Excel 2016 में टिप्पणियां कैसे जोड़ें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Excel एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग व्यक्तियों और पेशेवरों द्वारा विश्व स्तर पर विभिन्न कार्यों के लिए किया जाता है, जिसमें डेटा विश्लेषण, वित्तीय मॉडलिंग और बहुत कुछ शामिल है। Excel की एक उपयोगी विशेषता यह है कि आप सेल्स में टिप्पणियां जोड़ सकते हैं। ये टिप्पणियां कोशिकाओं में डेटा के लिए संदर्भ, व्याख्या या टिप्पणी प्रदान करने में मदद करती हैं। यह सुविधा तब अत्यंत उपयोगी होती है जब आप दूसरों के साथ सहयोग कर रहे होते हैं या अपने विचारों और नोट्स का ट्रैक रख रहे होते हैं। इस विस्तृत गाइड में, हम उन तरीकों का अन्वेषण करेंगे जिनसे आप Excel 2016 में टिप्पणियां जोड़ सकते हैं, संपादित कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं।

टिप्पणियों का उपयोग क्यों करें?

Excel में टिप्पणियां कई कारणों से महत्वपूर्ण होती हैं:

• स्पष्टता: टिप्पणियां आंकड़ों या गणनाओं में प्रयुक्त सूत्रों के बारे में स्पष्टीकरण प्रदान करके डेटा को स्पष्ट करने में मदद करती हैं।
• प्रतिक्रिया: जब एक से अधिक व्यक्ति एक ही स्प्रेडशीट पर काम कर रहे होते हैं, तो टिप्पणियां डेटा को बदले बिना प्रश्न पूछने या प्रतिक्रिया प्रदान करने का एक साधन होती हैं।
• प्रलेखन: ये प्रलेखन के रूप में कार्य करती हैं जो परिवर्तनों का ट्रैक रखती हैं, निर्णयों के कारणों और डेटा से संबंधित अन्य महत्वपूर्ण नोट्स।

Excel 2016 में टिप्पणियां जोड़ना

Excel 2016 में टिप्पणियां जोड़ना एक सरल प्रक्रिया है। अपनी Excel कोशिकाओं में टिप्पणियां जोड़ने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

चरण 1: सेल चुनें

सबसे पहले, आपको उस सेल का चयन करना होगा जिसमें आप टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं। यह आपके माउस से सेल पर क्लिक करके किया जाता है। अगले चरण पर जाने से पहले सुनिश्चित करें कि सही सेल पर प्रकाश डाला गया है।

चरण 2: एक टिप्पणी सबमिट करें

सेल का चयन करने के बाद, स्क्रीन के शीर्ष पर Excel रिबन में समीक्षा टैब पर जाएं। रिबन वह टूलबार होता है जिसमें Excel में विभिन्न विकल्प और सुविधाएं होती हैं। समीक्षा टैब में, 'टिप्पणियां' समूह देखें। यहां, आपको नई टिप्पणी नामक एक विकल्प मिलेगा। चयनित सेल में एक टिप्पणी सबमिट करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।

चरण 3: एक टिप्पणी लिखें

जब आप नई टिप्पणी चुनते हैं, तो चयनित सेल के बगल में एक टिप्पणी बॉक्स दिखाई देगा। आप टिप्पणी बॉक्स के अंदर एक कर्सर भी देखेंगे, यह इंगित करता है कि आप अपनी टिप्पणी टाइप कर सकते हैं। बॉक्स में उस पाठ को दर्ज करें जिसे आप टिप्पणी के रूप में प्रकट करना चाहते हैं। यह एक स्पष्टीकरण, नोट, या कोई भी जानकारी हो सकती है जिसे आप सेल से जोड़ना चाहते हैं।

चरण 4: टिप्पणी सहेजें

अपनी टिप्पणी लिखने के बाद, टिप्पणी सहेजने के लिए टिप्पणी बॉक्स के बाहर कहीं भी क्लिक करें। टिप्पणी बॉक्स गायब हो जाएगा, लेकिन निश्चिंत रहें कि आपकी टिप्पणी Excel शीट में सहेजी गई है। अब सेल के ऊपरी-दाएँ कोने में एक छोटा लाल त्रिकोण संकेत देगा कि उससे एक टिप्पणी जुड़ी हुई है।

टिप्पणियां देखना

Excel 2016 आपको टिप्पणियों को आसानी से देखने की अनुमति देता है। किसी टिप्पणी की सामग्री देखने के लिए, बस उस सेल पर अपना माउस होल्ड करें जिसमें टिप्पणी है। टिप्पणी बॉक्स पॉप अप होगा, टाइप किया गया पाठ प्रदर्शित करेगा। यदि आप किसी विशिष्ट शीट में सभी टिप्पणियों को देखना चाहते हैं, तो सभी टिप्पणियों को एक बार में प्रदर्शित करने का एक विकल्प है।

सभी टिप्पणियां प्रदर्शित होती हैं

सभी टिप्पणियां प्रदर्शित करने के लिए, समीक्षा टैब पर जाएं और सभी टिप्पणियां दिखाएं बटन पर क्लिक करें। यह उनकी संबंधित कोशिकाओं में सभी टिप्पणियों को खोलेगा, जिससे आपको उन्हें प्रत्येक सेल पर होल्ड किए बिना देखने की अनुमति मिलेगी।

टिप्पणियां संपादित करना

आप पाएंगे कि आपको किसी मौजूदा टिप्पणी को संपादित करने की आवश्यकता है। शायद आपने एक टाइपो किया है या आपको जानकारी अपडेट करने की आवश्यकता है। यहां बताया गया है कि आप किसी टिप्पणी को कैसे संपादित कर सकते हैं:

चरण 1: सेल पर जाएं

उस सेल को खोजें और चुनें जिसमें वह टिप्पणी है जिसे आप संपादित करना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि लाल त्रिकोण दिखाई दे रहा है, यह इंगित करता है कि एक टिप्पणी मौजूद है।

चरण 2: टिप्पणी संपादित करें

समीक्षा टैब के अंतर्गत, टिप्पणी संपादित करें विकल्प पर क्लिक करें। टिप्पणी बॉक्स खुल जाएगा, जिससे आपको अपनी टिप्पणी में आवश्यक परिवर्तन करने की अनुमति मिल जाएगी।

चरण 3: परिवर्तन सहेजें

एक बार जब आप परिवर्तन कर लें, तो टिप्पणी बॉक्स के बाहर क्लिक करके टिप्पणी को सहेजें और बंद करें। परिवर्तन सहेजे जाएंगे, और आपकी पुनरीक्षण टिप्पणियों में दिखाई देगी।

टिप्पणियां हटाना

यदि किसी टिप्पणी की अब आवश्यकता नहीं है, तो उसे हटाया जा सकता है। Excel 2016 में टिप्पणियां हटाना सरल है:

चरण 1: सेल चुनें

उस सेल का चयन करें जिसमें वह टिप्पणी है जिसे आप हटाना चाहते हैं।

चरण 2: टिप्पणी हटाएं

समीक्षा टैब के टिप्पणी अनुभाग में पाए जाने वाले हटाएं बटन पर क्लिक करें। यह क्रिया चयनित सेल से टिप्पणी हटा देगी।

टिप्पणियों का उपयोग करने के लाभ

आपकी Excel वर्कशीट में टिप्पणियों का उपयोग करने के कई लाभ हैं:

• एक साझा स्प्रैडशीट पर काम करने वाले टीम के सदस्यों के बीच संचार में सुधार करता है।
• भविष्य के संदर्भ के लिए महत्वपूर्ण निर्णयों या अन्य प्रासंगिक नोट्स का प्रलेखन करने में मदद करता है।
• प्रत्येक सेल के डेटा के लिए एक त्वरित और आसानी से सुलभ संदर्भ प्रदान करके समय बचाता है।

उपयोग का मामला उदाहरण

एक परिदृश्य पर विचार करें जहां आप टीम के सदस्यों के साथ एक बजट रिपोर्ट पर काम कर रहे हैं। प्रत्येक टीम सदस्य रिपोर्ट के एक अलग अनुभाग के लिए जिम्मेदार है। टिप्पणियों का उपयोग करते हुए, प्रत्येक सदस्य आसानी से अपने संबंधित अनुभागों को नोट्स के साथ लिख सकता है जो उनके गणना या निर्णयों को समझाते हैं। इसके अलावा, यदि किसी अन्य टीम सदस्य के पास कोई प्रश्न है, तो वे उसे ध्यान आकर्षित करने के लिए एक टिप्पणी जोड़ सकते हैं बिना डेटा को बदले। इस प्रकार, टिप्पणियां स्पष्ट और प्रभावी कार्यप्रवाह बनाए रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।

निष्कर्ष

Excel 2016 में टिप्पणियां सहयोग और डेटा की समझ को बढ़ाने का एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी तरीका प्रदान करती हैं। इन्हें जोड़ना, देखना, संपादित करना और हटाना आसान है। टिप्पणियों का रणनीतिक रूप से उपयोग करके, आप जटिल जानकारी को स्पष्ट कर सकते हैं, अपने विचारों को ट्रैक कर सकते हैं, और उसी स्प्रेडशीट में काम करने वाले अन्य लोगों के साथ प्रभावी रूप से संवाद कर सकते हैं। टिप्पणियों का प्रभावी ढंग से उपयोग करने का तरीका समझने से आपको डेटा प्रबंधन और विश्लेषण उपकरण के रूप में Excel की पूर्ण क्षमता का लाभ उठाने में मदद मिल सकती है। आशा है कि इस गाइड ने आपको अपने Excel प्रोजेक्ट में टिप्पणियों का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए आवश्यक चरण और समझ प्रदान की है। चाहे आप अकेले काम कर रहे हों या टीम के रूप में, टिप्पणियां Excel 2016 में जानकारी को प्रबंधित और साझा करने के तरीके को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकती हैं।

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