंदुओं को हाइलाइट करने के लिए।

2. नियम-आधारित फॉर्मेटिंग

नियम-आधारित फॉर्मेटिंग आपको आपकी निर्दिष्ट नियमों के आधार पर अलग-अलग फॉर्मेट लागू करने की अनुमति देती है जो संख्यात्मक या गैर-संख्यात्मक फील्ड पर काम करती है।

• कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लिए ड्रॉपडाउन पर क्लिक करने के बाद, नियम चुनें।
• शर्तों और संबंधित फॉर्मेटिंग को निर्दिष्ट करके नियम जोड़ें।
• उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि किसी सेल की पृष्ठभूमि रंग हरे हो यदि बिक्री आंकड़ा दस मिलियन से अधिक है, और अन्यथा लाल हो, तो आप यहां वह नियम परिभाषित कर सकते हैं।

3. फील्द मान

यह विकल्प आपको दूसरे फील्ड के मूल्यों के आधार पर फॉर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है, जो अक्सर उपयोगी होती है जब आपका डेटा सेट पूर्वनिर्धारित विज़ुअलाइज़ेशन फील्ड्स को शामिल करता है।

• अपने फील्ड के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग सेटिंग्स खोलने के बाद, फील्ड के आधार पर चुनें।
• ड्रॉपडाउन सूची से दूसरे फील्ड पर आधारित फॉर्मेट चुनें।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग उदाहरण

रंग स्केल का एक उदाहरण

एक बिक्री रिपोर्ट को देखें जिसमें मासिक बिक्री आंकड़ों के लिए एक कॉलम है। रंग स्केल का उपयोग करके, आप कम बिक्री वाले सेल्स को लाल और अधिक बिक्री वाले सेल्स को हरा, मध्य-श्रेणी के मूल्यों के लिए मिश्रित रंग सेट कर सकते हैं।

• फॉर्मेट पेन में जाएं, कंडीशनल फॉर्मेटिंग चुनें, और फिर पृष्ठभूमि का रंग स्केल चुनें।
• न्यूनतम विक्रय मूल्य को ≤ #FF0000 (लाल) के रूप में सेट करें।
• अधिकतम को सबसे उच्च विक्रय मूल्य ≥ #00FF00 (हरा) के रूप में सेट करें।

नियम-आधारित फॉर्मेटिंग का एक उदाहरण

मान लें कि आप एक प्रदर्शन समीक्षा डैशबोर्ड बना रहे हैं, और आप "उत्कृष्ट" माने जाने वाले कर्मचारी प्रदर्शन स्कोरों वाली प्रविष्टियों को हाइलाइट करना चाहते हैं।

1. अपने तालिका या मैट्रिक्स दृश्य का चयन करें, और उस फील्ड पर जाएं जिसे आप फॉर्मेट करना चाहते हैं।
2. कंडीशनल फॉर्मेटिंग चुनें, और फिर नियम चुनें।
3. एक नियम बनाएं जैसे: यदि प्रदर्शन स्कोर ≥ 90 है, तो फॉन्ट का रंग नीला या आपकी पसंद का कोई अन्य रंग होना चाहिए।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लाभ

पावर BI में प्रभावी रूप से कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करने से कई लाभ होते हैं:

• बेहतर डेटा व्याख्या: रंग और आइकन जैसे दृश्य संकेतकों का उपयोग करके, आप डेटा को एक नज़र में समझने में आसान बनाते हैं।
• उन्नत अंतर्दृष्टि: आसानी से रुझानों, अपवादों, और महत्वपूर्ण डेटा की दृश्य प्रतिनिधित्व से पहचान अंतर्दृष्टि की खोज को बहुत आसान बनाती है।
• अनुकूलन योग्य विज़ुअलाइज़ेशन: आपके डेटा की विशिष्ट आवश्यकताओं और विशेषताओं के अनुरूप अनंत अनुकूलन संभावनाएं।
• समय की बचत: स्वचालित दृश्य संकेत महत्वपूर्ण डेटा बिंदुओं को मैन्युअल रूप से खोजने या गणना करने की आवश्यकता को समाप्त कर देते हैं।

प्रभावी कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लिए सुझाव

हालांकि कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक अमूल्य उपकरण है, जब अत्यधिक या गलत तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह आपकी रिपोर्ट की समग्र प्रभावशीलता को कम कर सकता है।

• इसकी अत्यधिक उपयोग न करें: कंडीशनल फॉर्मेटिंग का संयमपूर्वक उपयोग करें, केवल वहीं लागू करें जहां इसका अर्थपूर्ण प्रभाव होता है या महत्वपूर्ण मैट्रिक्स को हाइलाइट करता है।
• विभिन्न रंग चुनें: डेटा देखने वालों के लिए रंगों को आसानी से पहचाने जाने के लिए रंग चुनें और एक ही रंग के कई शेड्स का उपयोग करने से बचें।
• संगत उपयोग: कई रिपोर्टों या डैशबोर्डों का निर्माण करते समय, उपयोगकर्ताओं को भ्रमित होने से बचाने के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग को संगत रखें।

निष्कर्ष

कंडीशनल फॉर्मेटिंग, जब सही तरीके से उपयोग की जाती है, तो आपकी पावर BI रिपोर्ट और डैशबोर्ड की सूचनात्मकता और आकर्षण में काफी सुधार कर सकती है। यह महत्वपूर्ण क्षेत्रों को हाइलाइट करने वाले दृश्य संकेतकों का उपयोग करके कच्चे डेटा को आसानी से संचालित योग्य अंतर्दृष्टियों में बदल देती है। कंडीशनल फॉर्मेटिंग के विभिन्न प्रकारों को समझना और उन्हें उपयुक्त रूप से लागू करने से आपको उनकी पूरी क्षमता को अनलॉक करने में मदद मिलती है।

सुनिश्चित करें कि आप दर्शकों की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं से अवगत रहें। पावर BI विज़ुअलाइज़ेशन को प्रभावी और व्यावहारिक बनाने के लिए संगति और स्पष्टता को सर्वोच्च प्राथमिकता बनाए रखें। डेटा विज़ुअलाइज़ेशन का आनंद लें!

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