Cómo aplicar formato condicional en Microsoft Power BI

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Power BI es una herramienta de inteligencia empresarial que te permite transformar datos brutos en visuales informativos. Una de las características que mejora su capacidad analítica es el formato condicional. El formato condicional se utiliza para cambiar la apariencia de los datos en tus informes o paneles basados en ciertas condiciones. Esta característica ayuda a resaltar tendencias, llamar la atención sobre anomalías y mejorar la visualización de datos.

Aplicar formato condicional en Power BI implica definir reglas para cambiar elementos visuales como colores, barras de datos e iconos basados en los datos subyacentes. Este proceso puede mejorar sustancialmente tu narración de datos al enfatizar puntos de datos específicos.

Entendiendo el formato condicional

Antes de entender cómo aplicar formato condicional, es importante entender qué significa y cómo se puede usar a su máximo potencial. El formato condicional en Power BI se puede aplicar a:

• Color de fondo: El color de fondo de una celda o punto de datos puede cambiar dependiendo del valor que contenga.
• Color de fuente: Al igual que los colores de fondo, los colores de fuente también pueden configurarse para cambiar.
• Barra de datos: Se puede agregar una barra visual dentro de una celda, mostrando el valor de la celda en relación con otras celdas.
• Iconos: Se pueden usar varios iconos para representar datos, cada icono correspondiente a un valor o estado diferente.

Pasos para aplicar formato condicional

Crear o abrir un informe de Power BI

Para aplicar formato condicional, primero necesitarás un informe de Power BI. Puedes crear un nuevo informe o abrir un informe existente. Al trabajar con Power BI Desktop, tendrás características más avanzadas.

Seleccionar un visual en un informe

Selecciona el visual al cual deseas aplicar formato condicional. Esto puede ser una tabla, matriz o gráfico. El tipo de visual determinará las opciones de formato disponibles para ti.

Acceder a las opciones de formato condicional

Una vez que tu visual está seleccionado, desearás acceder a las opciones de formato condicional. Para hacer esto:

• Mira la pieza de Visualización a la derecha.
• Haz clic en el icono del rodillo de pintura para abrir la pieza de Formato.
• Ubica el elemento que deseas formatear bajo la sección de Valores en la "pieza de Visualización".
• Haz clic en la flecha desplegable junto a él y elige Formato Condicional.

Elige el tipo de formato condicional

Power BI ofrece varias opciones para el formato condicional:

1. Escala de color

La opción de Escala de Color te permite establecer colores en degradado basados en los valores de campo. Puedes elegir un valor mínimo y máximo, y los colores se ajustarán automáticamente entre ambos.

• Haz clic en la escala de color de fondo para el campo que deseas formatear.
• Selecciona los valores de mínimo, máximo y centro si es necesario. Especifica los colores para estos valores.
• Alternativamente, también se pueden seleccionar colores divergentes para resaltar los puntos medios.

2. Formato basado en reglas

El formato basado en reglas te permite aplicar diferentes formatos basados en tus reglas especificadas que funcionan en campos numéricos o no numéricos.

• Después de hacer clic en el desplegable para formato condicional, selecciona Reglas.
• Agrega reglas especificando condiciones y formato correspondiente.
• Por ejemplo, si deseas que el color de fondo de una celda sea verde si la cifra de ventas es mayor a diez millones, y rojo de lo contrario, puedes definir esa regla aquí.

3. Valores de campo

Esta opción te permite aplicar formato basado en los valores de otro campo, lo cual es a menudo útil cuando tu conjunto de datos incluye campos de visualización predefinidos.

• Después de abrir la configuración de formato condicional para tu campo, selecciona Basado en campo.
• Elige un formato basado en otro campo de la lista desplegable.

Ejemplos de formato condicional

Ejemplo de una escala de color

Considera un informe de ventas que tiene una columna para cifras de ventas mensuales. Usando una escala de color, puedes configurar las celdas con ventas más bajas a rojo y las celdas con ventas más altas a verde, mezclando colores para valores de rango medio.

• Ve a la pieza de Formato, elige Formato Condicional y luego elige Escala de Color de Fondo.
• Establece el precio de venta mínimo tan bajo como ≤ #FF0000 (rojo).
• Establece el máximo al precio de venta más alto ≥ #00FF00 (verde).

Ejemplo de formato basado en reglas

Digamos que estás creando un tablero de revisión de desempeño, y deseas resaltar entradas donde las puntuaciones de desempeño del empleado se consideran "excelentes".

1. Selecciona tu visual de tabla o matriz y navega al campo que deseas formatear.
2. Selecciona Formato Condicional y luego selecciona Reglas.
3. Crea una regla como: Si la puntuación de desempeño es ≥ 90, entonces el color de la fuente debe ser azul o cualquier otro color de tu elección.

Beneficios de usar formato condicional

Usar el formato condicional efectivamente en Power BI proporciona varios beneficios:

• Mejor interpretación de datos: Al usar indicadores visuales como colores e iconos, haces que los datos sean más fáciles de entender a simple vista.
• Perspectivas avanzadas: La fácil identificación de tendencias, valores atípicos y datos importantes con representación visual hace que el descubrimiento de perspectivas sea mucho más simple.
• Visualizaciones personalizables: Posibilidades infinitas para personalización para adaptarse a las necesidades y características específicas de tus datos.
• Ahorro de tiempo: Las señales visuales automáticas eliminan la necesidad de buscar o calcular manualmente puntos de datos importantes.

Consejos para un formato condicional efectivo

Aunque el formato condicional es una herramienta invaluable, cuando se usa en exceso o incorrectamente, puede reducir la efectividad general de tu informe.

• No lo uses en exceso: Usa el formato condicional con moderación, aplicándolo solo donde tiene un impacto significativo o destaca métricas importantes.
• Elige diferentes colores: Elige colores que sean fácilmente distinguibles para los espectadores de datos y evita usar múltiples tonos del mismo color.
• Uso consistente: Al crear múltiples informes o paneles, mantén el formato condicional consistente para evitar confundir a los usuarios.

Conclusión

El formato condicional, cuando se usa correctamente, puede mejorar en gran medida la informatividad y atracción de tus informes y paneles de Power BI. Transforma datos brutos en información fácilmente consumible usando señales visuales que destacan áreas importantes. Entender los diferentes tipos de formato condicional y aplicarlos adecuadamente te ayuda a desbloquear su máximo potencial.

Asegúrate de estar consciente de las necesidades y expectativas de la audiencia. Manteniendo la consistencia y claridad como prioridad principal hará que tus visualizaciones de Power BI sean efectivas y prácticas. ¡Disfruta de la visualización de datos!

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